2.12.1. Tổ chức đóng hàng vào Container
Q trình đóng hàng vào cont bao giờ cũng có mặt đại diện của các bên:
Đại diện Công ty bên bán: Giám sát số lượng hàng thực xuất, giám sát
cơng tác đóng hàng vào cont.
Đại diện Cơng ty bên mua: Giám sát việc đóng hàng, cơng tác kiểm tra chất
47
Công ty giám định: Giám sát việc cân hàng để kiểm tra trọng lượng, kiểm tra
chất lượng, số lượng, bao bì và mã hiệu hàng hóa, niêm phong bấm chì và giám sát bấm seal của hãng tàu khi đóng xong hàng. Giám định viên cấp biên bản chứng nhận số lượng cho bên bán. Giám định viên gửi “Biên bản diễn biến vụ giám sát”, cùng với giấy chứng nhận số lượng, phiếu cân và phiếu tiếp nhận yêu cầu khách hàng về văn phòng để làm cơ sở cấp giấy chứng nhận.
Công ty khử trùng: Tiến hành khử trùng theo yêu cầu, thời gian, loại thuốc,
phương pháp mà người mua, người bán lựa chọn. Có hai phương pháp khử trùng thường dùng: Khử trùng trong cont sau khi hàng đã chất vào cont hoặc trùm bạt kín cây hàng đã đạt chất lượng để khử trùng (tại kho riêng)
Công nhân, vận tải: Chất hàng lên container sau đó chở hàng ra cảng theo yêu
cầu. Ngồi ra, cịn có nhiệm vụ là bảo quản hàng hóa trong q trình vận chuyển từ kho đến cảng.
2.12.2. Đóng hàng vào container
Hàng được đóng tại kho bên bán hoặc cảng giao nhận.Trước khi đóng hàng, giám định viên của cơ quan giám định và bên mua phải kiểm tra phương tiện chở hàng và kiểm tra tình trạng niêm phong của lơ hàng ( đối với các cây hàng đã được kiểm tra chất lượng trước). Việc kiểm tra sẽ theo các quy định trong quy trình kiểm hàng tại kho bên bán, những yêu cầu về điều kiện container để đóng hàng vào container.
- Container sau khi kiểm tra sẽ tiến hành dán giấy ( giấy draft hoặc carton board)
theo quy định trong hướng dẫn giao hàng.
- Khi tiến hành đóng cà phê vào cont, giám định viên sẽ giám sát việc cân trọng lượng hàng hóa bằng cân bàn. Cà phê phải được cân 100% và giám định viên ghi lại toàn bộ các mã cân vào phiếu cân hàng.
- Cà phê sau khi cân sẽ được công nhân bốc lên cont. Giám định viên sẽ xăm kiểm
tra chất lượng 100% số bao. Vị trí xăm lấy mẫu thay đổi linh hoạt ở phần đầu, phần giữa hoặc phần cuối bao. Giám định viên phải loại ra tất cả những bao cà phê không đạt chất lượng như độ ẩm cao, có mùi mốc, mùi hơi, tạp chất cao, hạt lỗi hoặc đen vỡ cao.
48
- Giám định viên phải giám sát bao bì, mã hiệu và số lượng hàng hóa. Cà phê phải
đóng trong bao đay mới chắc chắn, không được lộn trái, không vá, miệng bao phải được may kín, chắc bằng dây đay xe. Những bao cũ, rách, bao khác loại sẽ phải thay bao mới đạt tiêu chuẩn. Mã hiệu hàng hóa phải được đánh lên từng bao, rõ ràng và sạch sẽ. Khơng được sử dụng những bao bì đã có mã hiệu khác đóng hàng rồi đánh mã hiệu mới ở mặt bên. Kiểm tra chặt chẽ việc xếp cà phê lên container bằng phương pháp đếm giây hoặc phát thẻ khi công nhân vác bao lên container
- Sau khi đóng đủ số lượng, nhân viên bên bán sẽ dán ký mã hiệu đã đánh sẵn trên
giấy trước đó ở phía trong cánh cửa container rồi đóng cửa cont. Giám định viên sẽ bấm seal do hãng tàu cấp
- Đối với những lô hàng quy định khử trùng trong container, nếu loại thuốc khử
trùng là thuốc viên (Fostoxin), nhân viên khử trùng sẽ đặt túi thuốc vào phía trong cửa cont trước khi đóng cửa cont lại và bấm chì của bên mua, chì của cơ quan giám định hoặc chì của cơng ty khử trùng. Sau thời gian tác dụng của thuốc, nhân viên khử trùng phải lấy bả thuốc ra khỏi container có sự giám sát của đại diện bên mua hoặc đại diện bên bán và công ty giám định
- Đối với loại thuốc nước (Methyromide), nhân viên khử trùng sẽ bơm thuốc vào
container qua lớp ron giữa 2 cánh cửa của container.
