CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. THỰC TRẠNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
2.2.2.1. Nhận dạng rủi ro
Rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên nhân từ cả bên trong và bên ngồi doanh nghiệp, nó làm cho mục tiêu của doanh nghiệp có thể khơng đạt được. Nhà quản lý phải quyết định xem mức rủi ro nào là có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý
rủi ro. Để thực hiện điều này thì trước tiên các doanh nghiệp cần phải xác định được mục tiêu của mình là gì, thơng qua việc xác định các mục tiêu này đơn vị có thể nhận diện và phân tích được rủi ro, bởi vì sự kiện có thể xảy ra và đe dọa đến mục tiêu của doanh nghiệp không thể hồn thành thì đó chính là rủi ro.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức riêng để xác định mục tiêu của đơn vị
mình, và một trong số đó là lập kế hoạch kinh doanh. Lập kế hoạch kinh doanh là bước khởi đầu rất quan trọng. Có lập kế hoạch kinh doanh thì doanh nghiệp mới biết
được mình cần phải làm những gì, nó giúp cho doanh nghiệp xác định được mục tiêu
cần đạt được trong tương lai để lường trước những thử thách, rủi ro có thể xảy ra
trước khi trở nên quá muộn, và có thể tìm giải pháp để ngăn ngừa hoặc đối phó. Bảng số liệu thống kê cho thấy các doanh nghiệp được điều tra đã làm khá tốt công việc
này, số doanh nghiệp có bộ phận lập kế hoạch kinh doanh và tiến hành lập kế hoạch kinh doanh định kỳ chiếm tỷ trọng 80,2%; trong đó nhóm A chỉ có 74,2% và nhóm B là 91,2%. Những con số trên cho thấy rất khả quan, nhưng thật ra chỉ có 27,3% doanh nghiệp theo dõi việc lập kế hoạch kinh doanh hàng tháng, còn lại tương ứng là 40,3% và 26% các doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh hàng quý và hàng năm đi kèm với việc tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của quý hoặc của năm. Như vậy cho thấy
việc nhận diện mục tiêu thông qua kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp vẫn chưa
được quan tâm đúng mức trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Bảng 2.13: THỐNG KÊ CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN ĐẾN ĐÁNH GIÁ RỦI RO
ĐVT: Doanh nghiệp
Chỉ tiêu Nhóm A Nhóm B Tổng
Tổng số mẫu điều tra 62 100(%) 34 100(%) 96 100(%)
Có bộ phận lập kế hoạch kinh doanh xác
định các mục tiêu cần đạt trong tương lai 46 74,2 31 91,2 77 80,2
- Thời gian lập
+ Hàng tháng 11 23,9 10 32,3 21 27,3
+ Hàng quý 18 39,1 13 41,9 31 40,3
+ Hàng năm 15 32,6 5 16,1 20 26,0
Cơ chế nhận dạng rủi ro
+ Bộ phận nghiên cứu và phát triển 8 12,9 6 17,6 14 14,6
+ Bộ phận lập kế hoạch 9 14,5 11 32,4 20 20,8 + Các buổi họp trong công ty 40 64,5 24 70,6 64 66,7
Có tiến hành đánh giá rủi ro 40 64,5 26 76,5 66 68,8
- Định tính 40 100,0 23 88,5 63 95,5 - Định lượng 0 0,0 3 11,5 3 4,5 Có truyền đạt rủi ro đến các bộ phận trong đơn vị 40 64,5 30 88,2 70 72,9 - Hình thức +Bằng văn bản đến từng phòng ban 16 40,0 23 76,7 39 55,7
+ Trên hệ thống thơng tin máy tính 3 7,5 3 10,0 6 8,6
+ Lời nói 23 57,5 10 33,3 33 47,1
Có đề ra biện pháp nhằm giảm
thiểu tác hại của rủi ro 41 66,1 28 82,4 69 71,9
Để có thể nhận dạng được rủi ro đe dọa đến hoạt động của doanh nghiệp
thì bên cạnh việc xác định mục tiêu, doanh nghiệp phải thiết lập cho mình cơ chế nhận dạng rủi ro. Theo thống kê cho thấy đa số rủi ro đe dọa đến hoạt động của
doanh nghiệp được nhận dạng thông qua các cuộc họp trong công ty, chiếm tỷ trọng 66,7% cao gấp 3 lần so với nhận dạng rủi ro thông qua bộ phận lập kế hoạch kinh doanh và bộ phận nghiên cứu và phát triển. Điều này cũng dễ hiểu, bởi vì đối tượng khảo sát là những doanh nghiệp nhỏ và vừa cho nên việc nhận dạng rủi ro thông qua những buổi họp ban giám đốc, hay buổi họp giữa ban giám đốc với nhân viên là cách thức khả thi nhất; việc xây dựng thêm bộ phận nghiên cứu và phát triển sẽ tốn kém nhiều chi phí và có thể khơng hiệu quả đối với những doanh nghiệp này.
