9. Kết cấu khóa luận
2.1. Sản phẩm thông tin thư viện
2.1.2. Thư mục thông báo tài liệu mới
“Thư mục là một sản phẩm thông tin - thư viện mà phần chính là tập
hợp các biểu ghi thư mục (có/ khơng có tóm tắt/ chú giải) được sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh các tài liệu có chung một/một số dấu hiệu về nội dung và/ hình thức” [10, tr. 49].
Thư mục tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau tùy theo hình thức, phạm vi, thuộc tính mà chúng thể hiện. Thư mục được xây dựng nhằm mục đích thơng báo cho NDT để họ dễ dàng biết được tài liệu mới nhập về thư viện.
Thư mục thông báo tài liệu mới giới thiệu cho bạn đọc những tài liệu mới nhất được Trung tâm bổ sung. Thư mục thông báo tài liệu mới được xuất bản vào thời gian không cố định cũng như số lượng tài liệu trong thư mục khơng cố định, có thể nhiều hoặc ít tùy thuộc vào số lượng tài liệu mà Trung
31
tâm bổ sung và xử lý được trong khoảng thời gian đó. Các yếu tố được mô tả trong thư mục bao gồm: tên tài liệu, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, kí hiệu phân loại, kí hiệu xếp kho.
Thư mục thơng báo tài liệu mới của Trung tâm LT&TV là một phần của bản tin điện tử, không phải là một ấn phẩm độc lập nên khơng có lời mở đầu, khơng có mục lục, khơng có bảng tra. Thư mục thơng báo tài liệu mới là phương tiện quan trọng đảm bảo việc cung cấp kịp thời, nhanh chóng thơng tin về tài liệu mới tất cả các đối tượng NDT tại Học viện CSND. Bên cạnh đó, thơng qua thư mục này cung cấp cho NDT những điểm truy cập thông tin để giúp họ tra tìm tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập và nghiên cứu khoa học.
Kết quả điều tra NDT cho thấy, tần suất sử dụng thư mục thông báo tài liệu mới của NDT không cao. Khoảng 12.9% NDT thường xuyên sử dụng thư mục này, 31.4% NDT thỉnh thoảng mới sử dụng và có tới 55.7% NDT được khảo sát cho rằng họ không bao giờ sử dụng loại thư mục này (Biểu đồ 2.1). Lý do NDT không không sử dụng loại thư mục này có thể do học khơng biết hoặc họ thường dùng các loại hình tài liệu khác để nghiên cứu.
60,0 55,7 50,0 40,0 31,4 30,0 20,0 12,9 10,0 0,0
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
Biểu đồ 2.1 Tần suất sử dụng thư mục thông báo tài liệu mới 2.1.3. Cơ sở dữ liệu
“Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp các biểu ghi hoặc tệp có quan hệ
logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ máy tính” [10, tr. 82].
CSDL là một tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất. Thông tin trong CSDL được cập nhật thường xuyên, khả năng cập nhật thường xuyên, khả năng cập nhật thông tin không lệ thuộc vào khoảng cách địa lý. Khác với các công cụ tra cứu truyền thống, việc tra cứu tài liệu bằng các CSDL đã giúp cho người dùng tra cứu nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, công sức và hiệu quả cao hơn, việc lưu trữ, bảo quản và truyền tải dữ liệu sang nơi khác được thực hiện thuận tiện và dễ dàng hơn.
Hiện nay, CSDL của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện gồm 3 loại chính là CSDL thư mục, CSDL toàn văn và CSDL quản lý độc giả.
2.1.3.1. Cơ sở dữ liệu thư mục
“CSDL thư mục chứa các thông tin bậc 2 (thông tin thư mục và một số
thông tin bổ sung), không chứa thông tin gốc đầy đủ của đối tượng được phản ánh. Nó thường được thiết kế cho các CSDL tài liệu, CSDL tra cứu về các dạng đối tượng đã được tư liệu hóa”. [10, tr. 84]
CSDL thư mục của trung tâm chứa các thông tin để có thể tra cứu đến tài liệu gốc, giúp NDT có thể lựa chọn sơ bộ về tài liệu gốc. Đối tượng xử lý thông tin để tạo nên CSDL thư mục là tài liệu tham khảo, giáo trình, bài trích báo - tạp chí, luận văn, luận án, … Nội dung của CSDL bao gồm tất cả các loại tài liệu liên quan đến lĩnh vực trường đang đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và học viên. Mục đích xây dựng CSDL nhằm giúp bạn đọc viện có thể tra cứu tài liệu được nhanh chóng và thuận tiện. Hiện nay, Trung tâm đã có các CSDL như sau:
-CSDL sách: Có hơn 50.000 biểu ghi
-CSDL đề tài nghiên cứu khoa học: Có 698 biểu ghi
33
-CSDL tạp chí: Có 60 biểu ghi
-CSDL bài trích: Hơn 5.000 biểu ghi
- CSDL luận văn, luận án, đề tài khoa 8.000 biểu ghi.