- Trong trường hợp bên bán và bên mua thỏa thuận không thực hiện quy trình chất
từng cây lấy mẫu mà cà phê sẽ được đóng thẳng vào container, mẫu cà phê được lấy trực tiếp trong quá trình đóng hàng. Việc kiểm tra chất lượng cho từng cont hàng sẽ được tiến hành sau khi đóng hàng xong. Nếu trong trường hợp mẫu hàng của container khơng đạt chất lượng thì phải thực hiện việc móc hàng ra khỏi cont, thay hàng khác hoặc bên bán sẽ làm thư cam kết chịu trách nhiệm khi hàng không đạt yêu cầu tại nơi nhận hàng tùy vào thỏa thuận của hai bên.
- Kết thúc q trình đóng hàng, giám định viên u cầu đại diện bên bán, nhân viên
gián định bên mua xác nhận và ký tên vào giấy giám sát số lượng thể hiện chi tiết số cont, số seal, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, trọng lượng bì của từng container. Bên bán sẽ giữ 1 bản để làm chứng từ.
49
- Nhân viên bên bán ghi số cont, số seal vào mặt sau tờ khai báo hải quan để tiến
hành thanh lý hải quan. Hàng xuất bắt đầu vận chuyển xuống bãi để làm thủ tục hạ bãi theo quy định của hãng tàu..
2.13. Trường hợp hàng giao tại kho ngoại quan
Chi phí vận chuyển đến kho ngoại quan do bên bán chịu. Khi xuất hàng, vẫn phải có sự giám sát của Cafe Control và bên mua. Hàng hóa sau khi đóng vào cont sẽ được Hải quan niêm chì. Trường hợp này, đóng hàng vào container và làm thủ tục hải quan do kho ngoại quan tiến hành. Đến lúc nào hàng hóa được xuất đi thì bên mua phải thơng báo cho bên bán để bên bán lập các chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng của bên mua.
Hình 2.2 : Những bao cà phê được đóng vào container
2.14. Đưa hàng về bãi - Chờ xuất
Hạ bãi
Sau khi hồn tất quy trình đóng hàng, bên bán sẽ vận chuyển container chứa cà phê đến nơi hạ bãi đúng ngày, đúng giờ theo quy định của hãng tàu vận chuyển. Nếu thời gian hạ bãi trễ hơn thời gian quy định thì lơ hàng này sẽ khơng vào được sổ tàu, do
50
đó khơng được xếp lên tàu vận chuyển (hay còn gọi là rớt tàu).Trong trường hợp này, bên bán sẽ phải làm lại quy trình đặt chổ trên tàu và vận chuyển container chứa cà phê đến nơi hạ bãi mới được quy định trong xác nhận đặt chỗ của hãng tàu.
Thanh lý tờ khai hải quan
Khi cà phê hạ bãi, nhân viên giao nhận bên bán sẽ đưa tờ khai hải quan cho nhân viên giám sát cont của hải quan đóng dấu xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát. Đến đây là hoàn tất các thủ tục hải quan cho lô hàng xuất.
Vào sổ tàu
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai hải quan, tờ khai số cont, số seal đến phòng điều độ cảng để vào sổ tàu.Như vậy bên bán đã hoàn thành việc giao hàng cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển, xếp hàng lên tàu và cấp vận đơn (Bill of lading) cho bên bán.
