1 Phân loại tài liệu,
3.2.2. Nhóm giải pháp về nhân lực
3.2.2.1. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức để nâng cao năng lực đáp ứng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Đội ngũ cán bộ, công chức ở nước ta đã có sự phát triển về chất lượng, số lượng từng bước được tinh giản hợp lý, trình độ và năng lực được nâng cao đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra. Cần phát triển đội ngũ công chức đáp ứng yêu cầu xây dựng nền kinh tế số, chú trọng thu hút, đào tạo nguồn nhân lực, đặc biệt là nhân lực CNTT.
Cần phải nâng cao nhận thức và tạo lập thói quen làm việc trên mơi trường mạng cho công chức tại các cơ quan, tổ chức. Khuyến khích tinh thần tự học, tự nghiên cứu, tạo thói quen trao đổi chuyên môn lẫn nhau về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện công việc.
Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao về chuyên môn nghiệp vụ quản lý nhà nước về CNTT, an toàn, an ninh bảo mật cho các cán bộ chuyên trách CNTT, quản trị mạng. Cần đào tạo bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng và khai thác CNTT đối với đội ngũ công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ văn thư. Bên cạnh đó, cần thường xuyên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng công chức về kiến thức cách mạng cơng nghiệp 4.0 nói chung và ứng dụng CNTT trong cơng tác văn thư nói riêng.
Trước sự phát triển như vũ bão của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, yêu cầu đội ngũ công chức làm công tác văn thư ở UBND phường cần phải trau đồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn thư, vừa phải học tập cách sử dụng mạng internet, ứng dụng các phần mềm hiện đại vào quá trình soạn thảo, quản lý văn bản, lưu hồ sơ…Để nâng cao trình độ của họ, UBND phường cần mở các lớp bồi dưỡng phù hợp với từng vị trí việc làm tại cơ quan. Tạo điều kiện và cử công chức đi học các lớp nâng cao nghiệp vụ tin học văn phịng, kỹ năng xử lý cơng tác văn thư, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
Tăng cường trang bị kiến thức về công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ công chức. Trong công tác đào tạo cần lưu ý phân loại đối tượng để có chương trình và nội dung đào tạo phù hợp. Đối với đội ngũ nhân viên, những người thực hiện ở mức tác nghiệp nào sẽ có chương trình đào tạo các kỹ năng tương ứng.
Tạo ra các hiệu ứng lan tỏa bằng cách tổ chức các phòng trào, các hội thi ứng dụng công nghệ thông tin cho đơn vị, hội thi lãnh đạo ứng dụng công nghệ thơng tin giỏi hay có hiệu quả ở các cấp. Từ đó, khuyến khích được việc tự nâng cao trình độ, tăng nhận thức và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin ở các đơn vị, đồng thời tạo được môi trường học tập kinh nghiệm giữa các lãnh đạo nói riêng và các mơ hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin ở đơn vị nói chung.
Tạo điều kiện thuận lợi, thúc đẩy các cơ sở đào tạo công nghệ thông tin, thị trường công nghiệp công nghệ thông tin và hệ thống Internet được phát triển rộng khắp trong quận. Tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức công nghệ thơng tin phụ trách về an tồn thơng tin của đơn vị nhằm nâng cao năng lực quản lý về an tồn thơng tin.
3.2.2.2. Tăng cường chế độ đãi ngộ cho đội ngũ công chức làm công tác văn thư tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Chế độ, chính sách đối với đội ngũ cán bộ, cơng chức phường là một bộ phận của chế độ chính sách cán bộ nói chung. Đây ln ln là vấn đề mang tính chất chiến lược của sự nghiệp cách mạng, nó quy định và chi phối khả năng thành cơng hay thất bại các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước hiện nay là yếu tố không thể thiếu quyết định tới chất lượng của nền hành chính. Tuy nhiên, nguồn nhân lực chuyên trách về công nghệ thông tin chủ yếu là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và thực hiện quản lý nhà nước tại phường, nhất là thời điểm hiện nay cơng nghệ số hố đang rất mạnh mẽ. Đối với công tác văn thư hiện nay ứng dụng công nghệ thông tin tuy nhiên đội ngũ làm cơng tác văn thư vẫn cịn chưa kịp thích ứng với phần mềm hiện đại. Hiện nay, chưa có cơ chế, chính sách thu hút người giỏi về công nghệ thông tin vào làm việc trong cơ quan nhà nước nói chung và trong lĩnh vực văn thư nói riêng, nên cơng tác tham mưu, đề xuất giải pháp ứng dụng và phát triển công nghệ thơng tin trong quản lý hành chính cịn nhiều hạn chế. Bởi vậy nhà nước tăng cường các biện pháp tạo động lực.
