TRƯỜNG HỢP HÀNG GIAO TẠI KHO NGOẠI QUAN

2.12.2 .Đóng hàng vào container

2.13. TRƯỜNG HỢP HÀNG GIAO TẠI KHO NGOẠI QUAN

Chi phí vận chuyển đến kho ngoại quan do bên bán chịu. Khi xuất hàng, vẫn phải có sự giám sát của Cafe Control và bên mua. Hàng hóa sau khi đóng vào cont sẽ được Hải quan niêm chì. Trường hợp này, đóng hàng vào container và làm thủ tục hải quan do kho ngoại quan tiến hành. Đến lúc nào hàng hóa được xuất đi thì bên mua phải thông báo cho bên bán để bên bán lập các chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng của bên mua.

Hình 2.2 : Những bao cà phê được đóng vào container

2.14. Đưa hàng về bãi - Chờ xuất

 Hạ bãi

Sau khi hoàn tất quy trình đóng hàng, bên bán sẽ vận chuyển container chứa cà phê đến nơi hạ bãi đúng ngày, đúng giờ theo quy định của hãng tàu vận chuyển. Nếu thời gian hạ bãi trễ hơn thời gian quy định thì lô hàng này sẽ không vào được sổ tàu, do

50

đó không được xếp lên tàu vận chuyển (hay còn gọi là rớt tàu).Trong trường hợp này, bên bán sẽ phải làm lại quy trình đặt chổ trên tàu và vận chuyển container chứa cà phê đến nơi hạ bãi mới được quy định trong xác nhận đặt chỗ của hãng tàu.

 Thanh lý tờ khai hải quan

Khi cà phê hạ bãi, nhân viên giao nhận bên bán sẽ đưa tờ khai hải quan cho nhân viên giám sát cont của hải quan đóng dấu xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát. Đến đây là hoàn tất các thủ tục hải quan cho lô hàng xuất.

 Vào sổ tàu

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai hải quan, tờ khai số cont, số seal đến phòng điều độ cảng để vào sổ tàu.Như vậy bên bán đã hoàn thành việc giao hàng cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển, xếp hàng lên tàu và cấp vận đơn (Bill of lading) cho bên bán.

Hình 2.3: Bãi container tại cảng Cát Lái

2.15. Thủ tục thanh toán

 Lập chứng từ

Sau khi thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng cho bên mua, bên bán bắt đầu làm các chứng từ giao cho bên mua để bên mua thực hiện thanh toán hợp đồng. Bộ chứng từ bao gồm:

51

o Vận đơn đường biển ( Bill of Lading- B/L)

Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do hãng tàu cấp và được bên mua sử dụng để thực hiện việc nhận hàng tại cảng đến. Vận đơn sẽ được cấp sau khi tàu chạy

Nhân viên phòng kinh doanh bên bán dựa vào hướng dẫn giao hàng, xác nhận đặt chỗ của hãng tàu, tờ khai hải quan, giấy giám sát số lượng của cơ quan giám định để lập chi tiết Bill bao gồm các thông tin về: Tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, tên người được thông báo nhận hàng, tên tàu và số chuyến tàu, tên hàng và số lượng, nhãn hàng, cảng lên hàng, cảng dỡ hàng, điều kiện vận chuyển hàng,điều kiện cước tàu, số cont, số seal, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì của từng container, ngày tàu chạy…rồi gửi chi tiết B/l qua email sang hãng tàu để hãng tàu làm B/l nháp (draft bill). Hãng tàu sẽ dựa vào sổ tàu để kiểm tra các thông tin khai báo trên chi tiết B/l, đặc biệt là các số container, số seal sau đó lập bill nháp gửi lại cho nhân viên phụ trách chứng từ của bên bán. Khi các thông tin đã chính xác, nhân viên phụ trách chứng từ sẽ xác nhận với bộ phận làm B/l của hãng tàu, đến hãng tàu đóng phí làm B/l ( phí THC), phí seal và lấy Bill (gồm 3 bản gốc và 3 bản copy).

2.15.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice- Provision Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ do bên bán lập giao cho bên mua để bên mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán hàng hóa.

Trên hóa đơn thương mại thể hiện tên và địa chỉ người bán, người mua, số vận đơn, số tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, số lượng cà phê xuất, đơn giá, tổng giá trị thanh toán của lô hàng, tên và địa chỉ ngân hàng chuyển tiền và số tài khoản của người thụ hưởng.