Hình 2.3: Bãi container tại cảng Cát Lái
2.15. Thủ tục thanh toán
Lập chứng từ
Sau khi thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng cho bên mua, bên bán bắt đầu làm các chứng từ giao cho bên mua để bên mua thực hiện thanh toán hợp đồng. Bộ chứng từ bao gồm:
51
o Vận đơn đường biển ( Bill of Lading- B/L)
Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do hãng tàu cấp và được bên mua sử dụng để thực hiện việc nhận hàng tại cảng đến. Vận đơn sẽ được cấp sau khi tàu chạy
Nhân viên phòng kinh doanh bên bán dựa vào hướng dẫn giao hàng, xác nhận đặt chỗ của hãng tàu, tờ khai hải quan, giấy giám sát số lượng của cơ quan giám định để lập chi tiết Bill bao gồm các thông tin về: Tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, tên người được thông báo nhận hàng, tên tàu và số chuyến tàu, tên hàng và số lượng, nhãn hàng, cảng lên hàng, cảng dỡ hàng, điều kiện vận chuyển hàng,điều kiện cước tàu, số cont, số seal, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì của từng container, ngày tàu chạy…rồi gửi chi tiết B/l qua email sang hãng tàu để hãng tàu làm B/l nháp (draft bill). Hãng tàu sẽ dựa vào sổ tàu để kiểm tra các thông tin khai báo trên chi tiết B/l, đặc biệt là các số container, số seal sau đó lập bill nháp gửi lại cho nhân viên phụ trách chứng từ của bên bán. Khi các thơng tin đã chính xác, nhân viên phụ trách chứng từ sẽ xác nhận với bộ phận làm B/l của hãng tàu, đến hãng tàu đóng phí làm B/l ( phí THC), phí seal và lấy Bill (gồm 3 bản gốc và 3 bản copy).
2.15.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice- Provision Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ do bên bán lập giao cho bên mua để bên mua thực hiện nghĩa vụ thanh tốn hàng hóa.
Trên hóa đơn thương mại thể hiện tên và địa chỉ người bán, người mua, số vận đơn, số tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, số lượng cà phê xuất, đơn giá, tổng giá trị thanh tốn của lơ hàng, tên và địa chỉ ngân hàng chuyển tiền và số tài khoản của người thụ hưởng.
Nếu hợp đồng đã chốt giá, thì bên bán sẽ làm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) để bên mua thanh tốn tồn bộ số lượng đã giao. Nếu hợp đồng chưa chốt giá thì bên bán sẽ làm hóa đơn tạm tính (Provision Invoice) để nhận thanh toán 70% giá trị hợp đồng. 30% cịn lại bên bán sẽ làm hóa đơn cuối cùng (Final Invoice) sau khi giá đã được chốt.
52
Giấychứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin): là giấy chứng nhận xuất
xứ hàng hóa được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (do Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam cấp) cho hàng hóa xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam theo đúng quy định xuất xứ của nước nhập khẩu và quy định cấp C/O của Việt Nam. Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ thể hiện nguồn gốc hàng. Các loại from C/O thường cấp cho cà phê gồm có:
- C/O form B (from thường) cấp cho hàng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam (theo
quy định xuất xứ không ưu đãi của nước nhập khẩu).
- C/O form A: chỉ cấp cho hàng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam ( theo quy định
xuất xứ để được hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP) xuất sang các nước Australia, Canada, Japan, New Zealand, Norway, Switerland, Belarus, Bulgaria, Russia, E.U…
- C/O form ICO: giấy chứng nhận cà phê thuộc Hiệp Hội Cà phê Thế Giới
- C/O form D: do Bộ Công thương cấp cho hảng xuất khẩu có xuất xứ Việt Nam
(theo quy định xuất xứ để được hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định CEPT) xuất sang các nước ASEAN
- Các trường hợp không cấp được C/O, khi khách hàng yêu cầu và phù hợp với quy
định, có thể xem xét cấp Giấy chứng nhận-Certificate.
Bộ hồ sơ xin cấp C/O bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận xuất xứ form C (khai qua mạng)
- Form ICO: gồm 6 tờ. Một tờ gốc còn lại là các bản Copy. 1 tờ màu xanh và 5 tờ
màu trắng (trong đó có tờ gốc). Sau khi đã duyệt, Bộ Thương Mại giữ lại 2 bản. Bên mua sẽ nhận 3 bản (1 bản gốc + 2 bản Copy), bản còn lại bên bán lưu hồ sơ.
- Form A hoặc B: gồm 5 bản. 1 bản gốc có đóng dấu ORIGINAL và 4 bản Copy.
- Hóa đơn thương mại: 2 bản
- Tờ khai Hải quan: 2 bản- là bản copy, đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH”.
- Vận đơn: 3 bản có đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH”.
- Bảng kê hàng hóa: Sử dụng khi hàng hóa thu mua trực tiếp từ người dân, khơng
có hóa đơn đỏ.
53
- Bảng copy hóa đơn đỏ, đóng dấu SAO Y BẢN CHÍNH khi hàng được mua từ
những nguồn khác và có cấp hóa đơn.
