CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2. HOÀN THIỆN VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2.1.2. Đối với từng chức năng trong doanh nghiệp
a. Đối với nhà quản lý doanh nghiệp
Để có thể xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu thì nhà quản lý đóng vai trị
doanh nghiệp, trong đó có cả việc quyết định có xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu hay khơng. Cụ thể, để hồn thiện và xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu cho doanh nghiệp thì nhà quản lý cần phải:
- Nhận thức được vai trị và lợi ích của hệ thống KSNB trong việc giúp
doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp; giúp BCTC của doanh nghiệp đáng tin cậy và giúp cho sự tuân thủ những qui định và tuân thủ pháp luật được gia tăng. Trên cơ sở đã nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB thì nhà quản lý sẽ tích cực trong việc đề ra các chính sách, các thủ tục nhằm làm tăng sự hữu hiệu của hệ thống.
- Đánh giá hệ thống KSNB hiện tại của doanh nghiệp mình. Bất kỳ một
doanh nghiệp nào cũng đều có hệ thống KSNB đang vận hành bên trong, vấn đề là
hệ thống KSNB đó có hữu hiệu và có giúp doanh nghiệp ngăn chặn, phát hiện những sai sót, đạt được các mục tiêu hay khơng mà thơi. Vì thế, nhà quản lý cần
phải đánh giá lại hệ thống KSNB của doanh nghiệp mình đang ở mức độ nào để có thể triển khai phương án xây dựng cho phù hợp.
- Cân nhắc mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí: Mục tiêu cuối cùng của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là lợi nhuận, vì thế khi xây dựng hệ thống KSNB nhà quản lý cũng cần đặt nặng vấn đề này. Nhà quản lý chỉ nên thiết lập những thủ tục kiểm soát mạnh nhất đối phó với các rủi ro lớn nhất, chứ không phải thiết lập tất cả các thủ tục kiểm sốt đối phó với tất cả rủi ro đe dọa đến doanh nghiệp.
- Nội dung quan trọng hơn hình thức: Nhà quản lý cần lưu ý rằng sự hữu hiệu của hệ thống KSNB được đánh giá trên hai khía cạnh là việc thiết kế và vận hành hệ thống. Vì thế, bên cạnh việc quan tâm đến việc thiết kế hệ thống KSNB cho thật tốt thì nhà quản lý còn cần phải kiểm tra, giám sát sự vận hành của hệ thống xem có đúng như thiết kế hay khơng và có cịn phù hợp với doanh nghiệp trong giai
đoạn hiện tại hay không.
- Phải nghiêm chỉnh chấp hành các qui định chung đã đề ra và gương mẫu trong mọi hoạt động, kể cả thái độ đối với công việc, không ngừng rèn luyện nâng
cao trình độ và chấp hành các chuẩn mực đạo đức, góp phần giữ được giá trị đạo đức cho toàn thể doanh nghiệp.
- Lấy yếu tố con người làm nền tảng, xây dựng mơi trường bình đẳng, thân thiện giữa các thành viên trong doanh nghiệp, cùng thực hiện nhiệm vụ và phấn đấu vì lợi ích là của chung cả doanh nghiệp.
b. Đối với trưởng/phó các phịng ban
Các trưởng/phó phịng là những người có chức năng và quyền hạn sau nhà quản lý. Để góp phần quan trọng vào việc xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, các thành viên này cần phải:
- Nhận thức đúng mục tiêu của doanh nghiệp và truyền đạt kịp thời, chính xác mục tiêu cũng như yêu cầu công việc cụ thể đến từng nhân viên trong cấp mình quản lý.
- Góp phần tạo nên giá trị đạo đức trong công ty bằng cách thực hiện liêm chính, xử lý cơng bằng, khơng bao che, khơng ham thành tích.
- Thường xun và thận trọng trong việc kiểm tra, giám sát nhân viên. - Định kỳ tổng hợp và báo cáo kết quả đạt được của bộ phận mình hay báo cáo những bất cập trong quản lý, những khiếm khuyết của hệ thống KSNB cho cấp trên. Khi báo cáo phải trung thực, kịp thời và chính xác.
c. Đối với nhân viên
Hệ thống KSNB chi phối tất cả thành viên của doanh nghiệp và bị tất cả các thành viên trong doanh nghiệp chi phối. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người. Mỗi thành viên trong doanh nghiệp góp phần thực hiện các chính sách, thủ tục trong doanh nghiệp và nhân viên là thành phần chiếm đại đa số trong công ty. Để góp phần xây dựng hệ thống KSNB cho doanh
nghiệp, từng nhân viên phải nhận thức được lợi ích của nó trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và đương nhiên trong đó có cả lợi ích của cá nhân mình. Muốn vậy, từng nhân viên phải thực hiện tốt nhiệm vụ, cũng như tuân thủ tất cả những qui định, điều lệ của doanh nghiệp, ứng xử trung thực, có trách
nhiệm trong cơng việc cũng như báo cáo kịp thời những sai phạm, những bất cập trong quản lý cho cấp trên.