Nếu hợp đồng đã chốt giá, thì bên bán sẽ làm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) để bên mua thanh toán toàn bộ số lượng đã giao. Nếu hợp đồng chưa chốt giá thì bên bán sẽ làm hóa đơn tạm tính (Provision Invoice) để nhận thanh toán 70% giá trị hợp đồng. 30% còn lại bên bán sẽ làm hóa đơn cuối cùng (Final Invoice) sau khi giá đã được chốt.

52

 Giấychứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin): là giấy chứng nhận xuất

xứ hàng hóa được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp) cho hàng hóa xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam theo đúng quy định xuất xứ của nước nhập khẩu và quy định cấp C/O của Việt Nam. Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ thể hiện nguồn gốc hàng. Các loại from C/O thường cấp cho cà phê gồm có:

- C/O form B (from thường) cấp cho hàng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam (theo

quy định xuất xứ không ưu đãi của nước nhập khẩu).

- C/O form A: chỉ cấp cho hàng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam ( theo quy định

xuất xứ để được hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP) xuất sang các nước Australia, Canada, Japan, New Zealand, Norway, Switerland, Belarus, Bulgaria, Russia, E.U…

- C/O form ICO: giấy chứng nhận cà phê thuộc Hiệp Hội Cà phê Thế Giới

- C/O form D: do Bộ Công thương cấp cho hảng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam

(theo quy định xuất xứ để được hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định CEPT) xuất sang các nước ASEAN

- Các trường hợp không cấp được C/O, khi khách hàng yêu cầu và phù hợp với quy

định, có thể xem xét cấp Giấy chứng nhận-Certificate.

 Bộ hồ sơ xin cấp C/O bao gồm:

- Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận xuất xứ form C (khai qua mạng)

- Form ICO: gồm 6 tờ. Một tờ gốc còn lại là các bản Copy. 1 tờ màu xanh và 5 tờ

màu trắng (trong đó có tờ gốc). Sau khi đã duyệt, Bộ Thương Mại giữ lại 2 bản. Bên mua sẽ nhận 3 bản (1 bản gốc + 2 bản Copy), bản còn lại bên bán lưu hồ sơ.

- Form A hoặc B: gồm 5 bản. 1 bản gốc có đóng dấu ORIGINAL và 4 bản Copy.

- Hóa đơn thương mại: 2 bản

- Tờ khai Hải quan: 2 bản- là bản copy, đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH”.

- Vận đơn: 3 bản có đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH”.

- Bảng kê hàng hóa: Sử dụng khi hàng hóa thu mua trực tiếp từ người dân, không

có hóa đơn đỏ.

53

- Bảng copy hóa đơn đỏ, đóng dấu SAO Y BẢN CHÍNH khi hàng được mua từ

những nguồn khác và có cấp hóa đơn.

 Thủ tục làm C/O

Nhân viên phụ trách chứng từ bên bán khai trên mạng theo mẫu C/O của Phòng Thương Mại và Công Nghiệp và được cấp mã vạch trên đơn. In đơn đã có mã vạch cùng toàn bộ hồ sơ đến nộp tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp (viết tắt và VCCI) có trụ sợ đặt tại 171 Võ Thị Sáu. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, nhân viên phụ trách phòng Thương mại cho máy quét qua mã vạch trên from để kiểm tra nội dung khai báo và tiến hành các thủ tục cấp C/O. Thông thường sau 6 tiếng là có thể nhận lại C/O.

2.16. Chứng thư trọng lượng và chất lượng của lô hàng ( Weight & Quality Certificate)

 Giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng sẽ do cơ quan giám định cấp.

 Giám định viên của cơ quan giám định gửi báo cáo đóng hàng, phiếu giám sát

đóng hàng về cho phòng cấp chứng thư.

 Kết quả phân tích cơ lý và thử nếm cùng biên bản kiểm nghiệm của lô hàng cũng

được kiểm nghiệm viên của phòng chất lượng gửi về cho phòng cấp chứng thư

 Sau khi nhận được bản bill nháp đúng, nhân viên giao nhận bên bán sẽ gửi cho cơ

quan giám định tiến hành cấp chứng thư trọng lượng và chất lượng cho lô hàng

 Ngoài ra, tùy vào yêu cầu trong hướng dẫn giao hàng, cơ quan giám định còn cấp

thêm các chứng thư sau:

- Chứng thư xác nhận nấm mốc (Ocratoxine Certificate)

- Chứng thư sức khỏe (Health Certificate)

2.17. Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary certificate)

Do cơ quan bảo vệ thực vật cấp cho hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc thực vật, xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc…. và trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng.

