Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phịng khơng giấy sẽ hình thành, cơng việc tại bộ phận văn phịng nói chung và bộ phận văn thư nói riêng sẽ được giảm tải nhưng để cơng tác văn thư thực sự có ý nghĩa, phục vụ,
sử dụng thơng tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt ln phải được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, phần mềm hiện đại để thực hiện quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.
Đối với hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư cần xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, soạn thảo và ban hành văn bản, các văn bản hành chính sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan.
Trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị bộ phận văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản và tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thơng tin khi có u cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu khi nhận. Hệ thống cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, trang thiết bị đáp ứng nhu cầu của công tác văn thư càng hiện đại, đẩy đủ càng làm cho công chức thực hiện nhiệm vụ văn thư có động lực làm việc, tăng hiệu quả q trình thực hiện cơng việc văn thư trong cơ quan hành chính hiện nay.
Tiểu kết Chương 1
Chương 1 luận văn tác giả đã khái quát những vấn đề cơ bản nhất về công nghệ thông tin, công tác văn thư, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư; khát quát nội dung cơ bản về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phường gồm: Ứng dụng CNTT trong soạn thảo, ban hành văn bản; trong quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; trong lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và trong quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Ngồi ra, tác giả cịn đánh giá sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và những yếu tố ảnh hưởng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Những vấn đề lý luận ở chương 1 làm tiền đề để tác giả khảo sát, đánh giá và phân tích thực trạng của Chương 2.
CHƯƠNG 2.