CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. THỰC TRẠNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
2.2.3.4. Phân tích rà sốt
Bên cạnh kiểm tra độc lập việc thực hiện thì muốn cho hoạt động kiểm soát hữu hiệu hơn cần phải có một cơ chế thường xun phân tích sốt xét lại việc thực hiện. Khi ở một cấp cao nhất định, người quản lý sẽ có rất ít thời gian, phải nghĩ ra những biện pháp để kiểm soát bằng ngoại lệ đó chính là phân tích rà sốt. Mục đích của việc phân tích rà sốt là nhằm phát hiện các biến động bất thường trong hoạt động, từ đó xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. Để đạt được mục đích trên thì nhà quản lý thực hiện bằng cách định kỳ đối chiếu số liệu tổng hợp và
Bảng 2.17: THỐNG KÊ CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH RÀ SỐT
ĐVT: Doanh nghiệp
Chỉ tiêu Nhóm A Nhóm B Tổng
Tổng số mẫu điều tra 62 100(%) 34 100(%) 96 100(%)
Có đối chiếu sổ tổng hợp và sổ chi tiết 57 91,9 31 91,2 88 91,7 - Thời gian thực hiện
+ Hàng ngày 1 1,8 1 3,2 2 2,3
+ Hàng tuần 3 5,3 1 3,2 4 4,5
+ Hàng tháng 42 73,7 27 87,1 69 78,4
+ Hàng quý 10 17,5 2 6,5 12 13,6
+ Hàng năm 1 1,8 0 0,0 1 1,1
Có so sánh số liệu thực tế với kế hoạch,
với kỳ trước 43 69,4 30 88,2 73 76,0
- Người thực hiện
+ Giám đốc 10 23,3 6 20,0 16 21,9
+ Kế toán trưởng 28 65,1 20 66,7 48 65,8 + Trưởng bộ phận kế hoạch 5 11,6 4 13,3 9 12,3
- Thời gian thực hiện
+ Hàng tháng 9 20,9 16 53,3 25 34,2
+ Hàng quý 10 23,3 7 23,3 17 23,3
+ Hàng năm 20 46,5 5 16,7 25 34,2
+ Tùy theo hoạt động 4 9,3 2 6,7 6 8,2
- Mục đích so sánh
+ Chỉ để biết tăng hay giảm 23 53,5 3 10,0 26 35,6 + Để điều chỉnh phù hợp với mục
tiêu đề ra 18 41,9 27 90,0 51 69,7
Việc đối chiếu định kỳ số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết được các
doanh nghiệp thực hiện rất tốt, chiếm tỷ trọng đến 91,7%. Kết quả thống kê cho thấy khơng có sự khác biệt giữa hai nhóm doanh nghiệp và các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện việc đối chiếu hàng tháng (khoảng 80% doanh nghiệp). Tuy vấn đề
kiểm soát sổ sách tại các doanh nghiệp chưa tốt (như đã phân tích ở phần “Kiểm
sốt q trình xử lý thơng tin”) nhưng bù lại thực hiện tốt việc đối chiếu giữa các sổ sách sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được những sai sót trong q trình ghi chép.
Bên cạnh việc đối chiếu sổ tổng hợp và sổ chi tiết thì việc so sánh số liệu thực tế với kế hoạch, số liệu kỳ này với kỳ trước cũng không kém phần quan trọng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn chưa chú trọng đến công việc này, chỉ có khoảng 76% doanh nghiệp thực hiện mà thôi. Việc thực hiện so sánh, đối chiếu này chủ yếu được thực hiện bởi kế toán trưởng, chiếm tỷ trọng 65,8%; và có
khoảng 21,9% giám đốc tham gia. Mặc dù công việc không do giám đốc trực tiếp thực hiện, nhưng các giám đốc của doanh nghiệp cần phải kiểm tra giám sát chặt chẽ thì mới đạt kết quả tốt.
