2.8.1. Lên cây hàng:
Tại kho chứa hàng của bên bán, sau khi cà phê thành phẩm đã được kiểm tra và phân loại hàng, nhân viên của kho sẽ hướng dẫn công nhân chất các bao cà phê lại với nhau thành từng cây hàng với số lượng 300-320 bao/cây đối với hàng xuất là hàng bao và 350-360 bao/cây đối với hàng xuất là hàng thổi. Tùy vào số lượng cà phê đã ký trên hợp đồng, bên bán sẽ chất số cây tương ứng bằng với số tấn hoặc nhiều hơn để cơ quan giám định và bên mua tiến hành lấy mẫu kiểm tra chất lượng
2.8.2. Tiến hành lấy mẫu và giám định chất lượng hàng hóa:
Việc giám định hàng hóa được thực hiện bởi một cơ quan giám định cụ thể theo thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng.
Bên bán sẽ gửi giấy yêu cầu giám định và hợp đồng mua bán cà phê đến công ty giám định. Bên bán cũng thông báo ngày chất cây hàng lấy mẫu cho cơ quan giám định và bên mua.
Nhân viên giám định được giao phụ trách cho lơ hàng đó sẽ đến kho của bên bán và kết hợp với nhân viên giám định của bên mua tiến hành lấy mẫu cà phê về kiểm tra chất luợng.
2.8.3. Quy trinh lấy mẫu cà phê:
Nhân viên cơ quan giám định phối hợp với Nhân viên giám định của bên mua tiến hành xăm từng bao cà phê để lấy mẫu. Số lượng mẫu để lấy khoãng 10kg/cây hàng. Mẫu này đem bỏ vào máy chia mẫu chia nhỏ cho dến khi còn lại 5 kg. Kho của bên bán sẽ giữ lại 1kg, cơ quan giám định và bên mua mỗi bên giữ 2 kg, 1 kg để làm mẫu lưu và 1 kg tiến hành kiểm tra chất lượng.
Những cây hàng sau khi lấy mẫu, sẽ được niêm chì của cơ quan giám định, bên bán hoặc của Nestle.Những cây hàng không đạt chất lượng sẽ cắt chì, đem đi tái chế và chất cây mẫu mới tiến hành lấy mẫu và kiểm tra cho đến khi đạt đủ số lượng cây hàng cần xuất theo hợp đồng.
43
2.8.4. Giám định chất lượng cà phê:
Đối với những lơ hàng mua bán khơng có kiểm tra chất lượng thử nếm cà
phê rang, thì cơ quan giám định sẽ kiểm tra cơ lý ngay tại kho của bên bán hoặc sẽ mang mẫu cà phê về kiểm tra tại phòng chất lượng của cơ quan giám định.
Đối với những lô hàng mua bán yêu cầu kiểm tra chất lượng thử nếm cà phê
rang, cơ quan giám định sẽ lấy mẫu mang về kiểm cơ lý và thử nếm tại phòng chất lượng của cơ quan giám định.
Những lô hàng bán cho Taloca: nhân viên phụ trách của Taloca sẽ tiến hành
lấy mẫu cùng nhân viên giám định và phối hợp kiểm tra chất lượng tại phòng chất lượng của cơ quan giám định.
Những lô hàng bán cho Neumann: cơ quan giám định sẽ kiểm tra chất lượng
và thử nếm tại phòng chất lượng của Neumann.
Đối với những lô hàng theo tiêu chuẩn Nestle: sẽ theo quy trình của Nestle
Bên bán chất cây hàng, bên mua và cơ quan giám định sẽ lấy mẫu kiểm tra.
Mẫu đạt, báo cho Nestle, Nestle sẽ cho nhân viên xuống lấy mẫu về kiểm tra. Khi có kết quả mẫu thử đạt, Nestle phối hợp cùng cơ quan giám định và bên mua giám sát đóng hàng.
Quy trình giám định chất lượng được thực hiện như sau:
Mẫu trước khi đóng hàng hoặc mẫu lấy trong q trình đóng hàng được bấm
chì của cơ quan giám định và chì của bên bán gởi về phịng chất lượng của bên bán và phòng chất lượng của cơ quan giám định. Tại đây, kiểm nghiệm viên kiểm tra chì, sắp xếp bịch mẫu để lưu và chia nhỏ 1 kg mẫu kiểm tra chất lượng để lấy 350 gram mẫu phân tích cơ lý và 300 gram mẫu rang thử nếm.
Phân tích cơ lý : bao gồm phân tích độ ẩm, tạp chất, hạt đen vỡ, hạt khác loại (
hạt cà mít), kích thước hạt theo các tiêu chuẩn sau:
44
- Xác định độ ẩm theo TCVN 5701-1993 và ISO 6673-1983: Cà phê nhân. Xác
định sự hao hụt khối lượng ở 105oC
- Xác định tạp chất và hạt lỗi theo TCVN 7032-2002 (ISO 10470 : 1993) Cà phê
nhân- Bảng tham chiếu đánh giá khuyết tật.
- Xác định kích thước hạt theo TCVN4807-1989 và ISO 4150-1991: Cà phê nhân -
Phương pháp xác định cỡ hạt bằng sàng tay.
Phân tích thử nếm theo TCVN 6538-1999 ( ISO 6668-1991): Cà phê nhân- chuẩn
bị mẫu thử cảm quan nhằm xác định hạt cà phê bị các lỗi sau:
- Lỗi hạt có mùi men (Fermentation)
- Lỗi hạt có mùi thối (Stinker)
- Lỗi hạt có mùi mốc (Mouldy)
- Lỗi hạt có mùi khói (Smoky)
- Lỗi hạt có mùi hóa chất (Phenol/ Chemical)
Kiểm nghiệm viên sau khi phân tích xong phải ghi số liệu vào sổ kết quả kiểm nghiệm và ghi biên bản kiểm nghiệm theo biểu mẫu quy định và thông báo kip thời cho bên bán để thực hiện việc đóng hàng cho các mẫu đạt chất lượng kiểm tra hoặc tiến hành tái chế đối với các mẫu không đạt yêu cầu chất lượng được quy định trong hợp đồng.
45