1 Phân loại tài liệu,
2.4. Đánh giá chung công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Đống Đa
tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Đống Đa
2.4.1. Ưu điểm
- Sự quan tâm của cấp uỷ Đảng, chính quyền về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng nói chung, cơng tác văn thư nói riêng. Lãnh đạo UBND phường quan tâm đến việc đưa ứng dụng phần mềm cho công sở để công chức thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng hơn, hiệu quả cách thủ công.
- Lãnh đạo các cơ quan đơn vị thuộc UBND phường đã nhận thức đầy đủ về vai trị, vị trí, tác dụng của việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin truyền thông
vào công việc và trong điều hành quản lý, nhất là đối với công tác văn thư lưu trữ là sợi dây đảm bảo sự kết nối các bộ phận trong cơ quan và ngoài cơ quan. Nên đã quan tâm và đầu tư đúng mức, kịp thời cho công tác này tại cơ quan, đơn vị mình. Trình độ, năng lực của một số lãnh đạo, cán bộ công chức đã bắt kịp với tốc độ phát triển cao của công nghệ thông tin.
- Thực hiện 100% văn bản đến, đi (trừ văn bản mật) được quản lý trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; 100% văn bản được trao đổi trên môi trường mạng theo đúng quy định gửi, nhận văn bản trên môi trường mạng; cập nhật đầy đủ lịch công tác của sở, các phịng chun mơn và của các cá nhân theo ngày, tuần.
- 100% cán bộ, công chức UBND phường sử dụng thư điện tử công vụ trong trao đổi công việc.
- Kiểm tra, rà soát các giải pháp đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin trong hoạt động ứng dụng CNTT của cơ quan được chú trọng và thực hiện thường xuyên.
- Về hạ tầng kỹ thuật, hiện nay cán bộ quản lý và công chức ở UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa được trang bị đầy đủ máy tính đảm bảo điều kiện làm việc, phục vụ cơng tác chun mơn; các phịng làm việc được trang bị từ 01 đến 02 máy in, mỗi phường có từ 1-2 máy photocopy; 100% hệ thống mạng internet phủ sóng khắp cơ quan.
- Hiện nay, cơ quan nhà nước phường, cấp quận thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn, lớp bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, cài đặt và sử dụng phần mềm công nghệ thông tin; lớp tin học nâng cao; lớp ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ…cho đội ngũ công chức tại UBND phường nhằm nâng cao kiến thức chuyên mơn về sử dụng tin học trong q trình thực hiện nhiệm vụ
- Hầu hết đội ngũ công chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ tại UBND cấp đều có tinh thần tự học, tự nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin; ý thức tự giác trong thực hiện nhiệm vụ.
- Qua việc ứng dụng các tiến bộ công nghệ thông tin như các phần mềm hỗ trợ Microsof word, Microsof excel, Microsof powerpoint đã giúp cơng việc hành chính trở nên chuyên nghiệp hơn. Microsof Word soạn thảo văn bản , Microsof excel: làm bảng tính, thống kê; powerpoint: trình chiếu, hội họp trở nên thú vị hơn.
- Đặc biệt ứng dụng công nghệ soạn thảo bản, phần mềm chỉnh sử kỹ thuật văn bản, phần mềm quản lý văn bản đi đến…sẽ giúp cho công việc của công chức nhanh chóng hơn, hiệu quả làm việc trong cơ quan nhà nước được nâng cao hơn