2.1.3.2. Cơ sở dữ liệu tồn văn
học, khóa luận tốt nghiệp: Hơn
“Cơ sở dữ liệu tồn văn chứa các thơng tin gốc của tài liệu - toàn bộ
văn bản của tài liệu cùng với các thông tin thư mục và các thông tin bổ sung khác, nhằm giúp cho việc tra cứu và truy nhập bản thân các thông tin được phản ánh” [10, tr. 85].
CSDL toàn văn của Trung tâm được xây dựng nhằm mục đích cung cấp thơng tin gốc của tài liệu, giúp bạn đọc có thể thể tra cứu và truy cập tới bản thân thông tin được phản ánh, đáp ứng NCT ngày càng cao của NDT trong Học viện. Hiện nay, Trung tâm đã triển khai số hóa đưa vào sử dụng trên 5.000 biểu ghi, bao gồm: đề tài các cấp, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp. Việc xây dựng các CSDL tồn văn ln là tiền để quan trọng để xây dựng và phát triển kho tài liệu số hóa của Trung tâm. Cơng việc này phải có chiến lược rõ ràng, có chương trình, kế hoạch cụ thể và lâu dài.
2.1.3.3 Cơ sở dữ liệu quản lý bạn đọc
CSDL quản lý bạn đọc được đưa vào sử dụng hiệu quả nhờ phần mềm quản trị thư viện Tulip, tại đây tập hợp các biểu ghi về thông tin của các đối tượng đăng ký và sử dụng tại Trung tâm. Hiện nay, đối tượng quản lý của CSDL là cán bộ, giảng viên, học viên tại Học viện. CSDL quản lý bạn đọc với các yếu tố sau: Mã số thẻ, họ tên, ngày tháng năm sinh, khoa, trình độ, lớp,…
Ngồi ra, CSDL quản lý bạn đọc cịn hỗ trợ trong việc áp dụng công nghệ mã vạch vào quản lý bạn đọc ra - vào thư viện, công tác quản lý mượn - trả tài liệu, quản lý đặt mượn tài liệu thuận tiện cho việc phục vụ, tiết kiệm
34
thời gian và công sức của cán bộ thư viện cũng như thời gian chi phí trong việc tìm kiếm thơng tin của bạn đọc.
Qua khảo sát, tần suất sử dụng các CSDL của Trung tâm khá cao 36.2% thường xuyên sử dụng, 42.7% thi thoảng sử dụng. Đây là một tín hiệu khả quan và cho thấy được nhu cầu về khai thác nguồn tin của Trung tâm dưới dạng điện tử khá cao. Tuy nhiên, cũng có 21.1% NDT được khả sát cho rằng họ khơng bao giờ sử dụng CSDL vì họ chưa biết đến CSDL của Trung tâm (Biểu đồ 2.2). Điều đó cho thấy chính sách marketing của Trung tâm vẫn chưa thực sự đạt được hiệu quả.
45,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 42,7 36,2 21,1
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
Biểu đồ 2.2 Tần suất sử dụng CSDL
Thông qua CSDL của Trung tâm đã phần nào đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng nguồn thông tin của NDT. Dựa trên nhu cầu sử dụng được khảo sát, qua đó đánh giá chất lượng của các loại CSDL của Trung tâm tương khá cao 56.4% NDT đánh giá tốt, 29.1% đánh giá khá và 14.5% đánh giá trung bình (Biểu đồ 2.3).
35
14,5
29,1 56,4
Tốt Khá Trung bình
Biểu đồ 2.3 Đánh giá chất lượng CSDL
Có thể thấy CSDL tại Trung tâm có tỷ lệ sử dụng khá cao. Việc xây dựng CSDL làm một trong những ứng dụng quan trọng của việc tin học hố hoạt động TT-TV tại Trung tâm. Nó địi hỏi cán bộ thư viện phải có trình độ tin học nhất định trong việc tổ chức một CSDL, nắm bắt được các đặc tính dữ liệu, bảo trì CSDL. Một CSDL tốt sẽ đem lại khả năng phục vụ thơng tin hiệu quả, có giá trị thơng tin cao, đáp ứng NCT của NDT tại Trung tâm.