Chế độ tiền lương theo hệ thống chức nghiệp ở nước ta hiện nay chủ yếu dựa vào bằng cấp chuyên môn nên chưa phản ánh được đầy đủ kết quả lao động cụ thể của mỗi cán bộ, công chức. Bởi vậy, trong cơ quan nhà nước thường xảy ra việc người làm việc ít hay người làm việc nhiều cũng có mức lương ngang
nhau theo hệ số có sẵn. Điều đó gây cản trở động lực làm việc đối với công chức.
Trong chế độ, chính sách đãi ngộ cần quan tâm chế độ tiền lương, nghiên cứu việc áp dụng trả lương theo hệ thống vị trí việc làm đối với cơng chức thực hiện nhiệm vụ văn phịng trong cơ quan. Chế độ lương bảo đảm công chức phường làm việc ở vị trí như nhau, tài năng và cống hiến như nhau thì được hưởng lương như nhau , tiền lương không phụ thuộc nhiều vào bằng cấp với tính chất là một tiêu chí của đầu vào. Nguồn kinh phí trả lương khơng chỉ phụ thuộc vào ngân sách nhà nước cấp mà phải phù hợp với tính chất, đặc điểm từng loại đối tượng cơng chức, từng loại hình cơ sở.
Đội ngũ làm cơng chức văn thư, lưu trữ hiện nay có khối lượng cơng việc khá nhiều. Hằng ngày có rất nhiều cơng văn, giấy tờ gửi đến cơ quan. Họ vừa phải nhận văn bản tới, phân chia từng loại, soạn thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo, sau đó gửi về cho các đơn vị; tổng hợp lập hồ sơ lưu trữ cơ quan; bảo quản con dấu…Theo điều tra, nhiều cơng chức cùng một mức lương nhưng có người làm ít, có người làm nhiều. Bên cạnh đó, vị trí cơng chức làm cơng tác văn thư hiện nay trong UBND phường ít, mức lương cơ bản theo hệ số của nhà nước, khơng có phụ cấp nghề nghiệp. Với đồng lương eo hẹp như vậy khiến nhiều công chức chưa chuyên tâm thực hiện nhiệm vụ. Cho nên, nếu nhà nước chú ý hơn tới lực lượng này sẽ tăng cường hiệu quả hoạt động của UBND hơn. Khuyến khích động viên về tinh thần cũng là một biện pháp tạo động lực làm việc tốt hơn cho đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ trước áp lực của khoa học công nghệ như hiện nay.
Ngồi việc thay đổi chính sách tiền lương và đãi ngộ đối với đội ngũ công nghệ thơng tin chun trách nói chung. Kết hợp tạo điều kiện tăng thu nhập của nhóm nhân sự này thơng qua việc đẩy mạnh phát triển các ứng dụng dưới dạng các đề tài hoặc các hợp đồng nghiên cứu khoa học. Xây dựng chính sách đào
tạo đội ngũ chuyên trách phát triển các ứng dụng cho các bộ phận trong phường, cho các cơ quan trong quận. Ưu tiên đào tạo cho cán bộ quản lý công nghệ thông tin chun trách và đội ngũ sẵn có. Trong cơng tác tuyển dụng, cơ quan chịu trách nhiệm ứng dụng công nghệ thông tin cho các cơ quan nhà nước cần tăng cường chủ động liên hệ ở các đơn vị đào tạo công nghệ thông tin bên ngồi.