CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. THỰC TRẠNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
2.2.1.5. Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt có thể được xem là người giám sát
công tác quản trị của nhà quản lý trong doanh nghiệp. Khi nhà quản lý biết rằng ở
phía trên mình cịn có một bộ phận có năng lực và độc lập thường xuyên theo dõi, giám sát cơng việc của mình thì nhà quản lý sẽ cố gắng thực hiện công việc với tinh thần trách nhiệm cao, tiến hành kiểm soát bên dưới chặt chẽ hơn, hệ thống KSNB trở nên hữu hiệu hơn và hạn chế được những sai phạm. Và ngược lại, nếu khơng có bộ phận này hoặc bộ phận này khơng có năng lực và khơng độc lập thì khi đó nhà quản lý có thể hoạt động theo ý riêng của mình, kiểm sốt bên dưới có thể lỏng lẻo và đôi lúc gây tổn hại đến lợi ích chung của doanh nghiệp. Chính vì những lý do đó mà HĐQT và Ban kiểm sốt là một yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến vấn đề kiểm soát trong doanh nghiệp.
Ở Việt Nam, theo Luật doanh nghiệp (số 60/2005/QH11 ngày 29.11.2005)
qui định thì HĐQT và Ban kiểm sốt chỉ được thiết lập ở cơng ty cổ phần; đối với
công ty trách nhiệm hữu hạn có Hội đồng thành viên và Ban kiểm sốt; doanh nghiệp tư nhân thì khơng có bộ phận này. Trong phạm vi đề tài này, người viết vận dụng khuôn mẫu lý thuyết về hệ thống KSNB của Hoa Kỳ vào đặc điểm riêng của Việt
Nam nên thuật ngữ “Hội đồng quản trị” bao hàm HĐQT của công ty cổ phần và Hội
đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; đồng thời, do đặc điểm hoạt động và theo luật định có một số ít cơng ty khơng có thiết lập Ban kiểm sốt.
Trong số doanh nghiệp được khảo sát, có 79/96 doanh nghiệp là công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn và các doanh nghiệp này đều có thành lập HĐQT. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy chưa đến 50% tổng số các doanh nghiệp này có sự độc lập giữa HĐQT và Ban kiểm soát với Ban giám đốc. Thực tế cho thấy còn rất nhiều doanh nghiệp có thành viên trong HĐQT kiêm nhiệm chức vụ (tổng) giám đốc trong công ty. Sự thiếu độc lập giữa hai bộ phận này dễ xảy ra tình trạng tự làm tự kiểm, vấn đề kiểm tra giám sát chỉ mang tính chất hình thức chủ quan khơng
thể hiện sự độc lập, khách quan; từ đó, có thể ảnh hưởng đến hoạt động doanh
nghiệp. Trong hai nhóm doanh nghiệp xuất hiện sự chênh lệch rất rõ nét. Các doanh nghiệp nhóm B có khoảng 80% doanh nghiệp có HĐQT và Ban kiểm sốt độc lập với ban giám đốc, trong khi điều này chỉ chiếm 20% trong các doanh nghiệp nhóm A.
