PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
25 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƯỢNG PHỤC VỤ CỦA BỘ
3.3 Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng phục vụ của bộ phận lễ
3.3.5 Tăng cường phối hợp chặc chẽ với các bộ phận khác để nâng cao chất
lượng phục vụ của bộ phận lễ tân
Không một bộ phận nào trong khách sạn có thể hoạt động đạt hiệu quả nếu khơng có sự hỗ trợ, liên kết với các bộ phận khác. Bộ phận lễ tân không chỉ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mà các bộ phận khác trong khách sạn cũng vậy. Ban quản lý khách sạn cần phải phối hợp chặt chẽ hoạt động của các bộ phận trong khách sạn để làm sao cho các bộ phận này có thể hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong q trình hoạt động một cách có hiệu quả nhất. Điều này càng thể hiện công tác tổ chức, tinh thần đoàn kết giữa các bộ phận, các thành viên trong khách sạn, giúp cho chất lượng phục vụ khách được nâng cao.
Phối hợp hoạt động giữa bộ phận lễ tân và bộ phận buồng phòng: Bộ phận lễ tân là nơi “bán hàng” còn bộ phận buồng là nơi “giao sản phẩm”. Tại công ty TNHH MTV DLCĐ Sông Hương mối quan hệ giữa hai bộ phận này được thể hiện rõ nét nhất trong từng ca làm việc, từng giờ làm việc. Khi có khách đặt phịng (hoặc khách có những yêu cầu đặc biệt về đặt phòng), nhân viên lễ tân sẽ thơng báo ngay cho bộ phận buồng phịng để chuẩn bị sẵn sàng đón khách, và ngược lại khi khách trả phịng, nhân viên buồng phòng sẽ kiểm tra xem phịng mà khách trả có vấn đề gì khơng (trang thiết bị có bị hỏng hóc, mất mát), khách hàng có sử dụng dịch vụ đặt là trong khách sạn không, để thông báo ngay cho bộ phận lễ tân xử lý. Thời điểm khách trả phòng là thời điểm mà hai bộ phận này cần phối hợp với nhau hết sức nhanh chóng, chặt chẽ và chính xác. Phối hợp hoạt động giữa bộ phận lễ tân và bộ phận nhà hàng: Khách hàng có thể tiêu dùng ngay tại nhà hàng của khách sạn cũng có thể họ mong muốn được thưởng thức các món ăn đồ uống ngay tại phịng. Bộ phận nhà hàng cung cấp các dịch vụ ăn uống cho khách trong thời gian lưu trú. Vì thế sau khi khách hàng tiêu dùng các sản phẩm, dịch vụ cần chuyển ngay các hóa đơn thanh tốn đến bộ phận lễ tân để vào hóa đơn thanh tốn tổng hợp nếu khơng cứ dồn lại lúc khách trả phịng mới chuyển đến lễ tân thì rất dễ gây ra nhầm lẫn, ảnh hưởng tới sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Ngoài ra đối với các đối tượng khách muốn tổ chức tiệc hội nghị hội thảo, tiệc cưới… cũng cần phải đăng ký qua bộ phận lễ tân, từ đó bộ phận lễ tân sẽ cung cấp thông tin cho bộ phận nhà hàng chuẩn bị phục vụ khách. Phục vụ ăn uống là lĩnh vực mang lại doanh thu lớn cho khách sạn, đồng thời đây cũng là bộ phận tiếp trực tiếp xúc với khách hàng nhiều họ cũng để lại ấn tượng cho khách hàng khá sâu sắc. Để có được những ấn tượng tốt đẹp trong khách hàng thị bộ phận này cần cập nhật thơng tin về đối tượng khách mình sẽ phục vụ như: quốc tịch, tơn giáo, tập quán ăn uống… để khi phục vụ không sảy ra sai sót.
Phối hợp với bộ phận bảo vệ và bộ phận bảo dưỡng:
- Đối với bộ phận bảo vệ: Từ khi khách đến tới lúc khách trả phịng khách sạn thì trách nhiệm của bộ phận bảo vệ cũng không nhỏ. Không những chỉ đảm bảo an ninh trong khách sạn, an toàn cho khách lưu trú mà bảo vệ cịn giúp đỡ khách những cơng việc mà khách có yêu cầu (mang hành lý lên phòng khi khách đến, mang hành lý ra xe
khi khách trả phòng hoặc làm theo yêu cầu của khách khi có những tình huống bất thường xảy ra). Sự phối hợp giữa hai bộ phận này cũng rất quan trọng, đôi khi các nhân viên bảo vệ không cần sự nhắc nhở, thông báo từ nhân viên lễ tân cũng tự giác làm tròn trách nhiệm theo nghiệp vụ của mình.
- Đối với bộ phận bảo dưỡng: Khi nhận thông báo từ khách hàng. Từ các nhân viên của bộ phận khác về các trang thiết bị, đồ dùng trong khách sạn khơng cịn hoạt động hay hoạt động kém chất lượng (tivi bị hỏng, đèn buồng không sáng), nhân viên lễ tân cần thông báo ngay cho tổ bảo dưỡng để khắc phục kịp thời. Sự phối hợp hoạt động này góp phần nâng cao chất lượng phục vụ cho khách tốt hơn làm cho khách thực sự yên tâm và thoải mái.
Hồn thành tốt cơng việc trong bộ phận mình chưa đủ, cần biết liên kết với các bộ phận khác cùng hồn thành vì mục tiêu chung của khách sạn mới đem lại kết quả mong muốn.
Nói tóm lại các mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty TNHH MTV DLCĐ Sông Hương đều rất quan trọng và đã được khách sạn chú ý tạo lập và thực hiện có hiệu quả trong những năm vừa qua, cơng ty TNHH MTV DLCĐ Sông Hương cần tiếp tục phát huy tinh thần đồn kết, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc nhằm tăng hiệu quả kinh doanh của khách sạn.