9. Kết cấu khóa luận
2.2. Dịch vụ thông tin thư viện
2.2.3. Dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện
Tài liệu đa phương tiện là nhóm tài liệu mà thông tin được lưu trữ trên những vật mang tin đặc biệt. Muốn khai thác, sử dụng những tài liệu này phải cần một số thiết bị phù hợp. Hiện nay, Trung tâm đưa vào phục vục phòng đa phương tiện tại tầng 10 của Trung tâm. NDT có thể tra cứu Internet miễn phí
45
(dùng mạng nội bộ), tìm các tài liệu điện tử, tra cứu các CSDL của Trung tâm, trên CD - ROM, … NDT chỉ được sử dụng các phần mềm đã được cài đặt sẵn để tra cứu, khơng được phép xóa hoặc cài đặt thêm các chương trình khác cũng như khơng được tháo lắp bất cứ bộ phận nào của máy tính.
Qua khảo sát NDT tại Trung tâm về đánh giá chất lượng dịch vụ cho thấy có 45.1% NDT đánh giá tốt, 37.1% NDT đánh giá khá và 17.8% NDT đánh giá trung bình (Biểu đồ 2.10). Với hạ tầng trang thiết bị được cung cấp đầy đủ và hiện đại đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng dịch vụ đa phương tiện của NDT.
17,8
45,1
37,1
Tốt Khá Trung bình
Biểu đồ 2.10 Đánh giá chất lượng dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện 2.2.4. Dịch vụ sao in băng đĩa
Dịch vụ sao in băng đĩa là dịch vụ bắt buộc NDT phải sử dụng sau khi họ tiến hành bảo vệ khóa luận, đề tài nghiên cứu, luận văn, luận án tại Học viện. NDT phải nộp cho Trung tâm 1 đĩa CD chứa nội dung bài nghiên cứu của mình. Nội dung và cấu trúc của đĩa CD phải được thực hiện theo quy định của Trung tâm. Dịch vụ này có khá ít NDT sử dụng và được thực hiện theo yêu cầu của từng cá nhân cụ thể. Phí sử dụng dịch vụ được tính theo giá quy định.
46
Qua khảo sát cho thấy dịch vụ sao in băng đĩa được NDT sử dụng khá ít, tuy nhiên chất lượng dịch vụ được đánh giá khá cao có tới 57.2% NDT đánh giá tốt, 17.8% đánh giá khá và 25% đánh giá trung bình (Biểu đồ 2.11).
25
57,2 17,8
Tốt Khá Trung bình
Biểu đồ 2.11 Đánh giá chất lượng dịch vụ sao in băng đĩa 2.2.5. Dịch vụ trao đổi thông tin
2.2.5.1. Dịch vụ trưng bày, triển lãm sách
Cùng với các dịch vụ cung cấp thông tin cho NDT, Trung tâm rất quan tâm tới công tác quản bá, triển lãm, giới thiệu sách nhằm giới thiệu đến NDT những tài liệu mới nhất hoặc tài liệu theo chuyên đề cụ thể. Các buổi triển lãm được tổ chức nhân dịp những ngày lễ lớn của cả nước hoặc ngày truyền thống của Học viện. Trong những năm gần đây Trung tâm đã tổ chức một số cuộc triển lãm có hiệu quả như: Triển lãm trưng bày sách về chủ đề “Công an nhân dân làm theo lời Bác dặn”, ngày hội sách “Đọc sách mở tương lai”, triển lãm các tài liệu về Hồ Chí Minh nhân dịp sinh nhật Bác (19/5),… các buổi triển lãm đã thu hút đông đảo sự tham gia của NDT, qua đó Trung tâm có điều kiện giới thiệu thường xuyên tới các hoạt động của mình.
Dịch vụ trưng bày, triển lãm sách đã làm cho thấy được những ưu điểm nổi bật ở tính linh hoạt và trực quan. Thơng qua trưng bày, triển lãm sách thư
47
viện sẽ nhận được những đóng góp về nội dung cũng như hiệu quả của tài liệu đối với NDT và đó Trung tâm sẽ có những chính sách bổ sung phù hợp với nhu cầu nghiên cứu, học tập và giảng dạy trong Học viện.
