Sau khi đã chấp nhận chào hàng của bên bán, Văn phòng đại diện của bên mua sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng. Đối với lĩnh vực mua bán cà phê, một số cơng ty nước ngồi sẽ ủy quyền cho Trưởng văn phòng đại diện tại Việt nam thực hiện việc ký kết hợp đồng và thanh toán với các doanh nghiệp Việt Nam. Việc ủy quyền này tạo thuận lợi cho quan hệ mua bán trong thời điểm cạnh tranh, cũng như giải quyết được trở ngại khi giao dịch như sự chênh lệch về thời gian, ngôn ngữ giao tiếp của các nước...
Nội dung của hợp đồng mua bán cà phê là các điều khoản do các bên thỏa thuận, thể hiện quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ hợp đồng. Thực tế, hợp đồng mua bán cà phê thường do bên mua làm theo mẫu chuẩn từ hệ thống với ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh và có các nội dung cơ bản sau:
2.5.1. Nội dung cơ bản của hợp đồng (xem phụ lục)
Số hợp đồng, ngày ký hợp đồng
Tên và địa chỉ của bên mua, bên bán
Điều khoản tên hàng:
Vietnam robusta grade 1, Nestle quality type 7.1, Wet polished utz certificate...
Tiêu chuẩn chất lượng:
- Quy định về loại hàng: loại 1 hoặc loại 2,
- Quy định về độ ẩm tối đa: 12%; 12.5%;13% đối với từng loại hàng
- Quy định về tạp chất đối đa: 0.1%; 0.5%; 1.0% đối với từng loại hàng
- Quy định về hạt đen và hạt vỡ tối đa: 2.0%; 3.0%; 5.0% đối với từng loại hàng
Một số loại hàng chất lượng cao sẽ có quy định riêng về hạt đen và hạt vỡ:
- Hạt đen tối đa 0.1%; hạt vỡ tối đa 0.5% đối với các loại hàng Robusta theo tiêu
chuẩn và chất lượng cao.
- Hạt đen tối đa 0.0%; hạt vỡ tối đa 1.5%; 2.0%; 3.0% đối với các loại hàng Arabica.
- Quy định về cà phê mít: 0.5%; 1.0% đối với từng loại cà phê Robusta và 0.0% đối
36
- Quy định về kích cỡ hạt trên sàng: tối thiểu 90.0% hoặc 95.0% trên sàng đối với
các loại cà phê Robusta và Arabica
- Cà phê không bị mốc và lên men.
Đóng gói và cân hàng:
- Cà phê được đóng vào bao hoặc thổi vào container.
- Cà phê phải được đóng trong bao đay mới đạt tiêu chuẩn an toàn thực phẩm
- Trọng lượng tịnh: 60.0 kg/bao
- Trọng lượng bì: 0.7kg/bao
- Trọng lượng để thanh toán là trọng lượng tịnh (không bao gồm 0.5% hao hụt cho
phép ở cảng đến)
Số lượng:
Đơn vị tính là tấn, được +/-1% (về số lượng)
Giá cả:
Có thể nói giá cả là điều khoản quan trọng nhất của hợp đồng ngoại thương, mọi điều khoản khác có thể dễ dàng nhượng bộ hoặc bị thuyết phục nhưng với điều khoản này hầu hết các bên đối tác đều khơng muốn nhượng bộ. Chính vì vậy khi thương thảo hợp đồng các bên thường rất thận trọng đối với điều khoản này. Thông thường các bên phải thống nhất những nội dung sau đây.
- Quy định đồng tiền tính giá
- Phương pháp xác định giá
Có 2 hình thức giá:
Giá đã đựơc ấn định, thuật ngữ tiếng Anh gọi là outright
Hai bên mua và bán sẽ thỏa thuận một giá cố định khi ký kết hợp đồng với nhau tại thời điểm hiện tại và thời gian giao hàng cố định. Đối với hình thức này hai bên sẽ không quan tâm đến giá tại thời điểm giao hàng cao hơn hay thấp hơn giá cố định (giá lên hoặc xuống)
Giá mở hay còn gọi là giá cộng/trừ lùi dựa trên thị trường kỳ hạn, thuật ngữ
tiếng Anh gọi là differential price hay price to be fixed: Là giá chưa được quyết định
37
Phương thức kinh doanh chốt giá sau (Price-to-be-fixed – PTBF) là hình thức cho phép người mua hoặc người bán “chốt giá” tại thời điểm nào đó trong tương lai, trước hoặc sau khi thực hiện giao, nhận hàng. Người mua và người bán sẽ thỏa thuận về số lượng, chủng loại, tháng giao hàng (delivery month). Riêng đối với điều khoản giá thì hai bên mua và bán sẽ thỏa thuận một mức giá cộng thêm (plus)/ giá “trừ lùi” (minus) so với giá kỳ hạn (futures price) dựa trên tháng kỳ hạn nhất định
- Giá được dựa trên điều khoản đưa hàng lên tàu (FOB) hoặc đưa hàng vào kho của
bên mua, theo lựa chọn của bên mua.Tất cả thuế và chi phí trong nước sẽ do người bán chịu
- Trường hợp giá dựa trên điều khoản CIF: Cước vận chuyển và bảo hiểm hàng hóa
sẽ do bên bán chịu.
