9. Kết cấu khóa luận
2.2. Dịch vụ thông tin thư viện
2.2.1. Cung cấp tài liệu gốc
2.2.1.1. Dịch vụ đọc tại chỗ
Dịch vụ đọc tại chỗ là hình thức phục vụ mang tính truyền thống của các cơ quan TT-TV. Đây là dịch vụ cơ bản cung cấp các tài liệu gốc giúp NDT thỏa mãn u cầu thơng tin của mình. Đọc tài liệu tại chỗ là hình thức cung cấp tài liệu giúp NDT sử dụng trực tiếp tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của mình.
Đối với dịch vụ đọc tại chỗ, thời gian phục vụ theo quy định của Trung tâm từ 7h15 - 17h, buổi tối từ 19h15 - 21h15 các ngày trong. Nhiệm vụ của cán bộ là hướng dẫn bạn đọc cách tìm tài liệu, tìm thơng tin, trả lời các câu hỏi của bạn đọc,… Khi vào phịng đọc, bạn đọc phải xuất trình thẻ thư viện. NDT sau khi tra cứu tài liệu sẽ trực tiếp lấy tài liệu trên giá đối với phịng đọc phục vụ theo hình thức kho mở hoặc viết phiếu yêu cầu tài liệu để cán bộ thư viện tìm tài liệu trong kho đối với phịng đọc theo hình thức kho đóng.
❖ Hình thức kho mở
Hiện nay, Trung tâm đang tiến hành phục vụ bạn đọc tại chỗ theo hình thức kho mở đối với các phòng đọc là phòng tài liệu tổng hợp, phịng tài liệu nghiệp vụ, phịng Hồ Chí Minh và phịng báo, tạp chí. Ở các phịng đọc này, sau khi xuất trình thẻ thư viện NDT có thể tiếp xúc trực tiếp với các giá sách để lấy tài liệu mà không cần viết phiếu.
Tài liệu được sắp xếp và phân loại theo khung phân loại DDC, ở mỗi đầu kệ có dán ký hiệu bảng phân loại và các mơn loại trên từng kệ giúp bạn đọc có thể tự tìm và chọn tài liệu phù hợp. Các phịng đọc mở là nơi có số
38
lượng NDT sử dụng nhiều nhất, khơng gian phịng đọc thoáng mát, rộng rãi, cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ và hiện đại. Các giá sách được bố trí ngay gần các bàn đọc tại chỗ thuận tiện cho việc đổi tài liệu mà không cần đi xa.
Ưu điểm
- Các tài liệu cùng môn loại được tập trung vào một chỗ, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT chọn lựa tài liệu, đọc ngay tại chỗ, không mất thời gian viết phiếu yêu cầu.
- Việc tài liệu được sắp xếp theo các ngành, lĩnh vực khoa học đã giúp cho NDT xác định nhanh vị trí tài liệu được sắp xếp theo các ngành họ cần và tiếp cận được nhiều tài liệu cùng lúc của cùng một lĩnh vực, lựa chọn ngay trong số đó những cuốn sánh phù hợp nhất với vấn đề họ quan tâm. Bên cạnh đó, việc tiếp cận trực tiếp với nhiều tài liệu cùng lúc cũng có thể giúp NDT mở rộng phạm vi tìm kiếm và nảy sinh nhu cầu tin mới.
- Các phòng đọc đều được trang bị cơ sở vật chất, hệ thống các trang thiết bị hiện đại như: hệ thống camera, hệ thống cổng từ, máy tra cứu, máy mượn trả tự động,… tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện trong việc đảm bảo quản vốn tài liệu và phục vụ NDT. Khơng gian phịng đọc rỗng rãi tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu của NDT
Nhược điểm: NDT vẫn chưa thành thạo trong việc tra cứu và tìm kiếm
tài liệu trên giá. Kho sách bị đảo lộn, sách xếp sai vị trí.
❖ Hình thức kho đóng
Căn cứ nhu cầu học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên trong toàn trường. Trung tâm tổ chức phục vụ NDT theo hình thức kho đóng tại các phịng: Phịng Luận án - luận văn - khóa luận, phịng tài liệu ngoại văn. Để đọc được tài liệu trong phòng đọc này, NDT phải viết phiếu yêu cầu, cán bộ thư viện có nhiệm vụ tìm đúng tài liệu được yêu cầu.
Trong q trình phục vụ, cán bộ thư viện có trách nhiệm trả lời các câu hỏi thuộc phạm vi quản lý, đồng thời theo dõi bạn đọc sử dụng tài liệu, xử
39
phạt các trường hợp vi phạm, nhận lại tài liệu và thống kê lượt phục vụ. Tài liệu trong kho được sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt. Trên mỗi ngăn giá để tài liệu có ghi số thứ tự theo khoảng số đăng ký cá biệt của những tài liệu được sắp xếp trên giá đó.
Ưu điểm: Tránh được mất mát tài liệu và xáo trộn trong kho. Cán bộ lấy
sách phục vụ bạn đọc nhanh vì lấy theo số đăng ký cá biệt.
Nhược điểm: Thủ tục phức tạp, bạn đọc không được trực tiếp tiếp xúc với
tài liệu để lựa chọn nên nhiều khi mượn phải tài liệu không mong muốn. Qua khảo sát NDT tại Trung tâm, dịch vụ đọc tại chỗ, cho thấy có tới 52.4% thường xuyên sử dụng, 38.7% thỉnh thoảng mới sử dụng và 8.9% không bao giờ sử dụng dịch vụ này (Biểu đồ 2.5).