2.2.5.2. Hội thảo, hội nghị
Hội nghị, hội thảo là một hình thức hoạt động khá phổ biến đối với các thư viện. Trung tâm LT&TV cũng thường xuyên tổ chức buổi hội nghị, hội thảo, tham luận về việc nâng cao chất lượng hoạt động của Trung tâm và việc ứng dụng những thành tựu công nghệ mới. Những vấn đề được bàn tới trong hội nghị, hội thảo là những vấn đề mới, liên quan chặt chẽ tới mục tiêu, định hướng và sự phát triển của hoạt động TT-TV.
Ngoài ra hội nghị bạn đọc cũng được lãnh đạo Học viện quan tâm, được tổ chức một năm một lần nhằm tiếp cận những ý kiến đóng góp, đề xuất của NDT để cải tiến chất lượng phục vụ của thư viện theo hướng ngày một tốt hơn. Qua các hội nghị, cán bộ thư viện có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với NDT, lắng nghe những ý kiến đóng góp của họ về cả các khâu trong hoạt động thông tin thư viện như bổ sung tài liệu, hệ thống tra cứu, chất lượng các sản phẩm và dịch vụ TT-TV, thái độ phục vụ của cán bộ thư viện. Qua đó Trung tâm có những giải pháp cải tiến để nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, đưa ra những điều chỉnh để NDT tiếp cận đối đa nguồn thơng tin có trong thư viện, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của NDT trong Học viện CSND.
Hiện tại, Trung tâm chưa có đội ngũ các cộng tác viên cho hoạt động này nên mỗi lần tơ chức hội nghị, khó khăn lớn nhất đối với các nhà tổ chức là tìm các diễn thuyết sao cho phù hợp với nhu cầu của NDT. Hội thảo, hội nghị bạn đọc là hình thức hoạt động phổ biến khơng chỉ đối với Trung tâm LT&TV Học viện CSND mà còn đối với các Trung tâm TT-TV khác. Hội nghị nhằm mang đến cho NDT những thơng tin có liên quan tới các vấn đề thời sự nóng hổi đang được họ quan tâm.
48
2.3. Cơng tác tạo lập các sản phẩm và tổ chức các dịch vụ thông tin thư viện tại tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Học viện Cảnh sát nhân dân viện tại tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Học viện Cảnh sát nhân dân
2.3.1. Tạo lập các sản phẩm thông tin – thư viện
Các sản phẩm TT-TV tại Trung tâm như đã trình bày cho đến nay đều được ứng dụng CNTT để xây dựng, tổ chức và quản lý đem lại hiệu quả cao trong công tác phục vụ NDT.
Các sản phẩm TT-TV hiện đại ra đời và hoạt động trên nền tảng của máy tính và mạng máy tính nên bản thân mỗi sản phẩm đều đã thể hiện sự can thiệp mạnh của CNTT. Các sản phẩm này tại Trung tâm hiện vẫn đang hoạt động tốt và không ngừng được cập nhật, bổ sung gia tăng số lượng biểu ghi.
2.3.2. Tổ chức các dịch vụ thông tin thư viện
Các hoạt động của dịch vụ mượn - trả tài liệu được thay thế hồn tồn từ thủ cơng sang hiện đại. Tại Trung tâm đã sử dụng phân hệ mượn - trả trên phần mềm Tulip với sự trợ giúp của đầu đọc mã vạch. Các thông tin của bạn đọc trong quá trình mượn - trả được quản lý nhanh chóng, thuận tiện và chính xác trên máy tính, tiết kiệm thời gian và cơng sức của cán bộ thư viện và NDT.
Công tác tạo dựng sản phẩm và tổ chức dịch vụ TT-TV tại Trung tâm bước đầu đã có những kết quả. Tuy nhiên, sản phẩm tạo ra chưa thực sự thỏa mãn được nhu cầu của NDT cũng như việc tổ chức các dịch vụ chưa phong phú để NDT có thể tiếp cận và khai thác triệt để các nguồn lực thơng tin có trong thư viện. Đây là điều cần được Trung tâm quan tâm và có kế hoạch, giải pháp cải thiện để các SP&DV TT-TV phát huy được sức mạnh vốn có của nó.
2.4. Các yếu tố hỗ trợ
2.4.1. Nguồn nhân lực
Trong quá trình tổ chức và triển khai các SP&DV TT-TV, cán bộ thư viện là người trực tiếp tạo ra các sản phẩm, đồng thời là người tổ chức, triển khai các dịch vụ TT-TV, do đó họ đóng vai trị quan trọng cho chất lượng các
49
SP&DV TT-TV. Tổng số cán bộ thuộc Trung tâm hiện có 60 cán bộ. Trong đó có 1 Giám đốc, 3 Phó giám đốc và 56 cán bộ được phân vào 3 đội chức năng. Theo đó, đội thư viện và lưu trữ gồm 21 cán bộ; đội bảo mật và quản trị mạng có 11 cán bộ; đội in, chế bản tài liệu có 20 cán bộ.