2.1.4. Trang chủ
Những thành tựu CNTT đã mở ra khả năng phát triển các loại sản phẩm hiện đại cho Trung tâm LT&TV. Trong đó, trang chủ là một sản phẩm TT-TV phản ánh rõ nét q trình tin học hóa của thư viện. Trang chủ chứa đựng nguồn tài nguyên thông tin lớn và cho phép NDT khai thác, truy cập thơng tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Giao diện trang chủ của Trung tâm được thực hiện thông qua địa chỉ website nội bộ: http://luutruthuvien.hvcsnd.bca hoặc http://lib.hvcsnd.bca.
Trang chủ được xây dựng trên mạng intranet, do tính bảo mật của Học viện nên việc sử dụng trang web chỉ sử dụng trong phạm vị Học viện. Trên trang chủ có đầy đủ thơng tin về Trung tâm, bao gồm những thông tin tổng
36
quát đến thông tin cụ thể như giới thiệu chung về trung tâm, lịch sử hình thành và phát triển, đội ngũ cán bộ thư viện. Ngồi ra cịn là nơi giới thiệu nguồn lực thông tin, nội quy các phịng đọc và thơng tin hữu ích cho NDT.
Các danh mục chính trên trang chủ bao gồm:
-Giới thiệu chung
-Hoạt động Trung tâm
-Lịch công tác
-Hệ thống văn bản
-Album ảnh
-Liên hệ
Trang chủ là một phương tiện quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm. Thông tin được đăng tải trên trang chủ đều được cập nhật thường xun để NDT có thể tìm hiểu, tra cứu thơng tin một cách nhanh chóng và kịp thời.
Qua khảo sát có thể thấy lượng người truy cập hằng ngày chưa nhiều, tần suất sử dụng thường xuyên trang chủ chưa cao chỉ có 16.9% thường xun sử dụng, thỉnh thoảng 43.5%, khơng bao giờ 39.6% (Biểu đồ 2.4).
50,0 43,5 45,0 39,6 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 16,9 15,0 10,0 5,0 0,0
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
Biểu đồ 2.4 Tần suất sử dụng trang chủ
Như vậy có thể thấy tần xuất sử dụng trang chủ của NDT là chưa cao, trong thời gian tới Trung tâm cần tìm hiểu nguyên nhân của tình trạng trên để có những giải pháp thu hút NDT truy cập vào trang chủ. Từ đó nâng cao hình ảnh cũng như tạo sự liên kết tốt nhất giữa Trung tâm với bạn đọc.
2.2. Dịch vụ thông tin - thư viện
2.2.1. Cung cấp tài liệu gốc
2.2.1.1. Dịch vụ đọc tại chỗ
Dịch vụ đọc tại chỗ là hình thức phục vụ mang tính truyền thống của các cơ quan TT-TV. Đây là dịch vụ cơ bản cung cấp các tài liệu gốc giúp NDT thỏa mãn u cầu thơng tin của mình. Đọc tài liệu tại chỗ là hình thức cung cấp tài liệu giúp NDT sử dụng trực tiếp tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của mình.
Đối với dịch vụ đọc tại chỗ, thời gian phục vụ theo quy định của Trung tâm từ 7h15 - 17h, buổi tối từ 19h15 - 21h15 các ngày trong. Nhiệm vụ của cán bộ là hướng dẫn bạn đọc cách tìm tài liệu, tìm thơng tin, trả lời các câu hỏi của bạn đọc,… Khi vào phòng đọc, bạn đọc phải xuất trình thẻ thư viện. NDT sau khi tra cứu tài liệu sẽ trực tiếp lấy tài liệu trên giá đối với phịng đọc phục vụ theo hình thức kho mở hoặc viết phiếu yêu cầu tài liệu để cán bộ thư viện tìm tài liệu trong kho đối với phịng đọc theo hình thức kho đóng.
