Quy trình chuẩn triển khai ứng dụng ERP cũng đã góp phần cho doanh nghiệp cải thiện và củng cố nhiều yếu tố để triển khai ứng dụng ERP thành công cho doanh nghiệp. Tuy vậy, qua kết quả khảo sát và phân tích ở chương 2, chúng ta thấy PNJ cần chú trọng 4 yếu tố chính:
÷ Nguồn nhân lực cho dự án ERP (trung bình 3.31 điểm). ÷ Quy trình hoạt động (trung bình 4.05 điểm).
÷ Cơ sở dữ liệu (trung bình 2.84 điểm).
÷ Khả năng quản trị dự án ERP (trung bình 3.57 điểm).
Trong đó, yếu tố về khả năng quản trị dự án ERP của PNJ là rất yếu ở điểm chưa hồn chỉnh quy trình quản trị sự thay đổi trong quá trình triển khai ứng dụng ERP.
Đây là một bước và công việc không thể thiếu để đảm bảo sự thành công dự án
ERP cho PNJ. Do đó, tác giả bổ sung bước “quản trị sự thay đổi” trước các bước tiến hành triển khai ERP trong quy trình chuẩn và được thực hiện suốt quá trình triển khai ứng dụng ERP tại PNJ.
Ngoài ra, việc chuyển đổi số liệu từ hệ thống cũ lên hệ thống ERP với số lượng dữ liệu cực kỳ lớn và không chuẩn như đã khảo sát tại PNJ là khơng dễ thực hiện, cần phải có một bước chuẩn bị và lập kế hoạch thực hiện một cách kỹ lưỡng mới có thể chuyển đổi số liệu vào hệ thống ERP. Do đó, tác giả bổ sung bước “chuyển đổi
dữ liệu” vào quy chuẩn triển khai ứng dụng ERP.
Tóm lại, với việc bổ sung thêm hai bước “quản trị sự thay đổi” và “chuyển đổi dữ liệu” vào quy trình chuẩn triển khai ứng dụng ERP thì các điều kiện triển khai ứng dụng ERP tại PNJ đều được có cơ hội cải thiện và sẽ đảm bảo khả năng triển khai
Mơ hình quy trình triển khai ERP cho PNJ được đề xuất như sau:
Hình 3.1. Quy trình triển khai ứng dụng ERP cho PNJ
0.1 Yêu cầu quản lý của công ty 0.2 Các nhà cung cấp ERP 1. Thực hiện tiền đánh giá 2. Đánh giá lựa chọn 3. Lập kế hoạch 5.a Phân tích sự khác biệt
5.d Đào tạo đội ngũ triển khai
5.b Tái cấu trúc hệ thống
5.e Thử nghiệm và kiểm tra
5.c Cấu hình hệ thống
5.f Đào tạo người sử dụng cuối
7. Đưa hệ thống vào chạy chính thức
8. Hậu triển khai
6. Chuyển đổi dữ liệu
Bước 1. Thực hiện tiền đánh giá
PNJ cần thành lập Ban đánh giá, để tiến hành đánh giá sơ bộ các giải pháp ERP trên thị trường nhằm loại bỏ những giải pháp hồn tồn khơng phù hợp với PNJ.
Quá trình tiền đánh giá này sẽ hạn chế số lượng giải pháp ERP cho quá trình đánh giá chính thức, nhằm giảm bớt thời gian và cơng sức của Ban dự án ERP vì q trình đánh giá chính thức địi hỏi nhiều cơng phu và tỉ mỉ.
Song song với việc tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp, PNJ cần thực hiện tiền đánh giá mức độ sẵn sàng của mình những yếu tố về: nguồn nhân lực, quy trình hoạt
động và cơ sở dữ liệu. Qua đó có cái nhìn tổng thể và chi tiết về những yếu tố
chưa đạt yêu cầu khi triển khai ứng dụng ERP, từ đó tiến hành ngay những bước chuẩn bị cần thiết để đáp ứng kịp thời những yêu cầu cơ bản khi bắt đầu quá trình triển khai ERP.
