9. Kết cấu khóa luận
3.2. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
3.2.1. Xây dựng các sản phẩm thông tin – thư viện
3.2.1.1. Xây dựng các thư mục chuyên đề
Thư mục chuyên đề là loại thư mục được biên soạn theo yêu cầu của NDT hoặc theo chuyên đề do Trung tâm định hướng qua việc nghiên cứu nhu cầu thông tin của NDT. Thư mục chuyên đề giúp NDT chọn lọc được tài liệu về một chuyên đề dựa theo những tiêu chuẩn về nội dung và hình thức.
Thư mục chuyên đề là một trong những sản phẩm có giá trị đặc biệt, rất cần thiết cho NDT trong Học viện, giúp phổ biến thông tin và tuyên truyền tài liệu đến NDT.
Việc xây dựng các thư mục chuyên đề là một cơng việc khó khăn và địi hỏi nhiều tâm huyết của cán bộ thư viện, địi hỏi việc xây dựng cơng phu,
62
tỉ mỉ trên cơ sở khảo sát kỹ lưỡng nhu cầu của NDT. Ngoài chức năng vốn có của một thư mục chuyên đề được xây dựng còn phải thể hiện được bản sắc riêng của mỗi cơ quan TT-TV. Khẳng định tính chun mơn, đồng thời thể hiện rõ chức năng của một cơ quan TT-TV chun ngành.
3.2.1.2. Biên soạn tạp chí tóm tắt
Hiện nay, trong các loại sản phẩm TT-TV, tạp chí tóm tắt là loại sản phẩm có giá trị thơng tin cao, là cơng cụ hữu ích để tìm các thơng tin hồi cố và hiện đại, hạn chế bớt tình trạng nhiễu thơng tin trong q trình tìm tin.
Một bài tạp chí tóm tắt phải đảm bảo những tính chất sau:
- Mức độ bảo quát nguồn tin, tính chất này đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ tới NDT.
-Mức độ cập nhật thơng tin.
-Tính chính xác của thơng tin.
-Khả năng truy cập tới thơng tin trong tạp chí tóm tắt.
Với những ưu điểm và tính chất như trên, việc tổ chức và biên soạn tạp chí tóm tắt tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện phục vụ NCT của NDT trong thời điểm hiện tại là cần thiết.
Để triển khai cơng việc này, Trung tâm cần phải có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi chuyên môn, nắm vững các chuyên ngành đào tạo của nhà trường để khi tiến hành biên soạn họ có thể xác định rõ được diện đề tài của tạp chí, xây dựng được hệ thống các điểm truy cập tới thơng tin trong tạp chí.
3.2.2. Phát triển dịch vụ thông tin - thư viện mới
3.2.2.1. Dịch vụ cung cấp thơng tin theo chun đề
Mục đích của dịch vụ này là giúp NDT nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và tồn diện thơng tin thư mục mới nhất hoặc những thành tựu mới trong các lĩnh vực khoa học. Đối tượng sử dụng loại dịch vụ này có thể là các nhà nghiên cứu, giảng viên, cán bộ, học viên,…
Loại hình dịch vụ này có thể được tổ chức dưới hình thức sau:
63
- Hàng năm, Trung tâm có các danh mục mục chuyên đề gửi tới các bộ môn, khác khoa trong Học viện.
-Trên cơ sở đó, NDT sẽ đăng ký sử dụng dịch vụ thông qua một hợp đồng hay một biên bản có xác nhận của đơn vị NDT đang cơng tác.
- Trung tâm sẽ cung cấp cho NDT thư mục các tài liệu mới nhất được chọn lọc theo từng chuyên đề nhất định theo định kỳ thời gian thỏa thuận
Các sản phẩm được cung cấp qua dịch vụ này có thể là: Thư mục thơng báo sách mới, thư mục chuyên đề,…
Để có thể tiến hành dịch vụ này cần phải có đội ngũ cán bộ giỏi về nghiệp vụ, hiểu biết sâu về các chuyên ngành khoa học đào tại của Học viện, có khả năng đưa ra được danh mục chuyên đề phù hợp với hướng nghiên cứu của NDT trong Học viện.
3.2.2.2. Phát triển dịch vụ tư vấn thông tin
Dịch vụ tư vấn là một hệ thống các hoạt động nhằm cung cấp các thông tin trợ giúp cho việc ra quyết định. Đây là dịch vụ rất cần thiết cho Trung tâm trong tương lai bởi nó cung cấp cho NDT những kỹ năng, yêu cầu cần thiết khi đến Trung tâm.
Ba yếu cần quan tâm khi triển khai dịch vụ này là: Nguồn thông tin, trang thiết bị kỹ thuật, đội ngũ chuyên gia tư vấn.
Nội dung của của dịch vụ tư vấn gồm nội dung chính sau:
- Giới thiệu, hướng dẫn cho NDT những tiềm năng các nguồn thông tin của Trung tâm.
- Giới thiệu sự phân bố các nguồn thông tin và hướng dẫn khai thác các nguồn thông tin.
- Giới thiệu, hướng dẫn những kỹ năng cơ bản trong việc trao đổi thông tin trên mạng, cách tổ chức và tham gia các dịch vụ trao đổi thơng tin khác nhau,...
Các phương thức chủ yếu gồm có:
64
- Câu hỏi thường gặp (FAQ - Frequently ask question): Là những câu hỏi mà NDT thường hỏi trong q trình tra tìm thơng tin, giờ mở cửa thư viện, phương thức tìm tin,… Những câu hỏi này có thể được trả lời sẵn trên website để tiện cho người sử dụng theo dõi.
- Tham khảo trực tuyến (Chat reference): NDT có thể liên lạc trực tuyến với cán bộ thông quan phần mềm để được gợi ý và định hướng nguồn tin cần thiết. Dịch vụ này được giới hạn trong thời gian làm việc của cán bộ thư viện.
- Điện thoại (Phone): Mỗi thư viện sẽ có một khoảng thời gian riêng 2h - 4h cố định mỗi ngày để trả lời thắc mắc và câu hỏi của NDT qua điện thoại cố định.
-Thư điện tử (Email): NDT có thể gửi thư đến mọi lúc trong tuần.
-Trực tiếp ở thư viện: NDT có thể trực tiếp tìm sự giúp đỡ của cán bộ tại
bàn tư vấn của Trung tâm.