Trình độ học vấn của cán bộ Trung tâm gồm:
- 2% có trình độ tiến sĩ.
- 11% có trình độ thạc sĩ.
- 72% có trình độ đại học.
- 15% có trình độ cao đẳng và trung cấp
Hàng năm, Trung tâm không ngừng bổ sung số lượng cán bộ, đồng thời tổ chức đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ để cán bộ của Trung tâm có thể bắt kịp với nhịp độ phát triển chung của ngành TT-TV trong nước cũng như thế giới để nâng cao chất lượng phục vụ cho NDT của Trung tâm. Các cán bộ thư viện của Trung tâm luôn được quan tâm về đời sống vật chất và tinh thần tạo điều kiện cho họ học tập, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, yên tâm phát huy khả năng, năng lực của bản thân nhằm nâng cao chất lượng phục vụ NDT.
2.4.2. Trang thiết bị và cơ sở vật chất
Số lượng thông tin và chất lượng thông tin ngày càng cao, NDT ngày càng cao, địi hỏi tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Để đáp ứng được điều này, quan trọng là các cơ quan TT-TV phải được trang thiết bị đầy đủ về cơ sở vật chất, thiết bị hiện đại, mang tính đồng bộ cao.
Năm 2015, Học viện nhận được sự tài trợ của Chính phủ Hàn Quốc với dự án Thư viện điện tử 2,5 triệu USD. Dự án này trang bị cho Thư viện hệ thống trang thiết bị hiện đại đưa thư viện Học viện CSND trở thành Trung tâm thư viện hiện đại đầu tiên trong lực lượng CAND.
Trung tâm LT&TV được trang bị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như:
50
- Hệ thống các phịng đọc: Tổng diện tích 5.000m² gồm hệ thống các phòng đọc chức năng:
+ Thư viện truyền thống: Tầng 5, 6, 7;
+ Thư viện điện tử: Tầng 9, 10;
+ Phòng chiếu phim, hội thảo 200 chỗ;
+ Các phòng văn hóa Việt, Nga, Nhật, Hàn Quốc
-Hệ thống phịng làm việc của cán bộ,
- Hệ thống thiết bị bảo vệ, kiểm soát: Camera, cổng tử, máy đọc mã vạch, máy mượn - trả sách tự động,…
-Hạ tầng CNTT:
+ 2 phòng Server với 22 máy chủ các loại;
+ Hệ thống máy mượn trả tự động;
+ Hệ thống quản lý Thư viện điện tử Tulip;
+ Hệ thống lưu trữ: 48TB trên thiết bị SAN Storage;
+ Trang thiết bị số hóa: 1 máy Scan Robot.
-Hệ thống máy móc xưởng in:
+ Máy in 1 màu 8 trang;
+ Máy gấp 3 vạch Đài Loan; +Máy photo CN RICOH 8001;…
2.4.3. Công cụ phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là sự sắp xếp theo chủ đề toàn bộ sách và tài liệu trên giá hoặc trong mục lục chủ đề theo cách thức có lợi nhất cho NDT.
Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng khung phân loại thập phân DDC (Dewey Decimal Clasification) ấn bản 14 để phân loại tài liệu mới và hồi cố tài liệu cũ. DDC được xây dựng dựa trên các nguyên tắc hợp lý làm cho khung phân loại này trở thành một công cụ tổ chức tri thức tổng hợp lý tưởng: Các ký hiệu bằng số Ả Rập được toàn thế giới thừa nhận, các môn loại được xác định rõ, hệ phân cấp được phát triển tốt và có một mạng lưới phong phú
51
các mối quan hệ giữa các đề tài. Trong khung phân loại DDC, các môn loại (lớp) cơ bản được tổ chức theo ngành hoặc theo lĩnh vực nghiên cứu. DDC được chia thành 10 lớp chính kết hợp với nhau bao quát được tồn bộ thế tri thức. Mỗi lớp chính chia thành 10 phân lớp, mỗi phân lớp lại chia thành 10 phân đoạn. 10 lớp chính là: 1 Tổng loại 100 Triết học 200 Tơn giáo 300 Khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ
500 Khoa học tự nhiên và tốn học
600 Cơng nghệ (khoa học tương ứng)
700 Nghệ thuật
800 Văn học và tu từ học
900 Địa lý và lịch sử
Trong khung phân loại DD14 có các bảng ký hiệu (cịn gọi là bảng phụ) nhằm mục đích mở rộng lý hiệu các lớp của bảng chính. Các bảng phụ chỉ sử dụng để phối hợp các bảng chính mà khơng được cho phép sử dụng độc lập giúp cho việc sử dụng khung phân loại kinh hoạt và có hiệu quả. Bao gồm:
Bảng 1: Tiểu phân mục tiêu chuẩn
Bảng 2: Khu vực địa lý, thời kỳ lịch sử, nhân vật
Bảng 3: Tiểu phân mục nghệ thuật, từng nền văn học, hình thức văn học chuyên biệt
Bảng 4 Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ Bảng 5: Nhóm chủng tộc, dân tộc, quốc gia Bảng 6: Ngơn ngữ
Bảng 7: Nhóm nhân vật
52
Việc lựa chọn khung phân loại DDC áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện được căn cứ dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn.
