CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. THỰC TRẠNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức và phương pháp ủy quyền
Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng quản lý doanh nghiệp. Để mơi trường kiểm sốt tốt thì địi hỏi doanh nghiệp cần có sơ đồ cơ cấu tổ chức và sự phân định quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp rõ ràng và phải có bảng mơ tả cơng việc cụ thể cho từng cấp bậc, từng nhân viên, tránh việc trốn tránh công việc hoặc trốn tránh sai phạm của họ.
Trong doanh nghiệp, việc lập sơ đồ tổ chức là khơng khó, nó phụ thuộc vào sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo kết quả điều tra cho thấy chỉ có 55 doanh nghiệp có lập sơ đồ tổ
chức, và tỷ trọng lại nghiêng về nhóm B hơn (91,2% so với nhóm A là 38,7%). Các doanh nghiệp không lập sơ đồ cơ cấu tổ chức đa phần là các doanh nghiệp thuộc
loại hình doanh nghiệp tư nhân và cơng ty trách nhiệm hữu hạn có quy mơ nhỏ, số nhân viên ít, hình thức quản lý theo kiểu gia đình, cấp bậc khơng phân định rõ ràng.
Bảng 2.8: THỐNG KÊ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP ỦY QUYỀN
ĐVT: Doanh nghiệp
Chỉ tiêu Nhóm A Nhóm B Tổng
Tổng số mẫu điều tra 62 100(%) 34 100(%) 96 100(%)
Có sơ đồ cơ cấu tổ chức 24 38,7 31 91,2 55 57,3
- Hình thức
+ Tập quyền 18 75,0 4 12,9 22 40,0
+ Phân quyền 6 25,0 27 87,1 33 60,0
- Thời điểm đánh giá lại
+ 6 tháng 1 4,2 3 9,7 4 7,3
+ 12 tháng 3 12,5 4 12,9 7 12,7
+ Theo điều kiện kinh doanh 18 75,0 23 74,2 41 74,5
Quyền hạn và trách nhiệm được
phân định bằng văn bản 43 69,4 31 91,2 74 77,1 Có bảng mơ tả cơng việc 27 43,5 24 70,6 51 53,1
- Nhà quản lý 12 44,4 15 62,5 27 52,9
- Trưởng/Phó các bộ phận 22 81,5 19 79,2 41 80,4
- Nhân viên cấp dưới 19 70,4 17 70,8 36 70,6 (Nguồn: Số liệu điều tra năm 2009-2010)
Việc lập sơ đồ tổ chức (như đã phân tích ở trên) là rất tốt, nhưng để phát huy được tốt vai trò của nó thì nhà quản lý cần phải thường xun đánh giá lại nó để xem cơ cấu đó cịn phù hợp với doanh nghiệp hay khơng. Và có thể thấy rằng, đây
chính là điểm yếu của các doanh nghiệp ở TP. Cần Thơ. Hầu hết các doanh nghiệp
đợi đến khi có sự thay đổi trong điều kiện hoạt động kinh doanh thì mới quan tâm đến việc đánh giá lại sơ đồ cơ cấu tổ chức của mình; có thể nói điều này là q
muộn và nó có thể ảnh hưởng khơng tốt đến hoạt động của doanh nghiệp.
Hình thức chủ yếu để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức mà các doanh nghiệp lựa chọn là hình thức phân quyền và tập quyền. Kết quả cho thấy có sự khác biệt
đáng kể giữa hai nhóm điều tra.
Nhóm doanh nghiệp khơng quan tâm đến việc xây dựng hệ thống KSNB thì chủ yếu lựa chọn hình thức tập quyền, tức là quyền lực tập trung nhiều vào tay của nhà quản lý cao nhất, chiếm đến 75%. Nhược điểm của hình thức này là nhà quản lý tốn khá nhiều thời gian cho việc giải quyết những mối quan hệ phát sinh hàng ngày, thậm chí là những cơng việc nhỏ nhặt, dẫn đến trì trễ trong hoạt động; nhưng bù lại thì có thể quản lý được chặt chẽ hơn. Tuy nhiên, để vận hành doanh nghiệp và hệ thống KSNB được tốt thì vấn đề đạo đức của nhà quản lý cần được đặt lên hàng đầu.
Nhóm doanh nghiệp quan tâm đến việc xây dựng hệ thống KSNB thì lại đa số chọn hình thức phân quyền, chiếm 87,1%. Đối với phân quyền, thì quyền lực khơng cịn tập trung vào tay nhà quản lý cao nhất mà quyền lực sẽ được phân chia xuống cho những cấp bên dưới, nhà quản lý chỉ giữ lại một số quyền lực nhất định mà thơi. Ưu điểm của hình thức này là sẽ khắc phục được nhược điểm của hình thức tập quyền, giúp những hoạt động trong đơn vị được xử lý nhanh chóng.
Trong một doanh nghiệp, nếu có phân chia quyền hạn và trách nhiệm bằng văn bản rõ ràng giữa các bộ phận, từng thành viên thì việc thực hiện nhiệm vụ được giao của mỗi cá nhân sẽ tốt hơn, hạn chế đùn đẩy cơng việc và trách nhiệm lẫn nhau; từ đó sẽ nâng cao sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trong đơn vị. Tuy nhiên, chưa có nhiều doanh nghiệp thực hiện vấn đề này; chỉ có 74 doanh nghiệp (chiếm 77,1%) có quy định bằng văn bản về trách nhiệm giữa các bộ phận. Đồng thời, có 53,1% doanh
nghiệp có thiết kế bảng mơ tả cơng việc cho các cấp trong đơn vị, chủ yếu là thiết kế cho các trưởng/phó các bộ phận. Theo kết quả điều tra cho thấy, nhóm doanh nghiệp càng quan tâm đến việc xây dựng hệ thống KSNB thì lại càng thực hiện phân định trách nhiệm rõ ràng, cụ thể hơn. Nhưng nhìn chung, điều này cần phải được tất cả các doanh nghiệp thực hiện tốt hơn dù là đối với cơng ty có quy mơ nhỏ vì nó thật sự hữu ích cho việc thực hiện, giám sát và đánh giá các bộ phận về trách nhiệm công việc.