3.3 Một số biện pháp cải thiện điều kiện triển khai ứng dụng ERP cho PNJ
3.3.1.1 Thành lập Ban dự án ERP có cơ cấu đủ tiêu chuẩn
Thành lập Ban dự án mạnh là khâu đầu tiên để cải thiện yếu tố về nguồn nhân lực ERP cho PNJ. Cơ cấu Ban dự án ERP đề nghị bao gồm: Trưởng dự án, Trưởng ban điều hành, Trưởng ban CNTT, các thành viên CNTT, Trưởng ban nghiệp vụ, Thư ký dự án ERP, Trưởng các nhóm nghiệp vụ, các thành viên nghiệp vụ, người sử dụng chính và người sử dụng cuối. Sơ đồ tổ chức như sau:
Hình 3.2. Sơ đồ tổ chức Ban dự án ERP PNJ.
Trưởng dự án
Ban điều hành & thư ký Trưởng Ban CNTT Trưởng nhóm nghiệp vụ Các thành viên CNTT Trưởng Ban nghiệp vụ Nhóm người sử dụng chính Nhóm người sử dụng cuối Các thành viên nghiệp vụ
÷ Trưởng dự án là một thành viên trong Ban Tổng giám đốc để đảm bảo điều hành tốt dự án. Quy mô tổ chức của PNJ khá lớn, quá trình triển khai
ERP sẽ liên quan đến nhiều phịng ban và nhiều quy trình nghiệp vụ, trưởng dự án phải là một người có tầm chiến lược và hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ của các phịng ban, đồng thời có đủ năng lực và thẩm quyền để quyết định những vấn đề mang tính thống nhất hoặc đổi mới
trong q trình triển khai ứng dụng ERP.
÷ Ban điều hành & thư ký là bộ phận hỗ trợ cho Trưởng dự án trong các cơng
việc sốt xét, lưu trữ và phân phối tài liệu phát sinh trong dự án, tổ chức các buổi họp định kỳ và đột xuất, kiểm soát tiến độ và báo kết quả thực hiện các công việc cho Ban dự án. Ban điều hành & thư ký cịn đảm đương cơng việc giám sát chất lượng trong quá trình triển khai ứng dụng ERP.
÷ Trưởng ban điều hành là người có đủ năng lực để hỗ trợ cho trưởng dự án
về điều phối nhân lực và công việc của dự án, am hiểu về đặc tính sản
phẩm nữ trang, nắm vững quy trình sản xuất, được tín nhiệm của các thành viên Ban dự án, có thể dành 70%-80% thời gian làm việc để theo sát và đôn đốc tiến độ của các đơn vị trong q trình triển khai dự án.
÷ Trưởng ban nghiệp vụ là người có kiến thức sâu rộng nhất về hoạt động
sản xuất kinh doanh của PNJ, vị trí này phù hợp nhất là Phó TGĐ Kinh doanh, Giám đốc Kinh doanh hoặc Giám đốc tài chính. Trưởng ban nghiệp vụ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và phân công cụ thể cho các thành viên nghiệp vụ, phối hợp với Ban điều hành & thư ký để hoàn chỉnh các tài liệu phát sinh trong dự án và là người sốt xét và phê duyệt tồn bộ tài liệu quy trình nghiệp vụ (blue print) của PNJ trước khi đưa vào hệ thống ERP. ÷ Trưởng các nhóm nghiệp vụ là những người nắm vững rõ nhất nghiệp vụ
do mình chịu trách nhiệm quản lý tại PNJ, vị trí này phù hợp với các chức danh Trưởng/Phó các đơn vị nghiệp vụ như: mua hàng, bán hàng, kế toán phải thu, kế toán phải trả, công nợ, tài sản cố định, tổng hợp, sản xuất, danh mục sản phẩm, … Trưởng các nhóm nghiệp vụ sẽ chịu trách nhiệm mơ tả
và rà sốt tài liệu quy trình cũng như việc quản trị sự thay đổi nhân sự và quy trình khi triển khai ERP.
÷ Các thành viên nghiệp vụ là những người chuyên trách nghiệp vụ của PNJ, chịu trách nhiệm tiếp nhận và đánh giá tính khả thi của quy trình trên hệ thống ERP khi áp dụng thực tiễn, thành viên nghiệp vụ theo kinh nghiệm là thành viên trong người sử dụng chính và người sử dụng cuối. ÷ Trưởng ban CNTT là người nắm vững về kỹ thuật phần mềm và công
nghệ phần cứng, vị trí này chính là Giám đốc CNTT của PNJ. Trưởng ban CNTT chịu trách nhiệm đánh giá chính về nền tảng kỹ thuật phần mềm của các giải pháp ERP trên thị trường, phân công việc cho các thành viên trong nhóm CNTT, hỗ trợ hồn chỉnh các tài liệu quy trình nghiệp vụ, quyết định chiến lược đầu tư về cơ sở hạ tầng cho dự án ERP, quản lý và báo cáo tiến
độ triển khai phần mềm trong quá trình thực hiện dự án, chịu trách nhiệm
chính trong việc tiếp nhận bàn giao cơng nghệ của đối tác triển khai ERP. ÷ Các thành viên CNTT là những nhân viên IT chịu trách nhiệm nắm vững
từng phân hệ của hệ thống ERP để hỗ trợ người dùng chính và người dùng cuối trong quá trình triển khai và sau khi triển khai ứng dụng ERP thành cơng. Trong đó có thể chia thành 3 nhóm IT chính: nhóm chun trách phát triển chức năng các phân hệ, nhóm quản trị hệ thống máy chủ và nhóm quản trị cơ sở dữ liệu.
÷ Nhóm người sử dụng chính (Key Users) là những người sử dụng có năng
lực được các phòng ban được doanh nghiệp chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người sử dụng chính sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án
được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu
về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ
đưa ra các mẫu thử nghiệm để kiểm tra hệ thống trước khi triển khai cho
tồn bộ doanh nghiệp. Người sử dụng chính là đối tượng của việc đào tạo chiều sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút
những người sử dụng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định
người sử dụng chính khơng những cần chọn người có năng lực mà cịn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án.
÷ Nhóm người sử dụng cuối là những người hiện đang thực hiện tác nghiệp
hàng ngày bằng những phần mềm cũ hoặc theo phương pháp thủ công như hiện tại. Những người sử dụng cuối sẽ được đào tạo để sử dụng các chức
năng mình đảm trách trên hệ thống ERP. Người sử cuối tại PNJ theo kết quả khảo sát được đánh giá là khả năng thích nghi với hệ thống ERP thấp, do vậy Ban dự án cần thực hiện đào tạo và kiểm sốt q trình thực hiện thường xuyên.