CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3. ĐẶC ĐIỂM XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
1.3.2. Đặc điểm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Doanh
nghiệp siêu nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa Quy mô Khu vực Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động I. Nông, lâm nghiệp và thủy sản 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống từ trên 10 người đến 200 người từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng từ trên 200 người đến 300 người II. Công nghiệp
và xây dựng 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống từ trên 10 người đến 200 người từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng từ trên 200 người đến 300 người III. Thương mại và dịch vụ 10 người trở xuống 10 tỷ đồng trở xuống từ trên 10 người đến 50 người từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng từ trên 50 người đến 100 người (Nguồn: Nghị định 56/NĐ-CP ngày 30.6.2009)
Tùy theo tính chất, mục tiêu của từng chính sách, chương trình trợ giúp mà cơ quan chủ trì có thể cụ thể hóa các tiêu chí nêu trên cho phù hợp.
1.3.2. Đặc điểm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa nhỏ và vừa
Trong Báo cáo COSO có đề cập đến đặc điểm áp dụng KSNB cho các
doanh nghiệp nhỏ và vừa như sau:
- Đối với mơi trường kiểm sốt
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng các yếu tố của mơi trường kiểm sốt khác hơn so với các doanh nghiệp lớn. Ví dụ như: Một doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể khơng cần thiết ban hành các quy tắc đạo đức bằng văn bản nhưng
điều đó khơng có nghĩa là khơng quan tâm đến văn hóa doanh nghiệp và cần nhấn
mạnh tính trung thực và các giá trị đạo đức. Đạo đức của các nhà quản lý cấp cao sẽ là nhân tố quyết định đến thái độ của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Chẳng
hạn như lời cam kết của họ về tính chính trực và giá trị đạo đức có thể được truyền
đạt thơng qua lời nói trong những cuộc họp nhân viên, cuộc gặp gỡ và giao dịch
buôn bán trực tiếp với những nhà cung cấp và khách hàng.
Bên cạnh đó, các chính sách về nhân sự ở doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có thể xây dựng, tuy nhiên có thể khơng chính thức ở một số doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể nói rõ những mong đợi của mình về mẫu người được tuyển dụng để đáp ứng
một công việc riêng biệt và thậm chí có thể tham gia trực tiếp trong việc tuyển dụng. Các doanh nghiệp nhỏ cũng nên có Hội đồng quản trị (HĐQT) độc lập với nhà quản lý để KSNB hữu hiệu. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp mà người quản lý cũng là chủ doanh nghiệp và khơng kêu gọi góp vốn bên ngồi thì u cầu trên có thể khơng cần thiết.
- Đối với đánh giá rủi ro
Ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa, quá trình đánh giá rủi ro được thiết lập đơn giản hơn so với các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, theo quá trình này nên được
hiện diện ở mọi đơn vị, bất kể ở qui mô nào.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa nên thiết lập những mục tiêu, mặc dù chúng có thể được ngầm hiểu hơn là được qui định rõ ràng, cụ thể. Những mục tiêu có thể
được truyền đạt một cách dễ dàng và trực tiếp đến những nhà quản lý cấp dưới bởi
vì những doanh nghiệp này có ít cấp quản lý hơn.
Quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro thường do nhà quản lý đảm nhiệm thông qua sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, luật sư, kiểm toán viên độc lập, ….. . Bên cạnh đó, những buổi họp giữa nhà quản lý và những cán bộ chủ chốt cũng cung cấp thơng tin có ích cho việc nhận dạng rủi ro; và thơng qua đó có thể cùng thảo luận để phân tích rủi ro và đưa ra biện pháp quản trị rủi ro.
- Đối với hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa khơng có gì khác biệt so với các doanh nghiệp lớn, nhưng thủ tục chi tiết có thể khác biệt.
Sự phân chia trách nhiệm trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường gặp khó khăn. Bởi vì số lượng nhân viên trong doanh nghiệp thường khơng nhiều, cho
nên có thể dẫn đến kiêm nhiệm một số chức năng, hoặc vừa thực hiện công việc và vừa tự thực hiện kiểm soát. Khi người quản lý cao nhất tự thực hiện kiểm soát hoạt
động thì sẽ có nhiều khó khăn và khơng khả thi.
Kiểm sốt hệ thống thơng tin máy tính ln ln là một vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa bởi vì các hoạt động kiểm sốt thơng thường
khơng có qui định một cách chính thức. Giải pháp thơng thường là người quản lý cấp cao phải tham gia nhiều hơn vào việc kiểm sốt.
- Đối với thơng tin và truyền thơng
Hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng có vai trị quan trọng khơng thua kém gì trong các doanh nghiệp có quy mơ lớn. Với kỹ thuật thơng tin và tin học hố như ngày nay thì các thơng tin nội bộ có thể được xử lý hữu hiệu trong mọi doanh nghiệp, không phân biệt quy mô. Hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa báo cáo về các thông tin bên ngoài doanh nghiệp, các hoạt
động, các điều kiện, nhưng hệ thống này có hữu hiệu hay khơng cịn phụ thuộc
nhiều vào khả năng nhận thức và kiểm soát của các nhà quản lý cấp cao.
Hệ thống truyền thông nội bộ ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa giữa nhà
quản lý cấp cao và các nhân viên thường hữu hiệu hơn ở các doanh nghiệp lớn, bởi vì có ít cấp quản lý hơn.
Các kênh truyền thông ở doanh nghiệp nhỏ và vừa thường được thực hiện
thông qua việc tiếp xúc, gặp gỡ, hội họp hàng ngày giữa những nhà quản lý cấp cao với nhân viên và với sự đóng góp khơng nhỏ của các khách hàng và các nhà cung cấp
- Đối với giám sát
Hoạt động giám sát ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa chủ yếu được thực hiện bởi các nhà quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát, giám sát chủ yếu tập trung vào hoạt động kinh doanh. Các hoạt động khác vì được đánh giá ít quan trọng hơn nên có thể sẽ khơng được chính xác trong vận hành.
Các nhà quản lý cấp cao có thể trực tiếp kiểm tra phân xưởng sản xuất, dây chuyền công nghệ, nhà kho, so sánh số liệu tồn kho kiểm kê được với số liệu trên sổ sách, như vậy họ có thể đánh giá và kiểm soát được các vấn đề của doanh nghiệp mình.
Các doanh nghiệp vừa có thể có bộ phận kiểm toán nội bộ để thực hiện
việc đánh giá riêng biệt. Các doanh nghiệp nhỏ thì phải dựa vào đội ngũ nhân viên kế tốn để có được các đánh giá kiểm soát. Một vài doanh nghiệp yêu cầu các kiểm toán viên độc lập phải đánh giá về tính hiệu quả của hệ thống kiểm sốt của họ.
Do cơ cấu tổ chức bị giới hạn, các thủ tục kiểm sốt cịn thiếu hụt sẽ được truyền đạt đến người có trách nhiệm. Nhân viên ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ có nhận thức rõ ràng về các vấn đề xảy ra cần hoặc không cần báo cáo lên cấp trên.