hành văn bản
Trước sự phát triển và tính ưu biệt của CNTT mang lại đối với công việc, UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa cũng đã trang bị thiết những thiết bị kĩ thuật thông tin và xây dựng hệ thống phần mềm hỗ trợ công tác văn phịng nói chung và cơng tác văn thư nói riêng. Nhờ đó việc soạn thảo và trình duyệt văn bản trở nên tiện lợi và đạt hiệu quả cao hơn.
Qua khảo sát đội ngũ công chức UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa, 100% bộ phận đang sử dụng bộ máy tính cây bao gồm bàn phím, màn hình và cây. Máy tính của cơ quan được trang bị hiện đại, tốc độ xử lí dữ liệu cao, cho phép lưu trữ thông tin lớn, đồng nghĩa với việc này là ta có thể làm nhiều việc một lúc. Trong hệ thống máy tính của UBND cài đặt chủ yếu là phần mềm
Microsoft Office chứa phần mềm Microsoft Word cho phép soạn thảo văn bản. Đồng thời, với việc kết nối hệ thống mạng LAN và mạng internet đã giúp việc kiểm tra, chỉnh sửa và chuyển giao văn bản trở nên thuận tiện hơn. Với những phím chức năng trên bàn phím và phần mềm microsoft word cho phép người soạn thảo có thể gõ văn bản, kiểm tra văn bản và sửa chữa văn bản trong thời gian ngắn. Ngồi ra, phần mềm word cịn hỗ trợ việc căn lề, điều chỉnh phông chữ, cỡ chữ tạo tính thẩm mĩ cho văn bản. Đặc biệt, trong Microsoft có phần mềm excel hỗ trợ việc thống kế con số, danh sách một cách nhanh chóng và chính xác.
Quy trình ứng dụng phần mềm Microsoft Office trong hoạt động soạn thảo văn bản của UBND phường tại quận Đống Đa thường được thực hiện qua các bước:
Bước 1: văn thư nhận ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, sau đó tiến hành soạn thảo văn bản trên hệ thống phần mềm microsoft office
Bước 2: xây dựng nội dung văn bản phù hợp với hình thức, thể thức theo quy định. Đưa văn bản vào phần mềm chuẩn hố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để hệ thống tự chỉnh sửa đúng thể thức yêu cầu văn bản.
Bước 3: trình văn bản lên lãnh đạo duyệt nội dung, trưởng phòng chịu trách nghiệm duyệt về thể thức văn bản.
Bước 4: hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành văn bản bằng việc photo thành các bản cứng, tiến hành đóng dấu và chuyển tới bộ phận liên quan.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản giúp nâng cao chất lượng, thẩm mỹ của văn bản. Đồng thời, giúp tiết kiệm được thời gian cho công chức trong việc chỉnh sửa các văn bản. Nhờ đó, cơng tác văn thư của cơng chức được nâng cao hơn cả về chất lượng lẫn số lượng.
Điền ra bằng phiếu để đánh giá mức độ thường xuyên và kết quả đạt được của các nội dung ứng dụng CNTT trong soạn thảo, ban hành văn bản trong công
tác văn thư tại UBND phường cho thấy nội dung “Ứng dụng CNTT trong soạn thảo, in ấn văn bản trên Microsof Word” có 87,5% đánh giá là sử dụng thường xuyên và rất thường xuyên, với giá trị TB cao nhất là 3,44. Ngoài ra, nội dung “Sử dụng hòm thư điện tử như email, gmail” xếp thứ 2 với mức đánh giá thường xuyên, có giá trị TB là 3,14. Điều này cho thấy công chức đánh giá mức độ sử dụng phần mềm Microsof Word là rất thường xuyên trong công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản trong cơ quan hiện nay. Sau khi soạn thảo trên word họ sẽ sử dụng “Ứng dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”. Tuy nhiên, đây là phần mềm kỹ thuật thông minh nên không phải công chức nào cũng sử dụng thành thạo. Đối với văn bản thông thường và hay sử dụng trong tổ chức thì cơng chức vẫn chỉ sử dụng phần mềm Microsof Word. Sau khi văn bản đã hoàn thiện, công chức sẽ thực hiện gửi ban hành văn bản thông qua Gmail, qua hệ thống Cloud Office…
Bên cạnh đó có một số nội dung chưa được sử dụng thường xuyên, trong đó có nội dung “Ứng dụng quản lý văn bản trên Microsof Exel” với giá trị TB 2,67 và nội dung “ Ứng dụng vào tiếp nhận thông tin với khách hàng: thông qua mail, nhắn tin, gửi tài liệu”với giá trị TB là 2,82. Nguyên nhân là do hiện nay soạn thảo văn bản không cần sử dụng nhiều hệ thống Microsof Exel, mà chỉ sử dụng hệ thống này để kê khai số lượng văn bản được ban hành, để thống kê. Và công chức có thói quen sử dụng hệ thống Microsof Word nhiều hơn là Microsof Exel. Bởi vậy, công chức nên sử dụng hai phần mềm này cùng lúc để tận dụng lợi thế của mỗi phần mềm trong từng công đoạn khác nhau của soạn thảo và ban hành, lưu giữ văn bản hành chính.