Khung phân loại DDC được đánh giá là khung phân loại có nhiều ưu điểm vượt trội so với các khung phân loại khác trên thế giới và đặc biệt phù hợp với các trường đại học, các viện nghiên cứu có vốn tài liệu chuyên ngành sâu. Việc sử dụng DDC trong việc tổ chức các kho tài liệu theo từng nội dung chi tiết của chủ đề sẽ tạo thuận lợi cho NDT trong việc tiếp cận tài liệu.
2.4.4. Phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin
Năm 2016, FPT Software và Futurenuri (Hàn Quốc) đã triển khai thử nghiệm Hệ thống thư viện điện tử Tulip tại Trung tâm. Hệ thống bao gồm các cấu phần: Giao diện người dùng, dịch vụ tìm kiếm dữ liệu, dịch vụ thư viện cá nhân, dịch vụ tham khảo trực tuyến, các dịch vụ khác trên thiết bị di động,…
Hệ thống Tulip được phát triển dựa trên nền tảng điện tốn đám mây với các tính năng nổi bật như khả năng tìm kiếm mạnh mẽ và tiện lợi, cá nhân hóa và tối ưu hóa thơng tin người dùng, tuân theo tiêu chuẩn công nghệ mới nhất, mở rộng điểm truy cập thông tin qua các liên kết dữ liệu ngoài.
Tulip được xây dựng tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc tế, hỗ trợ đa ngơn ngữ (trong đó có tiếng việt), tương thích với mọi loại hình thư viện khác nhau và sự thay đổi của xu hướng công nghệ trong tương lai.
2.5. Đánh giá chung về sản phẩm - dịch vụ tại Trung tâm Lưu trữ và Thưviện Học viện Cảnh sát nhân dân viện Học viện Cảnh sát nhân dân
2.5.1. Điểm mạnh
Trung tâm LT&TV có bề dày kinh nghiệm trong công tác phục vụ thông tin. Trong mỗi giai đoạn lịch sử ln bám sát những nhiệm vụ chính trị, qn sự cụ thể của đất nước nói chung và của Học viện nói riêng để có những hình thức phục vụ thích hợp, đáp ứng nhu cầu cầu của NDT.
Nhìn chung, các SP&DV TT-TV của Trung tâm đã thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ cơ bản của mình, phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu,
53
đóng góp cho cơng tác giáo dục chính trị, tư tưởng, nâng cao đời sống văn hóa, tinh thần cho giảng viên, học viên và công nhân viên của Học viện.
Vốn tài liệu của Trung tâm hết sức phong phú và đa dạng, đã và đang được cập nhật thường xuyên, nội dung chuyên ngành sâu.
Hệ thống mục lục được tổ chức khoa học, hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho NDT, cho phép cùng một lúc nhiều người có thể truy cập được.
CSDL được cập nhật và sửa đổi thường xuyên giúp bạn đọc tra cứu nhanh chóng và dễ dàng. Việc tra cứu bằng máy tính giúp NDT tốn ít thời gian và đem lại hiệu quả hơn.
Các dịch vụ TT-TV của Trung tâm chủ yếu được tổ chức theo phương thức phục vụ chủ động động (dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn về nhà được tổ chức theo hình thức kho mở) đảm bảo tính thân thiện, đễ sử dụng đối với NDT, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT khai thác tài liệu thuận tiện, dễ dàng và