Nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức. Đặc biệt, trong cuộc cách mạng ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động trong cơng tác văn thư nói riêng thì nguồn nhân
lực là nhân tố hàng đầu, quan trọng trong công cuộc cải cách này. Năng lực của đội ngũ công chức ảnh hưởng nhiều đến việc ứng dụng CNTT. Năng lực là tổ hợp kiến thức, kỹ năng và thái độ làm việc của một người.
Năng lực ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là khả năng sử dụng các công cụ công nghệ để thu thập, tạo ra, lưu trữ, quản lý, trao đổi và chia sẻ dữ liệu liên quan đến quản lý văn bản đi và đến,quản lý hồ sơ, con dấu theo yêu cầu thực tế của công việc. Đội ngũ công chức làm việc trong cơ quan nhà nước bên cạnh việc trang bị khung kiến thức chun mơn, thì cũng cần am hiểu về công tác văn thư để xử lý vấn đề nhanh hơn.
Hiện nay cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đang diễn ra hết sức mạnh mẽ. Sự phát triển đột phá của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ số, CNTT đã tác động đến mọi lĩnh vực đời sống, đến con người làm việc trong tổ chức. Để ứng dụng được CNTT thì đội ngũ cơng chức cần phải không ngừng học hỏi nâng cao khả năng thích ứng với những thiết bị hiện đại. Đội ngũ cơng chức có trình độ, có kỹ năng sẽ thích ứng nhanh với sự thay đổi của cơng nghệ, qua đó thực hiện nhiệm vụ sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn, kết nối công việc nhanh hơn. Bởi vậy, cần nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức về cuộc cách mạng công nghiệp 4.0; tiến hành đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về CNTT để trang bị cho cán bộ, công chức kiến thức chuyên môn đáp ứng yêu cầu của cách mạng công nghiệp 4.0 và hội nhập quốc tế.
Bởi vậy, năng lực của người cán bộ, công chức ảnh hưởng đến chất lượng sử dụng công nghệ thông tin. Với sự thay đổi không ngừng của công nghệ hiện đại yêu cầu người cán bộ, công chức phải luôn thay đổi để thích ứng với sự thay đổi của mơi trường số hố như hiện nay. Với sức mạnh của công nghệ mới, nhờ các phương tiện, thiết bị hiện đại và thông minh xuất hiện trong cách mạng công nghiệp 4.0, đội ngũ công chức nhà nước cần bồi dưỡng để có thêm cơng cụ hữu hiệu thực hiện công vụ.