tại Ủy ban nhân dân phường
Trước sự thay đổi lớn của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, cùng với sự thay đổi ngày càng lớn của nền hành chính, thay đổi về nhận thức, tư duy, điều kiện của xã hội, công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan nhà nước cũng có nhiều thay đổi để thích nghi với những thay đổi này.
Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về Công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình CCHC, chủ động tham gia cuộc Cách mạng cơng nghiệp 4.0. Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là Nghị định quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất.
Công chức thực hiện nhiệm vụ liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản thực hiện theo từng bước. Bước chuẩn bị gồm xác định mục tiêu, chọn loại văn bản, xin chỉ thị cấp lãnh đạo, hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức có liên quan; bước viết dự thảo gồm lập dàn bài chi tiết, soạn thảo văn bản theo dàn bài và kiểm tra; bước in ấn và trình ký văn bản gồm thể thức và bố cục văn bản. Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản. Song hiện nay, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản có ứng dụng CNTT sẽ nhanh chóng, tiện lợi hơn, trong đó có cả yếu tố truyền thống và lồng ghép yếu tố hiện đại vào, nhìn chung phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và
lưu văn bản. Trong trình tự này, cơng đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua. Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và khơng có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. Cũng cịn có thể thấy là trong từng cơng đoạn cịn có các tiểu cơng đoạn nhất định.
Trong quá trình soạn thảo văn bản cần trải qua các bước xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo trong văn bản; chọn thông tin, tài liệu; lựa chọn tên loại, xác định thể thức; xây dựng đề cương bản thảo; soạn bản thảo; chỉnh sửa lại nội dung và hình thức văn bản đã soạn và bước hồn thiện văn bản.
Để soạn thảo, ban hành được văn bản hành chính nhanh thì việc áp dụng cơng nghệ thông tin với nhiều cách thức khác nhau. Việc soạn thảo văn bản hành chính tuỳ từng điều kiện, nhu cầu công việc, nội dung văn bản để công chức lựa chọn phương pháp soạn thảo trên Microsoft Office hay sử dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và trình bày văn bản hành chính. Dù chọn theo phương thức nào thì việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình này cần được sử dụng linh hoạt, cẩn thận để phát huy được ưu điểm của công nghệ trong thực hiện nhiệm vụ.
Đối với phần mềm soạn thảo văn bản trên Microsoft Word người soạn thảo văn bản cần nắm vững thể thức trình bày văn bản trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Yêu cầu tối thiếu về nội dung văn bản như khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó địi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng; Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán; Văn bản soạn thảo phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ. Đặc biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được. Đối với yêu cầu vê thể thức
trình bày văn bản cần lưu ý khổ giấy, định lề văn bản, kiểu trình bày, phơng chữ; về cơ bản văn bản sẽ gồm phần mở đầu, nội dung và kết thúc. Về ngơn ngữ trình bày cần sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết; việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật ngữ. Tóm lại, soạn thảo trên phần mềm Microsoft Word cần lưu ý các cơng đoạn của trình tự một văn bản cụ thể, có thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể.
Ngoài phần mềm Microsoft Word người soạn thảo văn bản có thể sử dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Người dùng chỉ cần tải phần mềm (ảnh dưới), cài đặt phần mềm và sử dụng nó. Với phần mềm cực kỳ hữu dụng này công chức thực hiện soạn thảo văn bản chỉ có thể mất khoảng một vài phút để chuẩn hóa văn bản, theo đúng thể thức mà khơng cần phải chỉnh sữa nhiều thứ phức tạp như làm thủ cơng nữa. Phần mềm chuẩn hố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản có tất cả các mẫu văn bản được tạo sẵn theo đúng thể thức trình bày văn bản. Khi soạn thảo cơng chức cần click vào chọn mẫu, nhập các thông tin cần thiết là phần mềm sẽ tự động tạo ra văn bản hành chính theo đúng thể thức, nội dung mà người dùng đã chọn. Đây là phần mềm thường xuyên được sử dụng trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay.
Hình 1.1: Phần mềm chuẩn hố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
(Nguồn: Internet) 1.3.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
Trong hoạt động quản lí văn bản đi, đến và các tài liệu cơ quan được thực hiện trên phần mềm quản lí văn bản của cơ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản trong cơ quan mang tính phức tạo hơn so với việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản. Tuỳ theo từng điều kiện, quy mô, khối lượng văn bản ban hành mà cơ quan sẽ lựa chọn việc ứng dụng phần mềm nào để quản lý văn bản cho hợp lý.
Hiện nay, phần mềm đơn giản nhất và phổ biến nhất mà bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào cũng có thể sử dụng được đó là việc sử dụng Microsoft Exel để quản lý. Với phần mềm này công chức cần tự nhập số lượng văn bản,
phân chia loại văn bản đến, văn bản đi, nội dung, ngày ban hành…và sắp xếp một cách khoa học tuỳ ý muốn của người điều hành. Với cách nhập liệu này toàn bộ phần văn bản muốn lưu sẽ được giữ trong các file exel.