60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 52,4 38,7 8,9
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
Biểu đồ 2.5 Tần suất sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ
Chất lượng dịch vụ đọc tại chỗ của Trung tâm được NDT sử dụng đánh giá khá tích cực, được minh chứng bằng tỷ lệ 63.1% số người được hỏi đánh giá chất lượng dịch vụ đạt ở mức tốt, 28.5% đánh giá khá và 8.4% đánh giá trung bình (Biểu đồ 2.6). Điều này cho thấy sự nỗ lực của cán bộ Trung tâm trong phục vụ nhu cầu sử dụng đọc tài liệu của NDT.
40
8
28,2
63,7
Tốt Khá Trung bình
Biểu đồ 2.6 Đánh giá chất lượng dịch vụ đọc tại chỗ 2.2.1.2. Dịch vụ mượn về nhà
Sử dụng dịch vụ mượn tài liệu về nhà NDT có thể mang tài liệu về nhà sử dụng trong một thời gian nhất định, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT nghiên cứu chuyên sâu về tài liệu phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và học tập [13, tr. 7].
Dịch vụ mượn về nhà hiện nay được triển khai tại phịng mượn giáo trình và phịng tài liệu tổng hợp.
❖Đối với phịng mượn giáo trình
NDT tại Học viện CSND có thể mượn tài liệu là giáo trình trong suốt 4 năm học tại trường. Đối tượng phục vụ chủ yếu của dịch vụ mượn về nhà là giảng viên và học viên đang theo học tại Học viện. Phịng mượn giáo trình bao gồm phịng mượn giáo trình nghiệp vụ chun ngành và phịng mượn giáo trình chính trị - pháp luật.
Thời gian cho mượn tài liệu giáo trình được quy định cụ thể là một học kỳ. Hình thức mượn là mượn tập thể đối với đối tượng là các các học viên hệ quân sự và mượn cá nhân đối với đối tượng là học viên hệ dân sự.
41
Do đặc thù của Học viện nên đối với đối tượng là bạn đọc hệ quân sự, Trung tâm phải đảm bảo 100% học viên phải có tài liệu để học tập và nghiên cứu. Mỗi lớp sẽ cử ra một lớp phó học tập phụ trách việc mượn - trả tài liệu cho cả lớp. Lớp phó học tập sẽ liên hệ với thư viện để tiến hành thủ tục mượn - trả tài liệu. Tài liệu giáo trình được mượn căn cứ vào lịch huấn luyện của phòng đào tạo cho các lớp cụ thể ở mỗi học kỳ. Số lượng giáo trình mượn căn cứ vào quân số của lớp. Khi mượn tài liệu NDT phải xuất trình thẻ thư viện, đăng ký danh mục, số lượng tài liệu cần mượn và thời gian mượn tài liệu. Kiểm tra và ký xác nhận khi giao nhận tài liệu, NDT phải thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu (đối với tài liệu nghiệp vụ)..
❖Đối với phòng tài liệu tổng hợp
Dịch vụ này dành cho tất cả các đối tượng NDT tại Học viện. Tài liệu tại đây được tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở, bạn đọc có thể trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu. Nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin một cách tối đa, tiện lợi nhất cho bạn đọc, tháng 4/2018 Trung tâm đã triển khai hệ thống mượn trả sách tự động 24/7. Các tài liệu ở trong kho đều được dán mã vạch và toàn bộ thẻ của NDT đã được nhập vào modul quản lý bạn đọc và đã được mã hóa. Vì thế các thủ tục, thao tác trong q trình lưu thơng tài liệu như ghi mượn, ghi trả, xác nhận tình trạng tài liệu trước khi cho mượn, theo dõi ấn phẩm quá hạn, thống kê,… thông qua modul lưu thông.
Qua việc mượn - trả tài liệu tự động cán bộ thư viện không mất thời gian phải ghi vào sổ mượn - trả của bạn đọc. Việc áp dụng công nghệ mã vạch vào công tác mượn - trả tự động đã tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho bạn đọc và các bộ thư viện.
Ưu điểm: Góp phần giải quyết nhu cầu đọc tài liệu của những bạn đọc
khơng có thời gian đến đọc tại Trung tâm. Tạo điều kiện cho NDT sử dụng khai thác triệt để kho sách hiện có của Trung tâm.
42
Nhược điểm: Nhiều bạn đọc giữ tài liệu lâu nên khó khăn trong việc địi
sách quá hạn ảnh hưởng đến vòng quay của tài liệu, chất lượng tài liệu.
Kết quả khảo sát tại Trung tâm về dịch vụ mượn về nhà cho thấy có 22.9% NDT thường xuyên sử dụng dịch vụ này 53.2% thỉnh thoảng sử dụng và 25.9% không sử dụng dịch vụ (Biểu đồ 2.7). 60,0 53,2 50,0 40,0 20,9 20,0 10,0 0,0
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
Biểu đồ 2.7 Tần suất sử dụng dịch vụ mượn về nhà
Về chất lượng dịch vụ mượn tài liệu về nhà NDT đánh giá như sau:
7,3
25,8
66,9
Tốt Khá Trung bình
Biểu đồ 2.8 Đánh giá chất lượng dịch vụ mượn về nhà
NDT đánh giá chất lượng dịch vụ mượn về nhà khá cao. Đa số NDT đều đánh giá dịch vụ có chất lượng khá trở lên 66.9% đánh giá tốt, 25.8%
đánh giá khá và chỉ 7.3% đánh giá trung bình (Biểu đồ 2.8). Điều này cho thấy dịch vụ mượn về nhà đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng của NDT.