9. Kết cấu khóa luận
2.1. Sản phẩm thông tin thư viện
2.1.1. Hệ thống mục lục
“Hệ thống mục lục (hay thường gọi là mục lục) là tập hợp các đơn
vị/phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/một nhóm cơ quan thơng tin, thư viện” [10, tr. 37].
Mục lục được thể hiện dưới nhiều dạng:
-Mục lục dạng phiếu
-Mục lục dạng sách in
-Mục lục COM
-Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC)
Trong cơ quan TT-TV hệ thống mục lục giữ vai trị vơ cùng quan trọng là giúp NDT xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Là cơ sở để bạn đọc lựa chọn và mượn tài liệu, mục lục cũng phản ánh trữ lượng, thành phần của kho tài liệu, nó trợ giúp thêm cho việc lựa chọn tài liệu bằng việc kết hợp và sử dụng các thông tin khác về tài liệu mà chúng không được sử dụng để làm dấu hiệu xây dựng mục lục. Trong công tác nghiệp vụ thư viện, mục lục được sử dụng rộng rãi trong việc bổ sung và chỉnh lý kho sách, nó là tài liệu tham khảo cho cán bộ TT-TV. Hiện nay, Trung tâm LT&TV chỉ sử dụng mục lục truy cập công cộng trực tuyến thực hiện trên phần mềm thư viện Tulip.
Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC) hỗ trợ NDT cũng như các cán bộ thư viện tìm và tra cứu thơng tin trên máy tính: khả năng tìm kiếm thơng tin về tài liệu một cách nhanh chóng, đơn giản, cập nhật và kịp thời, tính chính xác, độ tin cậy của thơng tin trong các các kết quả tìm kiếm,...
OPAC là một trong những sản phẩm thơng tin được xây dựng nhằm mục đích làm cơng cụ tìm kiếm tài liệu có trong Trung tâm LT&TV Học viện CSND. NDT có thể truy cập OPAC qua mạng Internet để tìm kiếm thơng tin về tài liệu có trong Trung tâm. Qua hệ thống tra cứu này, NDT có thể tìm kiếm dữ liệu thư mục về các ấn phẩm, qua đó xác định vị trí tài liệu có trong các kho sách, tình trạng lưu hành của tài liệu và đặc biệt là giúp NDT xác định đúng nhu cầu tài liệu trước khi đến Trung tâm biết loại nào được mượn về nhà hay đọc tại chỗ.
Bên cạnh đó, OPAC cịn giúp NDT kiểm sốt tình hình mượn sách của mình thơng qua tài khoản mà hệ thống cấp cho. NDT có thể nắm mình đang mượn những tài liệu nào, thời hạn nào phải trả những tài liệu đó, có cuốn nào quá hạn hay không,…
Để NDT dễ dàng biết cách tra cứu trong OPAC, hệ thống đã có hỗ trợ trực tuyến hướng dẫn NDT cách thức để tra cứu, truy cập hệ thống, xem kết quản và giải thích rõ các yếu tố mô tả trong biểu ghi kết quả, cách thức yêu cầu mượn tài liệu,…