Sau khi có kết quả kiểm dịch, chi cục kiểm dịch sẽ cấp giấy chứng nhận kiểm dịch cho bên bán.

54

2.18. Giấy chứng nhận khử trùng (Fumigation Certificate)

Sau khi khử trùng xong, nhân viên công ty khử trùng sẽ lập “Giấy công tác khử trùng” gửi về phòng cấp chứng thư của công ty. Dựa trên phiếu này và phiếu yêu cầu khử trùng, hợp đồng mua bán và bản nháp của vận đơn đường biển do bên bán gửi đến, Công ty khử trùng sẽ cấp chứng nhận côn trùng trong cà phê đã được diệt theo yêu cầu bên mua.

2.19. Giao chứng từ bản gốc cho bên mua

 Bên bán có thể gửi chứng từ qua chuyển fax nhanh hoặc trực tiếp giao tại văn phòng bên mua.

 Bộ chứng từ thanh toán phải đúng các loại chứng từ mà bên mua quy định trong

hướng dẫn giao hàng. Thông thường bộ chứng từ bao gồm:

- 03 bản chính và 3 bản copy vận đơn đường biển

- 03 Hóa đơn thương mại

- 03 Giấy chứng nhận xuất xứ form A hoặc B

- 03 Giấy chứng nhận xuất xứ form ICO

- 03 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

- 03 Giấy chứng nhận khử trùng

- 03 Giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng

 Bên mua nhận và kiểm tra tất cả chứng từ, nếu có chứng từ không đúng thì tùy

từng trường hợp mà yêu cầu bên bán sửa lại hoặc xin cấp lại bản mới. Trường hợp tất cả chứng từ đều đúng, bên mua sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng cho bên bán.

2.20. Thực hiện thanh toán

Trong kinh doanh ngày nay, thanh toán quốc tế đang ngày trở nên phổ biến. Những phương thức thanh toán truyền thống như tiền mặt đã dần được thay thế bằng những phương thức thanh toán hiện đại hơn, nhanh chóng hơn. Riêng đối với lĩnh vực cà phê, hiện nay các bên sử dụng các hình thức thanh toán sau:

2.20.1. Thanh toán bằng chuyền tiền (ngoại tệ) dựa trên chứng từ gốc (CAD)

55

 Bên bán giao chứng từ cho bên mua, bên mua sẽ thanh toán cho bên bán bằng

chuyển khoản từ tài khoản bên mua tại nơi đặt trụ sở chính chuyển trực tiếp về tài khoản bên bán tại Việt nam. Hạn chế của việc thanh toán này là bên bán mất khoãng thời gian dài mới nhận được tiền của lô hàng đã giao, bên bán sẽ không có nguồn tiền kịp thời để xoay vòng vốn cho việc kinh doanh.

 Công ty nước ngoài sẽ mở tài khoản tại Việt nam, ủy quyền cho đại diện của họ

ở Việt Nam ký và chuyển một số lượng tiền vế tài khoản tại Việt Nam. Khi văn phòng đại diện bên mua nhận chứng từ của bên bán thì sẽ thực hiện việc chuyển tiền cho bên bán từ tài khoản tại Việt Nam để thực hiện thanh toán cho khách hàng. Hạn chế của việc thanh toán này là bên mua phải bỏ một khoản tiền lớn vào tài khoản tại Việt Nam sẽ gây ứ đọng nguốn vốn của bên mua.

