2.12.2 .Đóng hàng vào container
2.15. THỦ TỤC THANH TOÁN
Lập chứng từ
Sau khi thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng cho bên mua, bên bán bắt đầu làm các chứng từ giao cho bên mua để bên mua thực hiện thanh toán hợp đồng. Bộ chứng từ bao gồm:
51
o Vận đơn đường biển ( Bill of Lading- B/L)
Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do hãng tàu cấp và được bên mua sử dụng để thực hiện việc nhận hàng tại cảng đến. Vận đơn sẽ được cấp sau khi tàu chạy
Nhân viên phòng kinh doanh bên bán dựa vào hướng dẫn giao hàng, xác nhận đặt chỗ của hãng tàu, tờ khai hải quan, giấy giám sát số lượng của cơ quan giám định để lập chi tiết Bill bao gồm các thông tin về: Tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, tên người được thông báo nhận hàng, tên tàu và số chuyến tàu, tên hàng và số lượng, nhãn hàng, cảng lên hàng, cảng dỡ hàng, điều kiện vận chuyển hàng,điều kiện cước tàu, số cont, số seal, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì của từng container, ngày tàu chạy…rồi gửi chi tiết B/l qua email sang hãng tàu để hãng tàu làm B/l nháp (draft bill). Hãng tàu sẽ dựa vào sổ tàu để kiểm tra các thông tin khai báo trên chi tiết B/l, đặc biệt là các số container, số seal sau đó lập bill nháp gửi lại cho nhân viên phụ trách chứng từ của bên bán. Khi các thơng tin đã chính xác, nhân viên phụ trách chứng từ sẽ xác nhận với bộ phận làm B/l của hãng tàu, đến hãng tàu đóng phí làm B/l ( phí THC), phí seal và lấy Bill (gồm 3 bản gốc và 3 bản copy).
2.15.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice- Provision Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ do bên bán lập giao cho bên mua để bên mua thực hiện nghĩa vụ thanh tốn hàng hóa.
Trên hóa đơn thương mại thể hiện tên và địa chỉ người bán, người mua, số vận đơn, số tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, số lượng cà phê xuất, đơn giá, tổng giá trị thanh tốn của lơ hàng, tên và địa chỉ ngân hàng chuyển tiền và số tài khoản của người thụ hưởng.
Nếu hợp đồng đã chốt giá, thì bên bán sẽ làm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) để bên mua thanh tốn tồn bộ số lượng đã giao. Nếu hợp đồng chưa chốt giá thì bên bán sẽ làm hóa đơn tạm tính (Provision Invoice) để nhận thanh tốn 70% giá trị hợp đồng. 30% cịn lại bên bán sẽ làm hóa đơn cuối cùng (Final Invoice) sau khi giá đã được chốt.
52
Giấychứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin): là giấy chứng nhận xuất
xứ hàng hóa được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (do Phòng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam cấp) cho hàng hóa xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam theo đúng quy định xuất xứ của nước nhập khẩu và quy định cấp C/O của Việt Nam. Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ thể hiện nguồn gốc hàng. Các loại from C/O thường cấp cho cà phê gồm có:
- C/O form B (from thường) cấp cho hàng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam (theo
quy định xuất xứ không ưu đãi của nước nhập khẩu).
- C/O form A: chỉ cấp cho hàng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam ( theo quy định
xuất xứ để được hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP) xuất sang các nước Australia, Canada, Japan, New Zealand, Norway, Switerland, Belarus, Bulgaria, Russia, E.U…
- C/O form ICO: giấy chứng nhận cà phê thuộc Hiệp Hội Cà phê Thế Giới
- C/O form D: do Bộ Cơng thương cấp cho hảng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam
(theo quy định xuất xứ để được hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định CEPT) xuất sang các nước ASEAN
- Các trường hợp không cấp được C/O, khi khách hàng yêu cầu và phù hợp với quy
định, có thể xem xét cấp Giấy chứng nhận-Certificate.
Bộ hồ sơ xin cấp C/O bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận xuất xứ form C (khai qua mạng)
- Form ICO: gồm 6 tờ. Một tờ gốc còn lại là các bản Copy. 1 tờ màu xanh và 5 tờ
màu trắng (trong đó có tờ gốc). Sau khi đã duyệt, Bộ Thương Mại giữ lại 2 bản. Bên mua sẽ nhận 3 bản (1 bản gốc + 2 bản Copy), bản còn lại bên bán lưu hồ sơ.
- Form A hoặc B: gồm 5 bản. 1 bản gốc có đóng dấu ORIGINAL và 4 bản Copy.
- Hóa đơn thương mại: 2 bản
- Tờ khai Hải quan: 2 bản- là bản copy, đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH”.
- Vận đơn: 3 bản có đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH”.
- Bảng kê hàng hóa: Sử dụng khi hàng hóa thu mua trực tiếp từ người dân, khơng
có hóa đơn đỏ.
53
- Bảng copy hóa đơn đỏ, đóng dấu SAO Y BẢN CHÍNH khi hàng được mua từ
những nguồn khác và có cấp hóa đơn.
Thủ tục làm C/O
Nhân viên phụ trách chứng từ bên bán khai trên mạng theo mẫu C/O của Phịng Thương Mại và Cơng Nghiệp và được cấp mã vạch trên đơn. In đơn đã có mã vạch cùng toàn bộ hồ sơ đến nộp tại Phịng Thương Mại và Cơng Nghiệp (viết tắt và VCCI) có trụ sợ đặt tại 171 Võ Thị Sáu. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, nhân viên phụ trách phòng Thương mại cho máy quét qua mã vạch trên from để kiểm tra nội dung khai báo và tiến hành các thủ tục cấp C/O. Thơng thường sau 6 tiếng là có thể nhận lại C/O.