Bảng số liệu 2.2. khi khảo sát 120 công chức UBND phường mức độ thường xuyên sử dụng hệ thống phần mềm soạn thảo và ban hành văn hành văn bản, kết quả thu được như sau:
Bảng 2.2: Đánh giá mức độ sử dụng phần mềm trong soạn thảo, ban hành văn bản
Stt Nội dung Mức độ đánh giá ĐTB Rất thường xun Thường xun Ít thường xun Khơng thường xuyên Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % 1 Ứng dụng CNTT trong soạn thảo, in ấn văn bản trên Microsof Word
70 58.3 35 29.2 15 12.5 0 0.0 3.44
2
Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin từ Internet hoặc dữ liệu offline
48 40,0 37 30,8 20 16,7 15 12,5 2.98
3
Ứng dụng vào tiếp nhận thông tin với khách hàng: thông qua mail, nhắn tin, gửi tài liệu
30 25.0 47 39.2 35 29.2 8 6.6 2.82 4 4 Ứng dụng quản lý văn bản trên Microsof Exel 28 23.3 45 37.5 27 22.5 20 16.7 2,67 5 Ứng dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 36 30.0 62 51.7 22 18.3 0 0.0 3.11 6 Sử dụng hòm thư điện tử như email, gmail 45 37.5 48 40 27 22.5 0 0.0 3.14 7 Ứng dụng phần mềm quản lý website cổng thông tin 34 28.3 52 43.3 23 19.2 11 9.2 2.90
Bảng 2.3: Đánh giá hiệu quả mức độ sử dụng văn bản điện tử và văn bản giấy trong quản lý
Stt Nội dung
Mức độ đánh giá
ĐTB
Rất hiệu quả Hiệu quả Bình thường Không hiệu quả
Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % Số người Tỷ lệ % 1 Văn bản điện tử giúp soạn thảo văn bản nhanh hơn so với văn bản giấy
55 45.8 40 33.3 25 20.9 0 0.0 3.24
2
Soạn thảo được nhiều văn bản cùng lúc so với văn bản giấy 45 37.5 48 40 27 22.5 0 0.0 3.14 3 Cập nhật tài liệu trong văn bản điện tử nhanh hơn văn bản giấy 45 37.5 35 29.2 25 20.8 15 12.5 2.91 4 Văn bản điện từ có chữ ký số nhanh chóng, thuận tiện hơn 40 33.3 35 29.2 25 20.8 20 16.7 2.78 5 Dễ dàng chia sẻ tài liệu trong văn bản điện tử
39 32,5 33 27,5 27 22,5 21 17,5 2,75
6
Thông tin trong văn bản điện tử lưu trữ nhanh và nhiều thông tin cùng lúc 50 41.6 35 29.2 20 16.7 15 12.5 2.99 7 Rút ngắn được thời gian, tiết kiệm chi phí hơn văn bản giấy
50 41.6 35 29.2 20 16.7 15 12.5 2.99
Nguồn: Tác giả khảo sát
Qua khảo sát 120 công chức tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa về việc đánh giá hiệu quả sử dụng văn bản điện tử so với văn bản giấy trong quá trình quản lý hành chính nhà nước tại UBND phường trên địa bàn quận Đống Đa cho số liệu tại Bảng 2.3, cho thấy, công chức trên địa bàn quận Đống
Đa đánh giá hiệu quả của việc sử dụng văn bản điện tử cao hơn so với việc sử dụng văn bản giấy. Trong đó nội dung “Văn bản điện tử giúp soạn thảo văn bản nhanh hơn so với văn bản giấy” có 79,1% tỷ lệ cơng chức đánh giá rất hiệu quả, với giá trị trung bình cao nhất là 3,24 . Bên cạnh đó, nội dung “Soạn thảo được nhiều văn bản cùng lúc so với văn bản giấy” cũng có tỷ lệ cơng chức đánh gía cao chiếm tới 77,5% với giá trị trung bình 3,14 xếp thứ 2. Điều này cho thấy việc sử dụng văn bản điện tử được đánh giá mức độ nhanh hơn, tiện lợi hơn, cùng lúc sẽ soạn thảo được nhiều văn bản và lưu trữ dễ dàng với kho lưu trữ có sẵn. Tuy nhiên, có nhiều lĩnh vực vẫn phải sử dụng văn bản giấy truyền thống liên quan đến lưu trữ bí mật quốc gia, những thơng tin mật,…Văn bản điện tử khơng thể thay thế hồn tồn văn bản giấy trong thực thi cơng vụ của đội ngũ công chức.