1 Phân loại tài liệu,
6 Kết nối, chia sẻ
Kết nối, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống 20 16.7 25 20.8 40 33.3 35 29.2 2.25 7 Tích hợp với hệ thống quản lý văn bản và điều hành 45 37.5 35 29.2 25 20.8 15 12.5 2.91
Nguồn: Tác giả khảo sát
Qua bảng số liệu tại Bảng 2.5. cho thấy đội ngũ công chức đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm trong lập hồ sơ ở mức hiệu quả. Trong đó có một số nội dung được đánh giá hiệu quả cao như nội dung “Phân loại tài liệu, hồ sơ” được đánh giá rất hiệu qủa với tỷ lệ 85% lựa chọn, xếp thứ hạng đầu tiên với giá trị
TB là 3,34; nội dung “Tải và cập nhật tài liệu” xếp thứ hai với giá trị TB là 3,24. Theo khảo sát tại UBND phường việc lập hồ sơ là hoạt động tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc của uỷ ban nhằm tạo ra hồ sơ nguyên tắc. Tại phường việc lập hồ sơ là công việc chọn lọc và lưu giữ văn bản gốc để xây dựng hồ sơ lưu trữ. Công việc này hiện tại được thực hiện nhanh chóng hơn thơng qua phần mềm lưu giữ hồ sơ, xét theo nội dung mà phân thành các loại hồ sơ khác nhau. Việc phân loại hồ sơ cả truyển thống lẫn ứng dụng CNTT đều được chia thành các nhóm như hồ sơ pháp lí, hồ sơ nhân sự, hồ sơ công việc,....Hồ sơ được sắp xếp dựa theo hình thức của văn bản. Đối với văn bản đi thì xếp theo cơng việc, đối văn bản đến thì sắp xếp theo cơ quan. Hồ sơ mở và kết thúc theo năm. Việc phân loại tài liệu, hồ sơ như vậy sẽ dễ dàng cho việc tìm kiếm, bảo quản các nguồn tài liệu, văn bản khác nhau.
Tuy nhiên, có một số nội dung vẫn chưa được đánh giá hiệu quả cao, trong đó có nội dung “Kết nối, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống” được đánh giá chưa được cao so với các nội dung còn lại với giá trị TB thấp nhất 2,25. Và nội dung” Tải và cập nhật tài liệu” được đánh giá hiệu quả sử dụng chưa cao với giá trị TB 2,54. Đây là nội dung mà theo điều tra khảo sát đội ngũ công chức đều cho rằng vẫn chưa thực hiện tốt. Việc đồng bộ giữ liệu giữa các hệ thống khác nhau trong cơ quan còn gián đoạn, chẳng hạn giữa hệ thống quản lý nhân sự của phòng tổ chức, hệ thống quản lý kế tốn của phịng tài chính nhiều lĩnh vực phải trực tiếp đến các phòng mà chưa tra cứu đựơc trên hệ thống. Nguyên nhân là do phần mềm bị quá tải nhiều lĩnh vực nên nhiều khi chưa update hết được. Bên cạnh đó, để tải, nhập được dữ liệu vào chương trình phải thực hiện quá nhiều thao tác. Điều này sẽ gây nhiều trở ngại, tốn thời gian khơng ít cho khâu nhập dữ liệu đầu vào của hồ sơ lưu trữ.
Như vậy, việc sử dụng phần mềm sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ, tài liệu sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm hơn cho cán bộ lưu trữ. là giải pháp phần mềm nhằm tin học hóa tổng thể hoạt động quản lý lưu trữ của một cơ quan, đơn vị nhằm thực hiện quản lý lưu trữ trong cơ quan.