Thời hạn giao hàng:
- Sẽ do bên mua và bên bán thỏa thuận ở một thời điểm cụ thể. Ngày giao hàng vào
kho hoặc đưa hàng lên tàu sẽ do bên mua chỉ định. Bên mua phải gửi hướng dẫn giao hàng cho bên bán chậm nhất 10 ngày trước ngày tàu chạy.
- Trong trường hợp bên bán muốn giao hàng sớm hơn, hoặc bên mua muốn nhận
hàng sớm hơn, phải được bên còn lại chấp nhận.
Quy định cụ thể về cảng lên hàng
Cà phê được lên tàu tại cảng Thành phố Hồ Chí Minh, hoặc cảng Hải Phòng theo thỏa thuận của các bên.
Thực hiện thanh toán:
- Thanh toán bằng tiền mặt dựa trên chứng từ gốc (CAD)
- Thanh tốn theo hình thức tín dụng thư (mở LC)
- Đối với hợp đồng chưa chốt giá, nếu hàng đã lên tàu hoặc nhập kho của bên mua.
Bên bán sẽ được thanh toán tối đa 70% giá trị hợp đồng.
Kiểm định hàng hóa:
- Chỉ định cụ thể cơ quan giám định chất lượng và trọng lượng lô hàng. Các cơ quan giám định cà phê tại Việt nam như Cafecontrol, VFC, FCC…
38
- Hàng hóa phải được cân 100% trước khi đóng hàng vào container, phí sẽ do bên
bán chịu
- Bên mua phải được thông báo về lịch kiểm hàng và được quyền tham gia vào việc kiểm hàng này
- Hai bên có thể yêu cầu một tổ chức giám định thứ hai giám định hàng hóa khi xảy
ra tranh chấp, phí sẽ do bên yêu cầu chịu
- Một kí lơ gam hàng mẫu đại diện cho mỗi container sẽ đựoc gửi về văn phòng của bên mua trước khi xuất.
- Quy trình kiểm hàng và đóng hàng sẽ theo quy trình chuẩn của bên mua (quy trình của Nestle, Taloca, Strauss, Neumann… bao gồm các quy trình kiểm hàng tại kho bên bán, những yêu cầu về điều kiện container để đóng hàng vào container…)
- Những tiêu chuẩn được áp dụng cho việc kiểm hàng: ISO 6673/1983 (TCVN
6928: 2001. Tiêu chuẩn về Cà phê nhân, xác định sự hao hụt khối lượng ở 105oc). ISO
3310-2/1990 (TCVN 4334/2001), TCVN 4193/2005 (Tiêu chuẩn về bộ sàng thí nghiệm – Yêu cầu kỹ thuật và phương pháp thử)
Điều khoản phạt trong việc vi phạm hợp đồng
- 10% giá trị của hợp đồng sẽ dược bồi thường cho bên mua hoặc bên bán trong trường hợp hợp đồng này không thực hiện, hoặc chỉ thực hiện một phần.
- Trong trường hợp mức thiệt hại cho bên bị hủy hợp đồng cao hơn mức 10%, bên
hủy hợp đồng sẽ phải bồi thường cho mức thiệt hại trên thực tế.
- Trường hợp bên hủy hợp đồng khơng bồi thường thiệt hại trong khỗng thời gian
được thỏa thuận, bên bị hủy hợp đồng được quyền khởi kiện tại tòa án để giải quyết tranh chấp.
Điều khoản khác:
- Các điều khoản trong hợp đồng được thành lập dựa trên các điều khoản của hợp
đồng cà phê Châu Âu 2007 (European Contract for Coffee - E.C.C.2007)
39
2.5.2. Đàm phán nội dung của hợp đồng
Thực tế hợp đồng được soạn thảo theo sự thỏa thuận của các bên, do vậy các nội dung trên không cần phải đàm phán, việc đàm phán chỉ xảy ra trong quá trình khi thực hiện hợp đồng. Nếu bên bán vì những trở ngại khách quan cần gia hạn thời gian giao hàng, hoặc bên mua muốn nhận hàng sớm hơn thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hoặc có sự thay đổi về tháng chốt giá bán cà phê thì các bên sẽ thỏa thuận lại với nhau để thay đổi lại một số nội dung của hợp đồng