Điểm đáng lưu ý ở đây chính là doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch kinh
doanh là để có thể xác định được mục tiêu và từ đó nhận dạng được những rủi ro đe dọa đến doanh nghiệp. Tuy nhiên, có 80,2% doanh nghiệp có xây dựng bộ phận kế
hoạch kinh doanh và lập kế hoạch kinh doanh để xác định được mục tiêu, trong khi chỉ có 20,8% doanh nghiệp xây dựng cơ chế nhận dạng rủi ro thông qua bộ phận này (con số này cao hơn ở nhóm B - 32,4%, trong khi nhóm A chỉ có 14,5%). Kết quả khảo sát cho thấy ở những doanh nghiệp điều tra vẫn chưa thấy được tầm quan trọng cũng như chưa phát huy tốt vai trò của bộ phận này, việc lập kế hoạch kinh doanh có vẻ chỉ mang tính hình thức, nhất là ở các doanh nghiệp không quan tâm
đến việc xây dựng hệ thống KSNB.
Tóm lại, nhận dạng rủi ro là một cơng việc quan trọng trong kinh doanh, nhận dạng rủi ro để có biện pháp phịng tránh, giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu
của mình đề ra. Mặc dù kết quả thống kê sơ bộ cho thấy những doanh nghiệp thực hiện tương đối tốt, nhưng sau khi phân tích sâu về thực trạng thì cho thấy đây là điểm yếu của những doanh nghiệp này.
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro
Sau khi đã nhận dạng được những rủi ro có thể đe dọa đến hoạt động của
mình, doanh nghiệp tiến hành phân tích, đánh giá rủi ro. Mục đích của việc đánh giá rủi ro là để xác định tầm quan trọng của từng rủi ro, giúp doanh nghiệp phân bổ
nguồn lực cho hợp lý. Những rủi ro nào là cao nhất thì sẽ phân bổ nguồn lực cho nó nhiều nhất và ngược lại. Nếu doanh nghiệp đánh giá rủi ro sai và dẫn đến việc phân bổ nguồn lực không hợp lý sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của mình.
Cách thức được COSO đề cập đến để tiến hành đánh giá rủi ro là thơng qua việc định tính và định lượng các rủi ro. Định tính tức là việc đánh giá phụ thuộc vào bản chất của vấn đề, rủi ro khơng thể cân đo được cụ thể. Cịn việc định lượng tức là có thể cân đo được, rủi ro ước tính được định lượng bởi một số tiền cụ thể; và hai yếu tố giúp doanh nghiệp định lượng được rủi ro đó là thiệt hại ước tính bằng số
tiền và xác suất có thể xảy ra thiệt hại đó. Việc định lượng được rủi ro sẽ giúp
doanh nghiệp đánh giá rủi ro được tương đối chính xác hơn. Tuy nhiên, khi tiến
hành khảo sát ở những doanh nghiệp nhỏ và vừa ở thành phố Cần Thơ thì có đến 95,5% doanh nghiệp đánh giá rủi ro thơng qua định tính, và họ chọn cách đánh giá này khơng phải vì lý do những rủi ro trong doanh nghiệp không thể định lượng được mà là vì lý do họ khơng biết định lượng rủi ro như thế nào.
Có 72,9% doanh nghiệp truyền đạt rủi ro đe dọa đến hoạt động của đơn vị
đến các phịng ban và nhân viên của mình, và những doanh nghiệp nhóm B thực
hiện việc này tốt hơn (chiếm gần 90%) so với nhóm A (gần 65%). Hình thức truyền
đạt chủ yếu là bằng văn bản và bằng lời nói chiếm tỷ trọng tương ứng là 55,7% và
47,1%. Mỗi hình thức truyền đạt có ưu nhược điểm riêng và tùy theo mức độ ảnh
hưởng của rủi ro mà doanh nghiệp chọn cho mình hình thức truyền đạt thích hợp
nhất. Có 76,7% doanh nghiệp nhóm B sử dụng hình thức truyền đạt bằng văn bản, tỷ trọng này ở nhóm A là 40%. Truyền đạt bằng văn bản giúp cho thông tin được cụ thể, rõ ràng và chính xác hơn, tuy nhiên hình thức phổ biến này sẽ tương đối chậm và đôi lúc nhân viên không quan tâm đến văn bản này. Ngược lại, hình thức truyền
đạt bằng lời nói khắc phục được nhược điểm trên nhưng nó có thể gây nhiễu thơng
tin làm cho việc ứng phó với rủi ro trở nên khó khăn hơn nhiều. Doanh nghiệp
nhóm A áp dụng hình thức này nhiều hơn nhóm B; tỷ trọng tương ứng là 57,5% và 33,3%. Hình thức truyền đạt có thể khắc phục được nhược điểm của hai hình thức trên là truyền đạt trên hệ thống thơng tin máy tính, vừa nhanh chóng và tương đối
chính xác. Tuy nhiên, hầu hết những doanh nghiệp nhỏ và vừa được phỏng vấn
không quan tâm nhiều đến hình thức này, cũng như chưa nhận thức và phát huy tốt vai trò của hệ thống thơng tin trên máy tính, chỉ chiếm tỷ trọng 8,6%.