❖ Hình thức kho mở
Hiện nay, Trung tâm đang tiến hành phục vụ bạn đọc tại chỗ theo hình thức kho mở đối với các phịng đọc là phòng tài liệu tổng hợp, phòng tài liệu nghiệp vụ, phịng Hồ Chí Minh và phịng báo, tạp chí. Ở các phịng đọc này, sau khi xuất trình thẻ thư viện NDT có thể tiếp xúc trực tiếp với các giá sách để lấy tài liệu mà không cần viết phiếu.
Tài liệu được sắp xếp và phân loại theo khung phân loại DDC, ở mỗi đầu kệ có dán ký hiệu bảng phân loại và các mơn loại trên từng kệ giúp bạn đọc có thể tự tìm và chọn tài liệu phù hợp. Các phịng đọc mở là nơi có số
38
lượng NDT sử dụng nhiều nhất, khơng gian phịng đọc thoáng mát, rộng rãi, cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ và hiện đại. Các giá sách được bố trí ngay gần các bàn đọc tại chỗ thuận tiện cho việc đổi tài liệu mà không cần đi xa.
Ưu điểm
- Các tài liệu cùng môn loại được tập trung vào một chỗ, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT chọn lựa tài liệu, đọc ngay tại chỗ, không mất thời gian viết phiếu yêu cầu.
- Việc tài liệu được sắp xếp theo các ngành, lĩnh vực khoa học đã giúp cho NDT xác định nhanh vị trí tài liệu được sắp xếp theo các ngành họ cần và tiếp cận được nhiều tài liệu cùng lúc của cùng một lĩnh vực, lựa chọn ngay trong số đó những cuốn sánh phù hợp nhất với vấn đề họ quan tâm. Bên cạnh đó, việc tiếp cận trực tiếp với nhiều tài liệu cùng lúc cũng có thể giúp NDT mở rộng phạm vi tìm kiếm và nảy sinh nhu cầu tin mới.
- Các phòng đọc đều được trang bị cơ sở vật chất, hệ thống các trang thiết bị hiện đại như: hệ thống camera, hệ thống cổng từ, máy tra cứu, máy mượn trả tự động,… tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện trong việc đảm bảo quản vốn tài liệu và phục vụ NDT. Khơng gian phịng đọc rỗng rãi tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu của NDT
Nhược điểm: NDT vẫn chưa thành thạo trong việc tra cứu và tìm kiếm
tài liệu trên giá. Kho sách bị đảo lộn, sách xếp sai vị trí.
❖ Hình thức kho đóng
Căn cứ nhu cầu học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên trong toàn trường. Trung tâm tổ chức phục vụ NDT theo hình thức kho đóng tại các phịng: Phịng Luận án - luận văn - khóa luận, phịng tài liệu ngoại văn. Để đọc được tài liệu trong phòng đọc này, NDT phải viết phiếu u cầu, cán bộ thư viện có nhiệm vụ tìm đúng tài liệu được yêu cầu.
Trong q trình phục vụ, cán bộ thư viện có trách nhiệm trả lời các câu hỏi thuộc phạm vi quản lý, đồng thời theo dõi bạn đọc sử dụng tài liệu, xử
39
phạt các trường hợp vi phạm, nhận lại tài liệu và thống kê lượt phục vụ. Tài liệu trong kho được sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt. Trên mỗi ngăn giá để tài liệu có ghi số thứ tự theo khoảng số đăng ký cá biệt của những tài liệu được sắp xếp trên giá đó.
Ưu điểm: Tránh được mất mát tài liệu và xáo trộn trong kho. Cán bộ lấy
sách phục vụ bạn đọc nhanh vì lấy theo số đăng ký cá biệt.
Nhược điểm: Thủ tục phức tạp, bạn đọc không được trực tiếp tiếp xúc với
tài liệu để lựa chọn nên nhiều khi mượn phải tài liệu không mong muốn. Qua khảo sát NDT tại Trung tâm, dịch vụ đọc tại chỗ, cho thấy có tới 52.4% thường xuyên sử dụng, 38.7% thỉnh thoảng mới sử dụng và 8.9% không bao giờ sử dụng dịch vụ này (Biểu đồ 2.5).
60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 52,4 38,7 8,9
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
Biểu đồ 2.5 Tần suất sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ
Chất lượng dịch vụ đọc tại chỗ của Trung tâm được NDT sử dụng đánh giá khá tích cực, được minh chứng bằng tỷ lệ 63.1% số người được hỏi đánh giá chất lượng dịch vụ đạt ở mức tốt, 28.5% đánh giá khá và 8.4% đánh giá