Kết quả thống kê cho thấy thời gian thực hiện công việc đối chiếu được các doanh nghiệp tiến hành hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Tuy nhiên có sự khác biệt rõ rệt giữa hai nhóm doanh nghiệp, các doanh nghiệp nhóm B thực hiện tốt hơn, việc so sánh số liệu thường xuyên hơn (cụ thể có 53,3% doanh nghiệp thực hiện đối chiếu hàng tháng); trong khi các doanh nghiệp nhóm A chủ yếu đến cuối năm mới tiến hành công tác so sánh số liệu (46,5%). Điều đáng lưu ý nữa đó là các doanh nghiệp chưa nhận thức được mục đích của việc so sánh số liệu thực tế với kế hoạch, kỳ này với kỳ trước. Chỉ có khoảng 60% doanh nghiệp trả lời rằng họ thực hiện công việc so sánh này nhằm để đánh giá được kết quả hoạt động của doanh
nghiệp, phát hiện ra những chênh lệch kịp thời để can thiệp điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Những doanh nghiệp còn lại thực hiện việc so sánh chỉ để
biết số liệu có tăng lên hay giảm xuống hay không để báo cáo lên trên mà thôi, thậm chí cịn có một số doanh nghiệp trả lời rằng họ thực hiện cơng việc này bởi vì
nghiệp nhóm A, trên 50% doanh nghiệp nhóm A so sánh số liệu với mục đích chỉ muốn biết có tăng hay giảm so với số liệu gốc hay không, họ chưa nhận thức được vai trò của hoạt động phân tích rà sốt.
Nhận xét chung về hoạt động kiểm soát: Qua việc khảo sát cho thấy một số
doanh nghiệp đã xây dựng tốt các yếu tố của hoạt động kiểm sốt,… tuy nhiên, vẫn cịn nhiều yếu kém tồn tại ví dụ như việc kiểm sốt chứng từ, sổ sách hay hoạt động phân tích rà sốt,… mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải khắc phục.
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thơng chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị. Kết quả thống kê thực trạng thông tin và truyền thông của các doanh nghiệp được thống kê ở bảng 2.19.
Trong hệ thống thông tin của đơn vị, hệ thống thơng tin kế tốn là một
phần quan trọng. Mặc dù Bộ tài chính có ban hành các văn bản và các thông tư hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ kế toán nhưng để các nghiệp vụ kế toán giống nhau được hạch toán thống nhất, doanh nghiệp cần có sơ đồ hạch tốn thống nhất các nghiệp vụ chung trong doanh nghiệp và sổ tay hướng dẫn các thủ tục và chính sách kế toán đặc thù của doanh nghiệp để hướng dẫn nhân viên xử lý, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Doanh nghiệp thực hiện tốt sẽ hạn chế những sai sót hay nhầm lẫn khi hạch tốn các nghiệp vụ từ đó giúp cho BCTC của doanh nghiệp đáng tin cậy hơn. Theo kết quả có 81,3% doanh nghiệp có lập sơ đồ hạch tốn thống nhất và có
74% doanh nghiệp có sổ tay hướng dẫn các chính sách và thủ tục kế toán. Kết quả cho thấy các doanh nghiệp cũng quan tâm đến hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị nhưng chưa nhiều và các doanh nghiệp nhóm B (nhất là những cơng ty cổ phần) thực hiện tốt hơn nhóm A, tỷ trọng chênh lệch tương ứng khoảng 12% và 20%.
Bảng 2.18: THỐNG KÊ CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN ĐẾN THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG
ĐVT: Doanh nghiệp
Chỉ tiêu Nhóm A Nhóm B Tổng
Tổng số mẫu điều tra 62 100(%) 34 100(%) 96 100(%)
Có lập sơ đồ hạch toán thống nhất 46 74,2 32 94,1 78 81,3 Có sổ tay hướng dẫn chính sách và thủ
tục kế tốn 43 69,4 28 82,4 71 74,0
Có cơ chế thu thập thơng tin thích hợp
từ bên ngồi 57 91,9 32 94,1 89 92,7
Thơng tin được cung cấp chi tiết đến
từng cấp bậc quản lý 41 66,1 28 82,4 69 71,9 Hình thức phản hồi thông tin từ cấp dưới
+ Trao đổi trực tiếp 50 80,6 15 44,1 65 67,7
+ Bằng văn bản 5 8,1 9 26,5 14 14,6
+ Trong các buổi họp 26 41,9 24 70,6 50 52,1 Có kế hoạch công nghệ thông tin dài
hạn kết hợp với tư duy chiến lược 21 61,8 32 51,6 53 55,2 Chất lượng hệ thống thông tin
+ Được cập nhật thường xuyên 55 88,7 31 91,2 86 89,6
+ Cung cấp kịp thời 47 75,8 31 91,2 78 81,3 + Cung cấp chính xác 49 79,0 30 88,2 79 82,3
+ Bảo mật tốt 30 48,4 26 76,5 56 58,3
+ Chương trình, kế hoạch phịng và
giữ dữ liệu tốt 29 46,8 27 79,4 56 58,3
(Nguồn: Số liệu điều tra năm 2009-2010)
Để có thể nắm bắt được nhiều cơ hội kinh doanh và cạnh tranh với các đối
thủ thì doanh nghiệp cần phải thiết lập cơ chế thu thập thông tin thích hợp từ bên ngồi như như điều kiện thị trường, các chương trình của đối thủ cạnh tranh, những
thay đổi về kinh tế, pháp luật… Hầu hết các doanh nghiệp đã thực hiện rất tốt công việc này, chiếm tỷ trọng đến 92,7%. Tuy nhiên, chỉ có 71,9% doanh nghiệp cung
cấp thông tin chi tiết đến từng cấp bậc quản lý. Việc thu thập và truyền đạt thơng tin chênh lệch nhau cho thấy vẫn cịn một số doanh nghiệp chưa tổ chức tốt khâu truyền thông từ trên xuống, gây khó khăn cho việc xử lý thông tin, đây cũng là hạn chế của doanh nghiệp, nhất là ở các doanh nghiệp nhóm A. Truyền thơng từ dưới lên cũng không kém phần quan trọng trong doanh nghiệp, giúp nhà quản lý nhận
được những ý tưởng đề xuất của nhân viên hay nhận ra những bất cập trong quản lý.
