1.3 Các điều kiện quyết định triển khai ứng dụng ERP thành công
1.3.5 Ngân sách cho dự án ERP
Quá trình triển khai ERP quan trọng và liên quan đến nhiều loại chuyên viên khác nhau nên cần đưa ra một ngân sách đủ lớn cho việc triển khai ngoài ngân sách cho việc mua phần mềm, khơng nên tìm cách cắt giảm ngân sách này dẫn đến việc nhà
cung cấp ERP phải cắt ngắn thời gian hoặc cắt bớt nhân lực làm giảm chất lượng của việc triển khai.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, triển khai ERP đơi khi có thể trở thành một
việc nguy hiểm. Ứng dụng ERP không chỉ là vấn đề tiêu tốn một khoản chi phí lớn, nó cịn tốn thời gian triển khai, đặc biệt là nguồn lực IT và đơi khi văn hóa doanh nghiệp sẽ thay đổi hồn tồn. Những nhân tố này có thể sẽ làm chùn bước các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp đang trên đà phát triển thì khơng vì họ ln cố gắng để có thể thốt khỏi việc tác nghiệp với các bảng tính Excel đơn điệu để chuyển sang “thời đại ERP”. Mọi người luôn ngầm hiểu đó là chi phí triển khai ERP thực tế bao giờ cũng lớn hơn kế hoạch ngân sách đặt ra. Nguyên nhân chính làm tăng chi phí triển khai bao gồm: đánh giá sai trong quá
trình làm việc với các nhà cung cấp, kế hoạch triển khai không sát, khơng kiểm sốt được phạm vi dự án. Do vậy, DN cần có một kế hoạch ngân sách tốt để đảm bảo thành công cho dự án ERP, đánh giá qua các yêu tố sau:
Kế hoạch ngân sách được phân tách rõ ràng theo từng yêu tố chi phí của dự án. Chi phí được chia thành 3 phần chính:
Chi phí triển khai liên quan đến kỹ thuật: bao gồm chi phí bản quyền, cài đặt,
kiểm tra, tích hợp, nâng cấp phần cứng và máy chủ, chi phí vận hành và hỗ trợ hàng năm,...
Chi phí triển khai liên quan đến nội tại doanh nghiệp: Bao gồm chi phí cho các
hoạt động quản lý chuyển đổi, tái cấu trúc quy trình kinh doanh, đào tạo, nhân sự
đội dự án.
Các chi phí khác: Bao gồm các chi phí phát sinh cho việc đi lại, sinh hoat, điện
thoại, làm ngoài giờ của các chuyên gia, …
Kế hoạch ngân sách tương đối phù hợp với giải pháp ERP lựa chọn. Trên thị
trường có nhiều giải pháp ERP khác nhau với điểm mạnh điểm yếu khác nhau và do đó chi phí triển khai cũng khác nhau. Các nhóm giải pháp được chia làm 3
phân khúc chính, phân khúc 1: SAP, Oracle, Microsoft; phân khúc 2: Info, Scala, …, và nhóm giải pháp ERP nội địa. Chi phí 3 phân khúc là rất cách biệt với nhau
cho nên doanh nghiệp cần có kế hoạch ngân sách một cách tương đối thích ứng
với nhóm giải pháp lựa chọn. Có thể tham khảo số liệu thống kê chi phí dưới đây
Bảng 1.1 Chi phí đầu tư trung bình cho dự án ERP Sap Oracle Microsoft Nhóm
II
Trung bình
Chi phí triển khai (triệu USD)
16 .8
12.6 2.6 3.5 8.5
(Nguồn: Nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 - tập đoàn Panorama)