công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường
Trước những yêu cầu đổi mới, sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của CNTT, đặc biệt dưới sự tác động của cuộc các mạng cơng nghiệp 4.0 trên tồn thế giới, Đảng và Nhà nước đã ban hành hàng loạt các văn bản pháp luật mang tính định hướng quan trọng.
Nghị quyết số 36/NQ-TW ban hành ngày 01/7/ 2014 của Bộ Chính trị về “Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát
triển bền vững và hội nhập quốc tế”, đây là văn bản hết sức quan trọng, mang
tầm chiến lược, đề ra những định hướng lớn cho sự phát triển ngành CNTT nước ta trong thời kỳ mới, một trong những quan điểm chỉ đạo quan trọng là “Ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin là một yếu tố quan trọng trong bảo
đảm thực hiện thành công ba đột phá chiến lược, cần được chú trọng, ưu tiên trong các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội”.
Nghị Quyết số 52-NQ/TW ngày 27 tháng 9 năm 2019 đã thể hiện sự quyết tâm của lãnh đạo Đảng và Nhà nước trong việc sử dụng thành tựu của khoa học công nghệ, xây dựng đất nước văn minh, vững mạnh, bắt nhịp vào xu thế phát triển của khu vực và thế giới.
Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ban hành ngày 29/06/2006, trong đó quy định “Xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ liệu phục vụ cho
hoạt động của cơ quan và phục vụ lợi ích cơng cộng [Điều 26, Khoản 2]; “Thực hiện việc cung cấp dịch vụ công trên môi trường mạng” [Điều 26, Khoản 6];
và “Phát triển nguồn thông tin số” [Điều 63, Khoản 1, điểm b].
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan nhà nước”, ban hành ngày 10/4/2007 của Thủ tướng
Chính phủ, nội dung cơ bản của nghị định quy định các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước có trách nhiệm xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan và giữa các cơ quan, trong giao dịch của cơ quan nhà
nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và bảo đảm cơng khai, minh bạch.
Các văn bản có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ của cơ quan nhà nước như Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội ngày 12/6/2020 về Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội; Kế hoạch số 243/KH-UBND ngày 18/12/2020 của UBND thành phố Hà Nội về Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.
Như vậy, nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong lĩnh vực quản lý nhà nước nói chung và trong cơng tác văn thư nói riêng, nhà nước đã ban hành cơ sở pháp lý làm cơ sở chỉ đạo, định hướng cho các cơ quan, tổ chức đưa cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động nhằm nâng cao chất lượng điều hành của từng bộ phận, phòng ban. Từ văn bản chỉ đạo của Nhà nước sẽ là căn cứ để việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước được đảm bảo thông suốt, vừa là quyền lợi, vừa là nhiệm vụ phải thực hiện trước những thay đổi không ngừng của xã hội hiện nay.
1.3.3.2. Xuất phát từ xu hướng hoạt động của công tác văn thư hiện nay
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là một xu thế tất yếu trong cơng tác quản lý hành chính của nước ta hiện nay. Việc triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư của UBND phường đã được triển khai thông qua phần mềm nhằm giúp cho công tác văn thư như chuyển văn bản đi và đến qua phần mềm công nghệ thông tin, lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại UBND cấp quận ngày càng khoa học, hiện đại và hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử tạo thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm được kịp thời và nhanh chóng.
CNTT đã mang đến lợi ích to lớn khơng chỉ đối với cơng tác văn phịng mà với cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Khoảng cách giữa các quốc gia, đơn vị được thu hẹp bằng kết nối thông tin qua đường mạng để thuận lợi cho việc trao đổi, hợp tác, phát triển. Đặc biệt, trong thời kì bùng nổ của mạng internet thì việc ứng dụng hịm thư điện tử, cơng thơng tin kết nối một cửa đã tạo nên sự gần gũi gắn kết giữa đối tượng phục vụ và đối tượng sử dụng các dịch vụ hành chính.
Công tác văn thư là nơi thực hiện các hoạt động liên quan đến công văn, giấy tờ, là trung tâm thông tin của cơ quan. Với tầm quan trọng của mình nên cơng tác văn thư trực tiếp xử lí thơng tin để hỗ trợ cán bộ, cơng chức trong việc điều hành tổ chức. Công tác văn thư phải đảm nhiệm rất nhiều khâu từ việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, hồ sơ, con dấu, tổng hợp thông tin cho đến các công tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác, quản lí giám sát nhân viên, rồi cả quản lí trang thiết bị thì việc ứng dụng CNTT sẽ tạo nên bước ngoặt trong việc thay đổi phương pháp quản lí hành chính. Hiện nay, cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang tác động và thúc đẩy xu hướng chuyển dịch từ cách thức truyền thống sang tự động hóa ở mọi ngành, mọi lĩnh vực trên toàn thế giới. Bởi vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin là tất yếu giúp cơng việc nhanh chóng, tiện lợi hơn và đạt được hiệu quả quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay.Thơng qua các phần mềm quản lí, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm tra, giám sát hoạt động của nhân viên.