Thủ tục làm C/O
Nhân viên phụ trách chứng từ bên bán khai trên mạng theo mẫu C/O của Phòng Thương Mại và Công Nghiệp và được cấp mã vạch trên đơn. In đơn đã có mã vạch cùng tồn bộ hồ sơ đến nộp tại Phịng Thương Mại và Cơng Nghiệp (viết tắt và VCCI) có trụ sợ đặt tại 171 Võ Thị Sáu. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, nhân viên phụ trách phòng Thương mại cho máy quét qua mã vạch trên from để kiểm tra nội dung khai báo và tiến hành các thủ tục cấp C/O. Thơng thường sau 6 tiếng là có thể nhận lại C/O.
2.16. Chứng thư trọng lượng và chất lượng của lô hàng ( Weight & Quality Certificate) Certificate)
Giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng sẽ do cơ quan giám định cấp.
Giám định viên của cơ quan giám định gửi báo cáo đóng hàng, phiếu giám sát
đóng hàng về cho phịng cấp chứng thư.
Kết quả phân tích cơ lý và thử nếm cùng biên bản kiểm nghiệm của lô hàng cũng
được kiểm nghiệm viên của phòng chất lượng gửi về cho phòng cấp chứng thư
Sau khi nhận được bản bill nháp đúng, nhân viên giao nhận bên bán sẽ gửi cho cơ
quan giám định tiến hành cấp chứng thư trọng lượng và chất lượng cho lơ hàng
Ngồi ra, tùy vào u cầu trong hướng dẫn giao hàng, cơ quan giám định còn cấp
thêm các chứng thư sau:
- Chứng thư xác nhận nấm mốc (Ocratoxine Certificate)
- Chứng thư sức khỏe (Health Certificate)
2.17. Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary certificate)
Do cơ quan bảo vệ thực vật cấp cho hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc thực vật, xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc…. và trong đó khơng có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng.
Sau khi có kết quả kiểm dịch, chi cục kiểm dịch sẽ cấp giấy chứng nhận kiểm dịch cho bên bán.
54
2.18. Giấy chứng nhận khử trùng (Fumigation Certificate)
Sau khi khử trùng xong, nhân viên công ty khử trùng sẽ lập “Giấy công tác khử trùng” gửi về phịng cấp chứng thư của cơng ty. Dựa trên phiếu này và phiếu yêu cầu khử trùng, hợp đồng mua bán và bản nháp của vận đơn đường biển do bên bán gửi đến, Công ty khử trùng sẽ cấp chứng nhận côn trùng trong cà phê đã được diệt theo yêu cầu bên mua.
2.19. Giao chứng từ bản gốc cho bên mua
Bên bán có thể gửi chứng từ qua chuyển fax nhanh hoặc trực tiếp giao tại văn phòng bên mua.
Bộ chứng từ thanh toán phải đúng các loại chứng từ mà bên mua quy định trong
hướng dẫn giao hàng. Thông thường bộ chứng từ bao gồm:
- 03 bản chính và 3 bản copy vận đơn đường biển
- 03 Hóa đơn thương mại
- 03 Giấy chứng nhận xuất xứ form A hoặc B
- 03 Giấy chứng nhận xuất xứ form ICO
- 03 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
- 03 Giấy chứng nhận khử trùng
- 03 Giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng
Bên mua nhận và kiểm tra tất cả chứng từ, nếu có chứng từ khơng đúng thì tùy
từng trường hợp mà yêu cầu bên bán sửa lại hoặc xin cấp lại bản mới. Trường hợp tất cả chứng từ đều đúng, bên mua sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng cho bên bán.
2.20. Thực hiện thanh toán
Trong kinh doanh ngày nay, thanh toán quốc tế đang ngày trở nên phổ biến. Những phương thức thanh toán truyền thống như tiền mặt đã dần được thay thế bằng những phương thức thanh tốn hiện đại hơn, nhanh chóng hơn. Riêng đối với lĩnh vực cà phê, hiện nay các bên sử dụng các hình thức thanh tốn sau:
2.20.1. Thanh tốn bằng chuyền tiền (ngoại tệ) dựa trên chứng từ gốc (CAD)
55
Bên bán giao chứng từ cho bên mua, bên mua sẽ thanh toán cho bên bán bằng
chuyển khoản từ tài khoản bên mua tại nơi đặt trụ sở chính chuyển trực tiếp về tài khoản bên bán tại Việt nam. Hạn chế của việc thanh tốn này là bên bán mất khỗng