Bước 2. Đánh giá lựa chọn
PNJ nhận dạng yêu cầu quản lý, quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, sắp xếp thứ tự ưu tiên đồng thời xác lập rõ các tiêu chí đánh giá
mức độ thỏa mãn những nhu cầu này. Từ đó, PNJ có thể đánh giá và lựa chọn giải pháp nào thỏa mãn cao nhất các nhu cầu, phù hợp với lịch sử và thực tế kinh doanh của doanh nghiệp. Không thể tìm được giải pháp thỏa mãn hồn tồn với hoạt động và nhu cầu quản lý của PNJ nhưng mục tiêu của giai đoạn này là tìm
một giải pháp ERP với sự khác biệt là ít nhất.
PNJ thành lập chính thức một Ban đánh giá và lựa chọn để thực hiện quá trình lựa chọn giải pháp ERP. Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau
(chuyên gia chức năng), Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp ERP). Ban đánh giá và lựa chọn sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn giải pháp cho công ty. Khi tất cả các chức năng kinh doanh được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc thì giải pháp được chọn ra sẽ có được sự chấp thuận rộng rãi. Các chuyên gia hay các nhà tư vấn có thể đóng vai trị như những nhà trung gian hay đóng vai trị giải thích những điểm mạnh và yếu của
pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu của PNJ mà là tìm ra được một giải pháp đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của PNJ.
Bước 3. Lập kế hoạch dự án
PNJ phối hợp với nhà triển khai ERP để thống nhất kế hoạch triển khai dự án. Kế
hoạch sẽ xác định chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, các giai
đoạn triển khai,… để đảm bảo dự án được hoàn tất. Xác định các nguồn lực sẽ được sử dụng cho việc triển khai dự án, các thành viên trong đội dự án được lựa
chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu
dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án.
Bên cạnh kế hoạch của nhà triển khai, PNJ tự xây dựng kế hoạch riêng để thực hiện và kiểm sốt các cơng việc nội bộ đáp ứng yêu cầu của dự án. Kế hoạch này
bao gồm các những công việc như: tổ chức tái cơ cấu quy trình, chuẩn hóa dữ liệu, tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực để duy trì hoạt động hiện tại, trang bị kiến
thức về ERP cho cán bộ công nhân viên, quản trị sự thay đổi nội bộ, ….
Kết quả bước lập kế hoạch là vạch ra lộ trình triển khai phù hợp với mục tiêu và năng lực của PNJ.
Bước 4. Quản trị sự thay đổi
Mục tiêu của việc quản trị sự thay đổi là dịch chuyển thói quen làm việc cũ cuối sang cách thức mới của thống ERP một cách tốt nhất. Quá trình triển khai ERP sẽ
dẫn đến một số thay đổi quy trình và phương pháp thực hiện một bước cơng việc nào đó, người sử dụng cuối sẽ có những phản ứng nhất định, Ban dự án cần chú trọng việc đào tạo, hỗ trợ và khuyến khích người sử dụng cuối từng bước thích nghi với những thay đổi này.
Quản trị sự thay đổi là một quá trình thực hiện xuyên suốt dự án. Sự thay đổi
trong quy trình hoạt động và cơ cấu tổ chức sẽ diễn ra thường xuyên liên tục trong suốt quá trình triển khai ERP, Ban dự án cần thực hiện một cách khéo léo để đảm bảo cả hệ thống dịch chuyển nhịp nhàng.
Bước 5. Tiến hành triển khai ứng dụng ERP Bước 5.a. Phân tích sự khác biệt
Phân tích sự khác biệt là cơng việc chính của nhà triển khai ERP để có phương án cài đặt và hiệu chỉnh hệ thống ERP cho phù hợp PNJ. Đây là giai đoạn phân tích
sự khác biệt giữa những quy trình trên hệ thống ERP đã lựa chọn, được tích lũy từ những kinh nghiệm thực tế tốt nhất trên thế giới (best practices), với những quy trình xuyên suốt mơ hình hoạt động hiện tại và định hướng mơ hình trong tương
lai của doanh nghiệp.