Công tác văn thư là một trong những cơng việc chính của cơng tác văn phịng. Cơng tác văn thư cịn thực hiện việc soạn thảo văn bản, nhận và chuyển giao văn bản tới các bộ phận cơ quan tổ chức, quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý con dấu. Cơ quan nhà nước là một tổ chức rộng lớn, quản lý nhiều lĩnh vực, mỗi một cơ quan sẽ đảm nhận công việc khác nhau, hoạt động văn thư gíup cán bộ, cơng chức trao đổi, thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Số lượng cơng việc
nhiều nên số lượng văn bản, tài liệu được ban hành và chuyển đến là vô cùng nhiều nên công tác văn thư và khai thác sử dụng cần có những phần mềm hỗ trợ thay vì sổ sách chứng từ cồng kềnh, gây mất thời gian trong việc lưu trữ và khai thác sử dụng, kiểm tra tài liệu. Trước nhu cầu thực tế, trên thị trường hiện nay, xuất hiện nhiều phần mềm phục vụ công tác văn thư như phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice là một trong những ứng dụng tiện ích trong việc quản lí và khai thác sử dụng văn bản đi, đến.
Văn phịng điện tử CloudOffice thay đổi cách phân phối cơng văn và cách giao việc truyền thống, cách điều hành quản lý công việc bằng giải pháp hiện đại. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice được xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng thất lạc, sai lệch thơng tin. Cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo và cán bộ chun mơn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.Hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị. Văn phòng điện tử CloudOffice cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet.
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice gồm các phân hệ chính là phân hệ Văn bản, phân hệ Công việc phân hệ Tài liệu. Các phân hệ này tương đương với các chức năng chính là quản lý văn bản một cách toàn diện; Quản lý hồ sơ sự kiện, lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp; Quản lý công việc, theo dõi tiến độ xử lý cơng việc.
Hiện nay, cịn có các phần mềm con dấu, chữ kí điện tử để giảm khâu thủ tục rườm rà và hiện tượng tham nhũng hối lộ trong cơ quan nhà nước.
1.3.3.3. Xuất phát từ sự thay đổi cách thức triển khai các dịch vụ cung cấp thơng tin theo hướng trực tuyến và góp phần xây dựng chính phủ điện tử
Với sự phát triển nhanh chóng của CNTT và truyền thơng cùng với xu hướng hoạt động chung của công tác văn thư, cách thức kết nối và truy cập sử dụng thơng tin có sự thay đổi căn bản mang tính trực tuyến cao và đa truy cập, đa thiết bị, do vậy để thực hiện tốt công tác thông tin cần xác định hệ thống ứng dụng CNTT cần được điều chỉnh, xây dựng lại với một hệ thống có khả năng đáp ứng sự thay đổi về quy trình nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, cũng như yêu cầu của người sử dụng một cách linh hoạt. Hệ thống CNTT hiện tại cần được tiếp tục duy trì và nâng cấp để đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, với xu hướng đẩy mạnh cung cấp các dịch vụ trực tuyến, hội tụ, liên kết các nhiệm vụ. Hiện nay, xu hướng về truy cập thông tin với công nghệ mới sẽ vừa mở rộng và đồng thời cũng hạn chế tiếp cận thơng tin. Theo đó thơng tin số ngày càng mở rộng, đồng thời mơ hình trực tuyến mới sẽ ảnh hưởng đến việc chia sẻ hoặc truy cập thông tin của người áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Bởi vậy, để đáp ứng nhanh yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cơ quan, tổ chức cần có cách thức tổ chức thông tin và hỗ trợ để cán bộ, cơng chức có thể truy cập thơng tin trực tuyến dễ dàng trong điều kiện số lượng và sự đa dạng của các thông tin được sản xuất.
1.3.3.4. Xuất phát từ tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với các cơ quan nhà nước
Sự ra đời của công nghệ thơng tin là sự tích hợp đồng thời các tiến bộ về công nghệ và tổ chức thơng tin, đem đến nhiều ảnh hưởng tích cực cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức. Công nghệ thông tin thúc đẩy hiệu quả quản lý nhà nước, giúp đội ngũ cán bộ, công chức tiếp cận thông tin đa chiều, rút ngắn khoảng cách, thu hẹp mọi không gian, tiết kiệm tối ưu về thời gian. Từ đó cán bộ, công chức phát triển nhanh hơn về kiến thức, nhận thức và tư duy, giúp họ thực hiện nhiệm vụ một cách tốt hơn, chất lượng hơn.
Hiểu rõ được vai trị và những lợi ích mà CNTT mang lại nên nhà nước ta đã đưa những chính sách khuyến khích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của cán bộ, công chức trong cơ quan. Nhờ có việc áp dụng cơng nghệ thơng tin mà việc trao đổi thông tin trong hoạt động các cơ quan nhà nước cũng như cung cấp các dịch vụ và dịch vụ công cho người dân và doanh nghiệp sẽ trở nên tốt hơn, hiệu quả hơn, từng bước nâng cao tính minh bạch và bình đẳng. Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin gắn với cải cách hành chính trong các cơ quan nhà nước đã nhận được sự quan tâm đặt biệt của các cấp chính quyền, sự đồng thuận của doanh nghiệp và nhân dân. Từ đó, nâng cao uy tín của cơ quan nhà nước đối với nhân dân, toàn xã hội.
Thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính đã tạo bước chuyển biến rõ nét nâng cao chất lượng dịch vụ cơng, làm cho nền hành chính ngày càng hiện đại, phục vụ tốt nhu cầu của nhân dân. Bên cạnh đó, phát triển nguồn nhân lực cơng nghệ thơng tin của cơ quan nhà nước và tạo điều kiện cho cán bộ, công chức được đào tạo về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý cơng việc.
Bên cạnh đó, ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử để quản lý văn bản, tài liệu đã mang lại hiệu quả rõ rệt cho các đơn vị như giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư; giải phóng khơng gian lưu trữ tài liệu; đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành cơng việc cơ quan nói chung.