Xu hướng tồn cầu hố, sự phát triển của cách mạng cơng nghiệp 4.0 với sản phẩm trí tuệ cao, hầu hết mọi lĩnh vực từ kinh tế, văn hoá, xã hội đều chịu ảnh hưởng rất lớn với cách mạng công nghiệp 4.0. Đặc điểm nổi bật của cách mạng cơng nghiệp 4.0 chính là xu hướng sử dụng tự động hoá Sự phát triển của cách mạng công nghiệp 4.0 dựa trên: Nguồn dữ liệu lớn big data là dữ liệu lớn được thể hiện ở cả ba phương diện thời gian, khơng gian, đối tượng; Trí tuệ
nhân tạo (Artificial intelligence - viết tắt là AI) được thể hiện trên nhiều khía
cạnh khác nhau nhưng tập trung chủ yếu vào robot và camera nhận diện thông minh. Và Internet kết nối vạn vật không chỉ kết nối giữa con người với con người, giữa con người với vật thể mà còn giữa vật thể với vật thể - làm cho máy móc giao tiếp được với máy móc thơng qua việc sử dụng cơng cụ hiện đại như email, website, điện thoại thông minh, thiết bị điện tử, thiết bị số hóa.
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 mang đến cho công tác văn phịng nói chung sự ứng dụng khoa học cơng nghệ với sự nhanh chóng, tiện lợi, tự động, giảm sức lao động thủ công mà hiệu quả lại cao hơn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giải quyết các hoạt động của nghiệp vụ văn thư. Kết quả tác động của cơng nghệ là các nghiệp vụ đó đáp ứng được tiêu chuẩn nhanh, chính xác, tiết kiệm chi phí, hiệu quả lại cao.
Cơng tác văn thư đã đưa các phương pháp ứng dụng phần mềm vào quản lý như công nghệ nhận dạng chữ viết, công nghệ nhận dạng chữ viết tay, công nghệ nhận dạng đánh dấu…cơng nghệ nhận dạng ký tự và văn bản nói trên là sự kết hợp giữa OCR và IA, một công nghệ nhận dạng thông minh. Nhận dạng ký tự quan học (OCR) là phần mềm máy tính được tạo ra để chuyển các hình ảnh của chữ viết tay hoặc chữ đánh máy (thường được quét bằng máy scanner) thành các văn bản tài liệu. Tất cả đều ảnh hưởng đến hiệu quả công tác văn thư trong cơ quan nhà nước hiện nay.
Kết hợp AI và OCR với nhau là một chiến lược win-win cho việc quản trị và thu thập dữ liệu. Với OCR, các tổ chức bắt đầu sử dụng phần mềm để quét các tài liệu như hóa đơn và tạo các bản sao điện tử. Các nền tảng OCR vẫn được sử dụng để chuyển đổi văn bản viết tay hoặc in thành văn bản được mã hóa bằng máy để có thể truy cập nó trên máy tính. Nền tảng OCR có thể tạo bản sao của các tài liệu như biên lai, báo cáo ngân hàng, hộ chiếu và các tài liệu khác cần được quản lý.
Các nhà cung cấp phần mềm kết hợp các cơng cụ OCR với AI. Do đó, phần mềm vừa có thể thu thập dữ liệu, đồng thời nắm bắt thông tin và hiểu nội dung văn bản. Trong thực tế, điều này có nghĩa là các cơng cụ AI có thể kiểm tra các lỗi mà khơng cần con người quản lí.
Kết hợp AI và OCR với nhau là một chiến lược hoàn hảo cho cả việc thu thập và quản lý dữ liệu trong chuyển đổi số. Chúng có khả năng giúp vơ số tổ chức tự động hóa việc xử lý và kiểm tra lỗi các tài liệu vật lý. Các cơng nghệ giúp cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả sẽ luôn cần thiết đối với mọi tổ chức.
Hình thức văn thư điện tử chính thức hiện diện và trở thành động lực, công cụ trong hoạt động hành chính văn phịng, là cơng cụ thiết yếu thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng thành cơng chính phủ điện tử (CPĐT) ở Việt Nam hiện nay. Ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng sâu rộng trong công tác văn thư cũng như trong mọi hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là thực hiện tốt chủ trương của Nhà nước về chính phủ điện tử, đẩy mạnh hiệu quả cải cách hành chính nhà nước theo hướng tinh gọn, hiện đại hơn.