CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2. THỰC TRẠNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
2.2.3.3. Kiểm soát vật chất
Đây là một hoạt động kiểm soát nhằm đánh giá mức độ bảo quản tài sản
của các doanh nghiệp. Tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả những tài sản có hình thái vật chất cụ thể như tiền, tài sản cố định,… và những tài sản khơng có hình thát vật chất cụ thể như hệ thống thơng tin của doanh nghiệp. Dưới đây là bảng thống kê việc xây dựng một số thủ tục kiểm soát để bảo vệ tài sản trong doanh nghiệp.
Theo kết quả khảo sát được thống kê ở bảng 2.17 cho thấy doanh nghiệp quan tâm đến hệ thống bảo vệ tài sản trong doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp
đều xây dựng tốt hệ thống kho, tường rào, két sắt,… để bảo vệ tài sản, chiếm tỷ trọng
92,7% trong tổng số các doanh nghiệp được điều tra. Điều này giúp cho các doanh
nghiệp ngăn chặn được những rủi ro liên quan đến việc thất thoát, mất mát hay hư hỏng hàng hóa, tài sản tại đơn vị.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng thực hiện tốt việc định kỳ đối chiếu số liệu trên sổ sách kế tốn với tài sản hiện có để có thể phát hiện ra những sai lệch kịp thời điều chỉnh, giúp thơng tin trên báo cáo tài chính đáng tin cậy hơn, thơng qua đó cũng nâng cao trách nhiệm đối với cơng việc của những cá nhân có liên quan. Kết quả cho thấy có 95,8% doanh nghiệp có tiến hành kiểm kê đối chiếu định kỳ, và những tài sản được kiểm kê định kỳ là hàng tồn kho, tiền mặt và tài sản cố định.
Bảng 2.16: THỐNG KÊ CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC KIỂM SOÁT VẬT CHẤT
ĐVT: Doanh nghiệp
Chỉ tiêu Nhóm A Nhóm B Tổng
Tổng số mẫu điều tra 62 100(%) 34 100(%) 96 100(%)
Có hệ thống bảo vệ tài sản 55 88,7 34 100,0 89 92,7
Định kỳ kiểm kê đối chiếu sổ sách 58 93,5 34 100,0 92 95,8
- Kiểm kê hàng tồn kho
+ Hàng tháng 23 39,7 17 50,0 40 41,7
+ Hàng quý 15 25,9 9 26,5 24 25,0
+ Hàng năm 5 8,6 3 8,8 8 8,3
+ Khi cần 15 25,9 5 14,7 20 20,8
- Kiểm kê tiền mặt
+ Hàng ngày 21 36,2 13 38, 2 34 37,0 + Hàng tuần 7 12,1 5 14,7 12 13,0 + Hàng tháng 14 24,1 11 32,4 25 26,0 + Hàng quý 2 3,4 2 5,9 4 4,2 + Hàng năm 1 1,7 1 2,9 2 2,1 +Khi cần 13 22,4 2 5,9 15 16,3
- Kiểm kê tài sản cố định
+ Hàng tháng 3 5,2 5 14,7 8 8,3
+ Hàng quý 13 22,4 9 26,5 22 22,9
+ Hàng năm 32 55,2 15 44,1 47 49,0
+ Không kiểm kê 6 10,3 3 8,8 9 9,8
+Khi cần 4 6,9 2 5,9 6 6,5
Có phân quyền truy cập hệ thống thông
tin (cấp mật mã) 14 38,9 24 82,8 38 58,5
Tiền mặt là tài sản nhạy cảm dễ xảy ra mất cắp tại đơn vị, cũng như các
gian lận trong kế toán. Việc kiểm kê tiền mặt thường xuyên sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro này. Nhưng chỉ có 37% doanh nghiệp thực hiện kiểm kê và đối chiếu tiền mặt hàng ngày; 13% doanh nhiệp thực hiện hàng tuần; 26% doanh nghiệp đến cuối tháng mới kiểm kê quỹ. Điều này giải thích tại sao các doanh nghiệp thường chậm trễ trong việc gửi tiền mặt vào ngân hàng. Nhóm B là những doanh nghiệp có quan tâm đến việc xây dựng hệ thống KSNB, tuy nhiên tỷ trọng doanh nghiệp nhóm này thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng tháng cao hơn nhóm A. Đến cuối tháng mới tiến hành kiểm kê đối chiếu thì có thể khó phát hiện được
những sai phạm, các doanh nghiệp nhóm B cần phải quan tâm đến vấn đề này để
điều chỉnh cho hợp lý hơn. Mặt khác, có khoảng 20% doanh nghiệp chỉ kiểm kê khi
cần và được yêu cầu, nhất là ở các doanh nghiệp nhóm A. Kết quả điều tra cho thấy rằng các doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng các khoản thanh tốn bằng tiền mặt nhiều, việc khơng kiểm kê quỹ thường xuyên, cùng với việc phân chia trách nhiệm không hợp lý, kiêm nhiệm nhiều chức năng sẽ dễ dẫn đến các gian lận trên sổ sách kế toán tại doanh nghiệp.
Tài sản cố định tại doanh nghiệp tuy số lượng không nhiều nhưng thông
thường chiếm một tỷ trọng khá lớn trên tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì thế, cơn việc kiểm kê tài sản cố định tại các doanh nghiệp cũng rất quan trọng; tuy nhiên, theo kết quả thống kê cho thấy có khoảng 10% doanh nghiệp không hề tiến hành công việc này. Thời gian tiến hành công tác kiểm kê tài sản cố định có sự khác biệt
đối với hai loại tài sản trên. Trong khi hàng tồn kho chủ yếu được kiểm kê hàng
tháng, tiền mặt được kiểm kê hàng ngày thì tài sản cố định được các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện kiểm kê hàng năm; tỷ trọng này chiếm gần 50%.
Tóm lại, tuy rằng hầu hết các doanh nghiệp được phỏng vấn đều tiến hành kiểm kê, đối chiếu giữa sổ sách với tài sản thực tế nhưng khi đi sâu vào phân tích thực trạng kiểm kê một số tài sản trong doanh nghiệp thì vẫn cịn tồn tại nhiều điểm yếu liên quan đến thời gian thực hiện kiểm kê. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải
thực hiện kiểm kê thường xuyên hơn mới có thể phát huy tác dụng của công tác này cũng như giúp hệ thống KSNB của doanh nghiệp được hữu hiệu hơn.
Một vấn đề cũng cần quan tâm ở đây là mặc dù có gần 70% doanh nghiệp nhỏ và vừa có sử dụng phần mềm kế tốn nhưng do hạn chế về trình độ nên việc phân quyền truy cập cho các phần hành bằng cách cung cấp mật mã cho từng kế toán phần hành cũng như cho cấp quản lý chỉ được thực hiện ở 50% doanh nghiệp
được điều tra. Kết quả này cho thấy, việc không phân quyền truy cập hệ thống máy
tính của đơn vị bằng mật mã dễ dẫn đến số liệu của cơng ty có khả năng bị sửa đổi,
đánh cắp hoặc nghiêm trọng hơn bị mất hoàn toàn. Kết quả thống kê cho thấy có sự
khác biệt giữa hai nhóm doanh nghiệp. Trong khi có 82,8% doanh nghiệp nhóm B có thực hiện thủ tục kiểm sốt này thì tỷ trọng này ở các doanh nghiệp nhóm A chỉ có 38,9%. Đây là một điểm yếu liên quan đến việc bảo vệ tài sản mà các doanh
nghiệp cần phải khắc phục, nhất là các doanh nghiệp nhóm A.