 Công ty nước ngoài sẽ ký thoản thuận vay tiền với một ngân hàng tại Việt Nam

để thực hiện việc thanh toán cho bên bán: Bên mua mở tài khoản tại ngân hàng nước ngoài, ngân hàng này bảo lãnh cho bên mua ký thỏa thuận vay một hạn mức tiền với ngân hàng tại Việt Nam, Ngân hàng tại Việt Nam sẽ căn cứ vào lệnh chuyển tiền từ đại diện bên mua tại Việt Nam để chuyển tiền vào tài khoản bên bán. Tổng số tiền thanh toán sẽ được ngân hàng tại Việt Nam thông báo đến ngân hàng bảo lãnh của bên mua. Sau khi nhận được xác nhận của bên mua về số tiền thanh toán, ngân hàng nước ngoài sẽ cắt tiền trong tài khoản của bên mua chuyển trả lại cho ngân hàng tại Việt Nam. Quy trình chuyển tiền này phải có giá trị thực hiện trong ngày, trong trường hợp bên nào chậm thực hiện trong việc hoàn trả số tiền đã chi cho ngân hàng tại việt nam, bên đó sẽ chịu lãi suất phát sinh ( ngân hàng bên mua chuyển chậm thì ngân hàng chịu, bên mua xác nhận chậm thì bên mua sẽ chịu lãi phát sinh). Hình thức thanh toán này giúp bên bán nhận được tiền thanh toán ngay sau khi bên mua chuyển tiền ( tiền sẽ về tài khoản bên bán ngay trong ngày hoặc ngày hôm sau). Việc thanh toán nhanh tiền hàng đang là lợi thế của một số công ty nước ngoài như Neumann Gruppe GmbH của Đức trong việc ký kết hợp đồng với đối tác Việt Nam.

56

2.20.2. Thanh toán theo hình thức tín dụng thư (mở LC)

 Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận mà trong đó một ngân hàng

theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ 3 hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ 3 ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người thứ 3 này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.

 Như vậy, để tiến hành thanh toán bằng phương thức này, bắt buộc phải hình thành

một thư tín dụng. Đây là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức thanh toán này, vì nếu không có thư tín dụng thì xuất khẩu sẽ không giao hàng và như vậy phương thức tín dụng chứng từ cũng sẽ không hình thành được.

 Tín dụng thư là văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở tín dụng thư cam kết trả

tiền cho người xuất khẩu, nếu như họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của thư tín dụng đã mở.

 Thư tín dụng được hình thành trên cơ sở hợp đồng thương mại, tức là phải căn cứ

vào nội dung, yêu cầu của hợp đồng để người nhập khẩu làm thủ tục yêu cầu ngân hàng mở thư tín dụng. Nhưng sau khi đã được mở, thư tín dụng lại hoàn toàn độc lập với hoạt động thương mại đó. Điều đó có nghĩa là khi thanh toán, ngân hàng chỉ căn cứ vào nội dung thư tín dụng mà thôi.

Các loại thư tín dụng chủ yếu là:

- Thư tín dụng có thể huỷ ngang: Đây là loại thư tín dụng mà sau khi đã được mở

thì việc bổ sung sửa chữa hoặc huỷ bỏ có thể tiến hành một cách đơn phương.

- Thư tín dụng không thể huỷ ngang: Là loại thư tín dụng sau khi đã được mở thì

việc sữa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ chỉ được ngân hàng tiến hành theo thoã thuận của tất cả các bên có liên quan. Trong thương mại quốc tế thư tín dụng này được sử dụng phổ biến nhất.

- Thư tín dụng không thể huỷ bỏ có xác nhận: Là loại thư tín dụng không thể huỷ

bỏ, được một ngân hàng khác đảm bảo trả tiền theo yêu cầu của ngân hàng mở thư tín dụng.

57

- Thư tín dụng chuyển nhượng: Là loại thư tín dụng không thể huỷ bỏ, trong đó

quy định quyền của ngân hàng trả tiền được trả hoàn toàn hay trả một phần của thư tín cho một hay nhiều người theo lệnh của người hưởng lợi đầu tiên.

 Quy trình thanh toán theo tín dụng thư:

- B1: Bên bán hợp đồng với bên mua thỏa thuận phương thức thanh toán bằng mở

L/C

- B2: Bên mua mở L/C tại ngân hàng bên mua

- B3: Ngân hàng bên mua liên kết với ngân hàng bên bán ủy thác chức năng thanh

toán (ngân hàng bên bán xác nhận L/C)

- B4: Ngân hàng bên bán thông báo cho bên bán việc xác nhận L/C

- B5: Bên bán giao hàng cho bên vận chuyển ( hãng tàu)

- B6: Bên vận chuyển ( hãng tàu) giao vận đơn cho bên bán

- B7: Bên bán giao vận đơn cho ngân hàng bên bán để được thanh toán tiền hàng

- B8: Ngân hàng bên bán giao vận đơn cho ngân hàng bên mua để được thanh toán