Bên cạnh đó, UBND phường có thể áp dụng phần mềm Trang tính online trên ứng dụng Gmail để xây dựng Sổ theo dõi Công văn đi với các nội dung thông tin tương tự như Sổ theo dõi thông thường. Việc áp dụng phần mềm này giúp cho việc lấy số văn bản đi, theo dõi người ký, nơi nhận văn bản được dễ dàng hơn, khi các bộ phận đều có quyền đặng nhập, lấy số tại chỗ mọi lúc mọi nơi khi cần. Trong lúc đó, cán bộ phụ trách văn thư cũng vẫn có thể theo dõi việc lấy số, đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Việc tra cứu, tìm lại văn bản, hồ sơ cũng dễ dàng hơn rất nhiều so với việc tìm trên Sổ theo dõi truyền thống trước đây.
Hình 1.2: Phần mềm Bảng tính thay thế Sổ theo dõi cơng văn đi
Ngoài ra, việc ứng dụng CNTT trong quản lý các loại văn bản và tài liệu khác được triển khai trên phần mềm chuyên về quản lý văn bản, trong đó phải kể đến phần mềm hỗ trợ Quản lý điều hành tác nghiệp được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ cơng tác quản lý và điều hành tác nghiệp của một cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Hình 1.3: Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp quận Đống Đa
(Nguồn: UBND phường Ô Chợ Dừa - quận Đống Đa)
Phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp (QLVB&ĐHTN) được xây dựng trên nền công nghệ như Lotus Note. Phần mềm này được xây dựng với mục đích phục vụ và quản lý có hiệu quả các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin tại các cơ quan hành chính. Các quy trình hoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thơng qua các qui trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng.
Phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp có nhiệm vụ hỗ trợ tồn diện công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan và tại các cơ quan đơn vị các cấp thông qua việc quản lý và theo dõi các văn bản đi và đến; xử lý văn bản, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngồi cơ quan.
Phần mềm này có chức năng quản lý tồn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ...; Quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, tờ trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong q trình xử lý văn bản, ...; Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại tồn bộ q trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản; Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan; Quản lý lịch họp của Lãnh đạo, lịch cơng tác của cá nhân, của phịng ban, của cơ quan; Quản lý các mẫu biểu, đăng ký; Trao đổi thông tin thông qua hệ thống Email giữa các đơn vị tham gia trên mạng diện rộng (WAN) hoặc qua Internet; Quản lý, lưu trữ và cung cấp công cụ hỗ trợ tra cứu khai thác các văn bản pháp quy và các tài liệu công báo (đối với các cơ quan hành chính nhà nước…và nhiều chức năng khác.
Phần mềm quản lý tác nghiệp bao gồm các phân hệ có thể được cài đặt độc lập hoặc tích hợp thành một sản phẩm thống nhất đáp ứng các yêu cầu khác nhau của tổ chức. Đối với cơ quan hành chính nhà nước thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành và phê duyệt khối lượng lớn các loại công văn, văn bản, giấy tờ; các tổ chức, cơ quan có quản lý phân cấp được cung cấp các công cụ
mạnh trong công tác quản lý, điều hành tác nghiệp tại cơ quan, phối hợp trao đổi văn bản, giấy tờ với các cơ quan trong cùng cấp, cấp cao hơn về quản lý trên mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN).
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thơng tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được quản lý tốt sẽ là nguồn cung cấp những thơng tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm là do cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay khơng. Như vậy, thực hiện tốt công tác quản lý văn bản hành chính sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác quản lý văn bản hành chính. Bởi vậy việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong quản lý văn bản là một cách để nâng cao hiệu quả lưu giữ văn bản trong cơ quan nhà nước hiện nay. Nếu văn bản được lập khoa học dựa trên các phần mềm công nghệ sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác quản lý văn bản hành chính phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
1.3.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác và đóng vai trị quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế, xã hội. Không những thế việc lập và lưu giữ hồ sơ phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội của đơn vị. Nhận thấy được cơng tác văn thư đóng vai trị quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, các cơ quan nhà nước đã đẩy mạnh ứng dụng
cơng nghệ thơng tin giúp tìm dữ liệu nhanh chóng, cất trữ dữ liệu gọn gàng, lâu dài và an tồn.
Cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan. Việc lập hồ sơ hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan gồm 3 công đoạn: (1) Lập hồ sơ bao gồm: Lập Danh mục hồ sơ; Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ. (2) Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan gồm: Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu. (3) Trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có liên quan đối với việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách ln là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc. Phương pháp truyền thống, quản lý tài liệu thường được tiến hành theo cách thủ công là phân loại, bố trí, sắp xếp lại giấy tờ, sổ sách theo dõi… sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số, ghi chép thơng tin vào các kẹp hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Số lượng các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, cơng văn trong q trình hoạt động tăng lên rất nhiều theo thời gian.
Hiện nay, hệ thống lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn đã đáp ứng được nhu cầu, tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ văn bản là lựa chọn