Hình thức nhận phản hồi thông tin từ cấp dưới mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng chủ yếu dưới hình lời nói như trao đổi trực tiếp với nhà quản lý và thảo luận trong các buổi họp, hai hình thức này chiếm tỷ trọng trên 50%. Đa số các doanh nghiệp nhóm A chủ yếu nhận thơng tin phản hồi dưới hình thức trao đổi trực tiếp, trong khi đa số các doanh nghiệp nhóm B nhận thơng tin phản hồi từ nhân viên trong các buổi họp. Mỗi hình thức có ưu nhược điểm riêng, nhưng nếu có nhiều người cùng thảo luận thì thơng tin được chọn lọc cuối cùng sẽ thích hợp nhất. Nhìn chung việc nắm bắt thông tin trong các doanh nghiệp được điều tra tương đối khá tốt.
Các nhà quản lý của doanh nghiệp khi được hỏi về việc đánh giá chung về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, đa phần đều cho rằng hệ thống thông tin
hiện nay của doanh nghiệp được cập nhật thường xuyên (89,6%), cung cấp thông tin kịp thời (81,3%), thơng tin chính xác (82,3%). Thật ra, chất lượng thông tin của các doanh nghiệp chưa cao, bởi vì các doanh nghiệp chưa chú trọng nhiều đến việc bảo mật thơng tin hay có chương trình, kế hoạch để bảo quản dữ liệu, thông tin tại đơn vị. Chỉ có 58,3% doanh nghiệp bảo mật thơng tin tốt và đề ra chương trình phịng và giữ dữ liệu, trong đó doanh nghiệp nhóm B thực hiện tốt hơn (khoảng 80% doanh nghiệp) nhóm A (khoảng 50% doanh nghiệp).
Nhận xét chung về thông tin và truyền thông: Thông tin và truyền thông
chưa được sự quan tâm nhiều của các doanh nghiệp, đây là điều mà các doanh
nghiệp cần lưu ý vì thơng tin truyền thơng nó góp một phần rất quan trọng trong việc truyền đạt thông tin tạo nên sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
2.2.5. Giám sát
Giám sát là một quá trình đánh giá lại chất lượng của hệ thống KSNB. Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết được hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế không, hệ thống này cần phải thay đổi những gì và cần những gì để mà điều chỉnh khi cần thiết. Kết quả thống kê các chỉ tiêu liên quan đến bộ phận giám sát
được trình bày ở bảng sau:
Bảng 2.19: THỐNG KÊ CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN ĐẾN BỘ PHẬN GIÁM SÁT
ĐVT: Doanh nghiệp
Chỉ tiêu Nhóm A Nhóm B Tổng
Tổng số mẫu điều tra 62 100(%) 34 100(%) 96 100(%)
Có đối chiếu dữ liệu giữa các hoạt động
với hệ thống kế toán 42 67,7 28 82,4 70 72,9 Có quan tâm tiếp nhận ý kiến của khách
hàng và nhà cung cấp 61 98,4 33 97,1 94 97,9
- Hình thức tiếp nhận ý kiến
+ Điều tra, nghiên cứu thị trường 4 6,6 11 33,3 15 16,0 + Sổ tay khách hàng 7 11,5 1 3,0 8 8,5 + Thùng thư góp ý 4 6,6 9 27,3 13 13,8 +Hội nghị khách hàng, nhà cung cấp 13 21,3 15 45,5 28 29,8
+ Tiếp xúc trực tiếp 49 80,3 19 57,6 68 72,3
Có Ban kiểm sốt hoặc bộ phận kiểm
toán nội bộ 18 29,0 20 58,8 38 39,6
Có được kiểm tốn bởi kiểm tốn độc lập 14 22,6 23 67,6 37 38,5 Có báo cáo trực tiếp và kịp thời khiếm
khuyết của hệ thống KSNB 40 64,5 33 97,1 73 76,0
(Nguồn: Số liệu điều tra năm 2009-2010)
Từng bộ phận trong doanh nghiệp có đối chiếu giữa dữ liệu về hoạt động
ra những sai sót trong từng bộ phận và giải thích các khác biệt sẽ giúp nhà quản lý can thiệp điều chỉnh kịp thời hoạt động của từng bộ phận, quản lý tốt hơn doanh
nghiệp mình.
