Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “cấp xã là gần gũi dân nhất, là nền tảng
của hành chính. Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong xi”[24]. Chính
quyền phường, xã là cấp gần dân, sát dân, trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cấp trên giao. Vai trị của các cấp chính quyền phường, xã ngày càng đóng vai trị quan trọng trong việc chăm lo đời sống mọi mặt cho nhân dân. Mọi nhu cầu của người dân đều gắn liền với cấp chính quyền cơ sở chẳng hạn cấp giấy khai sinh, khai tử, đăng ký hộ tịch, công chứng giấy tờ, đi học, đi làm, đăng ký kết hôn, giao dịch dân sự đều gắn liền với UBND phường, xã, thị trấn. Do đó, để phát huy được vai trị của phường, xã, công tác CCHC phải được đẩy mạnh, bộ phận một cửa cần những cán bộ có chun mơn nghiệp vụ, có nhiệt huyết, có lịng tận tụy thực thi cơng vụ.
Vai trò của phường, xã ngày càng quan trọng trong thực hiện các chương trình mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh - quốc phòng, chủ động thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác; hoàn thành công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện có kết quả việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân, tự vệ xã, phường.
Địa bàn phường, xã có các cộng đồng dân cư gắn bó chặt chẽ với nhau trên nhiều phương diện, như kinh tế, văn hóa, xã hội, dịng họ, huyết thống, phong tục, tập quán, ngành nghề và nhiều sinh hoạt chung khác. Do vậy, chính quyền phường, xã có nhiệm vụ hướng dẫn và giám sát các hoạt động tự quản của nhân dân, tạo điều kiện trực tiếp để nhân dân phát huy mọi khả năng phát
triển kinh tế - xã hội. Đồng thời có vai trị rất quan trọng trong việc gắn kết các thành viên trong gia đình, cộng đồng dân cư, gìn giữ, phát huy bản sắc văn hóa dân tộc, phát triển các giá trị con người, giá trị văn hóa, giá trị xã hội, đáp ứng yêu cầu của giai đoạn phát triển mới, góp phần xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân và xây dựng đời sống văn hóa ở địa phương.
Bên cạnh đó, chính quyền phường, xã góp phần gánh vác cơng việc của chính quyền trung ương, giúp giảm tải cơng việc của chính quyền trung ương. Nếu mọi lĩnh vực đều để các CQNN ở trung ương quyết định thì sẽ trở nên quá tải và khơng hiệu quả. Khi chính quyền địa phương thực hiện chức năng tự quản có nghĩa là một số vấn đề trong một số lĩnh vực có phạm vi tác động ở địa phương sẽ được phân quyền cho chính quyền địa phương quyết định và tổ chức thực hiện theo cơ chế tự chịu trách nhiệm. Nhờ vậy, các CQNN ở trung ương giảm tải được công việc để tập trung nguồn lực vào các vấn đề chính sách ở tầm quốc gia. Hơn nữa, do cấp chính quyền phường, xã gần gũi với người dân nên các quyết định của chính quyền địa phương đưa ra sẽ có khả năng hợp lý hơn, phù hợp với điều kiện của địa phương và do đó dễ mang lại hiệu quả hơn, tránh được tình trạng quan liêu trong điều hành công việc nhà nước ở địa phương.
Chính quyền địa phương ở phường, xã là nơi để người địa phương tham gia vào công việc nhà nước ở địa phương, qua đó có thể đảm bảo tính dân chủ. Khi tham gia vào chính quyền địa phương, người dân vừa làm quen với cơng việc chính trị ở địa phương vừa rèn luyện, tích lũy kinh nghiệm để có thể sau này gánh vác trách nhiệm chính trị ở cấp cao hơn. Chính quyền phường, xã là CQNN tiếp xúc với người dân nhiều nhất trong cuộc sống hàng ngày bởi vậy, chính quyền cấp xã, phường là yếu tốt quyết định đến hình ảnh của cả bộ máy nhà nước nói chung.
Theo Hiến pháp năm 2013, xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) là đơn vị hành chính thấp nhất trong phân định các đơn vị hành chính ở Việt Nam [30]. Cấp xã, phường, thị trấn là CQHCNN ở địa phương, là cấp đóng vai trị quan trọng trong việc thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước, là cấp gần dân nhất, trực tiếp thực thi nhiệm vụ của chính quyền cấp trên. Chính quyền cấp xã, phường, thị trấn đóng vai trị quan trọng trong thực hiện việc quản lý các vấn đề kinh tế, văn hoá, xã hội ở địa phương.