Bảng 2.12: THỐNG KÊ CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN ĐẾN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ BAN KIỂM SOÁT
ĐVT: Doanh nghiệp
Chỉ tiêu Nhóm A Nhóm B Tổng
Tổng số mẫu điều tra 62 100(%) 34 100(%) 96 100(%)
Có Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt 51 82,3 28 82,4 79 82,3 - Độc lập với Ban giám đốc 11 21,6 22 78,6 33 41,8
- Đủ năng lực 40 78,4 28 100,0 71 86,1
+ Được đào tạo về quản lý 14 22,6 20 58,8 34 35,4 + Được đào tạo về chuyên môn 17 27,4 22 64,7 39 40,6 + Giám sát theo kinh nghiệm 45 72,6 18 52,9 63 65,6
- Định kỳ họp giữa Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, các phòng ban
+ Hàng tháng 23 45,1 18 64,3 41 51,9
+ Hàng quý 8 15,7 8 28,5 16 20,3
+ Hàng năm 8 15,7 1 3,6 9 11,4
+ Khi cần 12 23,5 1 3,6 13 16,5
- Phổ biến các chính sách, qui định
mới được đề ra trong các buổi họp 51 100,0 28 100,0 79 100,0
Hình thức phổ biến
+ Bằng văn bản 23 45,1 25 89,3 48 60,8
+ Trên hệ thống thơng tin máy tính 3 5,9 2 7,1 5 6,3
+ Lời nói 34 66,7 7 25,0 41 51,9
Xét về khía cạnh năng lực của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát cho thấy có 86,1% doanh nghiệp có Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát đủ năng lực để giải quyết những vấn đề quan trọng trong công ty cũng như thực hiện nhiệm vụ của
mình. Các thành viên này được đào tạo về quản lý, đào tạo về chuyên môn và thực hiện giám sát theo kinh nghiệm. Kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp ở
nhóm B kết hợp hài hịa giữa những tiêu chí này, trong khi ở nhóm A, các doanh nghiệp chưa chú trọng nhiều đến việc đào tạo cho các thành viên trong Hội đồng
quản trị và Ban kiểm soát mà chủ yếu các thành viên này thực hiện giám sát theo kinh nghiệm mà thôi.
Các cuộc họp giữa Hội đồng quản trị với Ban giám đốc và các phòng ban được tổ chức định kỳ hàng tháng chiếm tỷ trọng 51,9%; tổ chức định kỳ hàng quý
chiếm tỷ trọng 20,3%; tổ chức định kỳ hàng năm chiếm tỷ trọng 11,4% và có 16,5% doanh nghiệp khơng tổ chức họp định kỳ mà khi nào cảm thấy cần thiết mới tổ
chức. Tổ chức họp định kỳ thường xuyên sẽ giúp cho Hội đồng quản trị giám sát
chặt chẽ hơn hoạt động của Ban giám đốc, theo dõi, bám sát công việc kinh doanh
của đơn vị để kịp thời đưa ra chiến lược cũng như biện pháp kinh doanh hiệu quả. Tuy nhiên, có khoảng 40% các doanh nghiệp trong nhóm A đến hết một năm hay thấy cần thiết mới tổ chức họp, đây chính là một trong những điểm hạn chế của các doanh nghiệp này.
Tất cả các doanh nghiệp đều phổ biến các chính sách, qui định mới được đề ra trong các buổi họp rộng rãi và kịp thời đến các phòng ban cũng như đến các nhân
viên trong doanh nghiệp. Thơng qua đó, từng nhân viên sẽ nắm rõ tình hình và chính sách của cơng ty, để từ đó phối hợp thực hiện tốt hơn. Hình thức phổ biến chủ yếu được áp dụng là bằng văn bản và truyền đạt qua lời nói, việc thơng tin trên hệ thống
máy tính chưa được các doanh nghiệp nhỏ và vừa quan tâm nhiều. Truyền đạt thông tin bằng văn bản cụ thể đến từng phịng ban là hình thức phổ biến có thể nói là chính xác, hữu hiệu nhất và đây là hình thức chủ yếu được các doanh nghiệp nhóm B sử dụng.
Nhận xét chung về mơi trường kiểm sốt: Qua việc khảo sát cho thấy một
cơ cấu tổ chức hợp lý, quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ ràng bằng văn bản, có xây dựng bảng mơ tả cơng việc cho các chức danh trong đơn vị,… tuy nhiên, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế mà các doanh nghiệp cần phải khắc phục để hệ thống KSNB hữu hiệu hơn.
2.2.2. Đánh giá rủi ro
Kết quả khảo sát yếu tố đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Cần Thơ được thống kê ở bảng 2.13.