Ý kiến phản hồi của khách hàng và nhà cung cấp là quan điểm khách quan giúp cho doanh nghiệp đánh giá quá trình hoạt động của mình cũng như quá trình
làm việc của nhân viên từ đó mà doanh nghiệp có những giải pháp cải tiến phù hợp hơn. Nhìn chung thì tồn bộ doanh nghiệp được điều tra rất quan tâm tiếp nhận ý kiến khách hàng và nhà cung cấp, chiếm tỷ trọng 97,9%. Các hình thức mà doanh nghiệp sử dụng để lấy ý kiến khá đa dạng, như tổ chức hội nghị khách hàng, nhà
cung cấp, thực hiện điều tra nghiên cứu thị trường, hoặc sử dụng sổ tay góp ý, điện thoại hoặc gửi thư điện tử để lấy thông tin phản hồi hoặc nhà cung cấp hoặc tiếp xúc trực tiếp. Hình thức tiếp nhận chủ yếu là khách hàng, nhà cung cấp trực tiếp góp ý cho doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng 72,3%. Theo kết quả thống kê cho thấy các doanh nghiệp nhóm B quan tâm xây dựng nhiều kênh tiếp nhận hơn; cụ thể là: tiếp xúc trực tiếp – 57,6%, tổ chức hội nghị khách hàng, nhà cung cấp – 45,5%, điều tra nghiên cứu thị trường – 33,3%,…). Trong khi các doanh nghiệp nhóm B chủ yếu tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp – 80,3%. Càng có nhiều hình thức tiếp nhận ý kiến thì doanh nghiệp sẽ càng đánh giá chính xác hơn hoạt động của
mình. Đây chính là nguồn thơng tin q giá và đáng tin cậy; là yếu tố quan trọng trong việc góp phần tạo nên sự thành cơng của doanh nghiệp.
Ban kiểm soát hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ có đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp
luật, giám sát việc lập BCTC,… thơng qua đó sẽ giúp hệ thống KSNB hữu hiệu hơn. Tuy nhiên kết quả nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa quan tâm đến việc thiết lập Ban kiểm soát hoặc Bộ phận kiểm toán nội bộ (hay những chức năng tương tự) tại đơn vị. Chỉ có 39,6% doanh nghiệp thành lập Ban
kiểm sốt và phần lớn các doanh nghiệp này có quy mơ vừa và tập trung ở nhóm B. Một trong những lý do để giải thích cho vấn đề này là doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa có số lượng nhân viên ít, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phức tạp nên chủ
yếu việc giám sát được đảm trách bởi nhà quản lý của doanh nghiệp. Các thành
viên trong Ban kiểm soát hoặc Bộ phận kiểm tốn nội bộ hầu hết có trình độ đại
học và trên đại học, thông thường các nhân viên được tuyển chọn vào Ban kiểm sốt đều có trình độ đại học với các chuyên ngành như kế toán, kiểm toán, quản trị, … Kết quả kiểm tra, giám sát của bộ phận này chủ yếu được báo cáo trực tiếp cho ban giám đốc để giải quyết. Khi khơng có bộ phận này thì hệ thống KSNB sẽ kém hiệu quả hơn do các sai sót trong hệ thống kế toán và sự vận hành hệ thống kiểm sốt của đơn vị khơng được kiểm tra, theo dõi và xử lý để rút kinh nghiệm, và cải thiện nó.
Kết quả điều tra cũng cho thấy chỉ có 38,5% các doanh nghiệp nhỏ và vừa có mời kiểm toán độc lập kiểm toán BCTC. Kiểm toán độc lập bên cạnh việc kiểm tốn BCTC cịn giúp cho các doanh nghiệp nhận diện được những yếu kém của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, các doanh nghiệp chưa nhận thức được vấn đề này (nhất là ở các doanh nghiệp nhóm A) bởi vì một phần là do giá phí kiểm tốn cho các cơng ty kiểm tốn độc lập khá cao, và các doanh nghiệp nhỏ và vừa không niêm yết trên thị trường chứng khốn nên rất ít các cơng ty chủ