Ban dự án phối hợp với nhà triển khai thiết kế một mơ hình mà có thể đốn trước và bao gồm bất cứ chức năng nào cần sử dụng trong tương lai. Theo nhận định
chung, một phần mềm ERP hoàn hảo nhất cũng chỉ đáp ứng được 80% yêu cầu
chức năng của doanh nghiệp, 20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc quy trình kinh doanh của doanh nghiệp (business process reengneering). Một trong những giải pháp thích ứng nhất đó là địi hỏi việc thay đổi quy trình kinh
doanh để phù hợp với giải pháp ERP.
Kết quả bước phân tích sự khác biệt là các tài liệu bao gồm:
÷ Tài liệu phân tích u cầu nghiệp vụ của PNJ
÷ Tài liệu kỹ thuật: là tài liệu chuyển tải yêu cầu nghiệp vụ vào hệ thống ERP. ÷ Kế hoạch chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và cơ sở dữ liệu của PNJ.
Bước 5.b. Tái cấu trúc
PNJ thực hiện tái cơ cấu lại tổ chức và quy trình hoạt động để tương thích với mơ hình ERP đã xác lập ở bước phân tích sự khác biệt. Việc tái cấu trúc này thể hiện
và phụ thuộc vào quyết tâm của lãnh đạo cao nhất của PNJ, một số hoạt động có thể thay đổi hồn tồn so với trước kia nên đòi hỏi nhận thức và nguồn nhân lực
đầy đủ cho việc thay đổi này.
Một việc quan trọng trong giai đoạn này là PNJ tiến hành tái tổ chức lại dữ liệu, chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu vừa để tương thích với hệ thống ERP vừa đáp ứng yêu cầu quản lý. Thông thường dữ liệu của một doanh nghiệp chưa có hệ thống ERP
sẽ có nhiều điểm chưa chuẩn trên tồn hệ thống, nhà triển khai ERP sẽ chỉ có khả năng tư vấn cấu trúc chuẩn, PNJ phải tự thực hiện việc chuẩn hóa tồn hệ thống nên đây là một trong những giai đoạn khó khăn nhất địi hỏi nhiều thời gian và
công sức của PNJ.
Kết quả bước tái cấu trúc là kiện tồn quy trình và bộ máy hoạt động theo quy
Bước 5.c. Cấu hình hệ thống
Đây là công việc hiệu chỉnh phần mềm ERP của nhà triển khai. Dựa vào tài liệu
phân tích yêu cầu nghiệp vụ và tài liệu kỹ thuật, nhà triển khai tiến hành cấu hình phần mềm ERP theo yêu cầu nghiệp vụ và quy trình đã thống nhất giữa hai bên. Cơng việc này khơng khó đối với nhà triển khai vì trong q trình phân tích sự khác biệt, nhà triển khai đã hình dung ra những thay đổi trên hệ thống trước rồi mới xây dựng tài liệu. Trong bước này, PNJ cần phối hợp để giúp nhà triển khai hiểu rõ và đúng hơn các yêu cầu nghiệp vụ của mình.
Kết quả của cơng việc cấu hình hệ thống là xây dựng một bộ phần mềm ERP chuyên biệt cho PNJ từ phần mềm ERP chuẩn đã lựa chọn.
Bước 5.d. Đào tạo đội ngũ triển khai
Nhà triển khai tiến hành đào tạo người sử dụng chính (key users) của PNJ sử dụng các chức năng trên phần mềm ERP. PNJ cử tất cả những người sử dụng
chính tham gia các buổi đào tạo của nhà triển khai, những người này sẽ chịu trách nhiệm đào tạo lại cho toàn bộ người sử dụng cuối khi phần mềm ERP đưa vào vận hành chính thức.
Kết quả của bước đào tạo là người sử dụng chính của PNJ nắm bắt tồn bộ quy trình và chức năng trên hệ thống ERP để đào tạo cho toàn bộ người sử dụng
còn lại.
Bước 5.e. Thử nghiệm và kiểm tra
Nhà triển khai tiến hành cài đặt phiên bản phần mềm ERP đã cấu hình hồn chỉnh cho PNJ vào hệ thống máy chủ của PNJ. Công việc này của nhà triển khai
bao gồm đề xuất cấu hình phù hợp và đào tạo cho đội IT của PNJ khả năng cài đặt hệ thống máy chủ, hệ thống máy trạm nhằm đáp ứng yêu cầu vận hành của phần mềm ERP trong tương lai.
Song song với việc cài đặt phần mềm, PNJ chịu trách nhiệm cung cấp các dữ liệu mẫu về danh mục (master data) và số dư (opening data) để nhà triển khai đưa vào phần mềm ERP chuẩn bị cho việc chạy thử nghiệm. Cơng việc này địi hỏi dữ liệu
của PNJ phải chuẩn hóa theo yêu cầu định dạng đã thống nhất trong giai đoạn
Nhiệm vụ chính của PNJ ở giai đoạn này là xây dựng và thực hiện kịch bản thử nghiệm (test case) trên hệ thống ERP. Đây là bước cuối cùng để kiểm tra khả
năng đáp ứng yêu cầu quản lý và đặc biệt hơn là tính chính xác của hệ thống, do đó PNJ cần xây dựng được một kịch bản thử nghiệm bao phủ tồn bộ nghiệp vụ
của mình, đồng thời tổ chức chạy thử nghiệm một cách thận trọng, chi tiết với sự kiểm soát dữ liệu chặt chẽ nhất.
Nếu phát sinh những điểm chưa phù hợp với yêu cầu hoặc mức độ tiện dụng trong quá trình chạy thử nghiệm thì hai bên họp thống nhất phương án và giải quyết ngay trong giai đoạn này. Khả năng này thường xảy ra và sẽ khơng có những
điểm khơng phù hợp lớn nếu giai đoạn phân tích sự khác biệt và cấu hình hệ thống được thực hiện tốt. Những điểm không phù hợp nhỏ sẽ không ảnh hưởng đến quy
trình chính của hệ thống và được xem là không ảnh hưởng đến tiến độ và thành
công của dự án.
Kết quả của giai đoạn này là hồn thành việc cấu hình hệ thống ERP một cách hoàn chỉnh nhất với độ tin cậy cao nhất sẵn sàng cho việc chuyển số liệu chính
thức đưa vào sử dụng.
Bước 5.f. Đào tạo người sử dụng cuối
Những người sử dụng chính của PNJ sẽ tổ chức đào tạo lại cho tất cả người sử
dụng cuối các quy trình và chức năng trên hệ thống ERP. Chuẩn bị cho việc đưa
hệ thống vào chạy chính thức, tất cả người sử dụng tại PNJ cần được trang bị đầy
đủ kiến thức về quy trình và chức năng trên hệ thống, người sử dụng chính của
PNJ sẽ chịu trách nhiệm chính, sự hỗ trợ từ phía nhà triển khai là khơng bắt buộc.
Kết quả của giai đoạn này là tất cả người sử dụng của PNJ am hiểu về các quy trình và chức năng trên hệ thống ERP, sẵn sàng để tiếp nhận và vận hành hệ thống ERP.
Bước 6. Chuyển đổi dữ liệu
Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP là công việc khó khăn nhất mà ban dự án ERP cần dành nhiều thời gian nguồn lực để thực hiện. Ban dự án
cần xác lập một phương pháp và kế hoạch chuyển đổi dữ liệu phù hợp để tránh tình trạng chuyển đổi dỡ dang, mất kiểm soát sẽ dẫn đến việc làm đi làm lại nhiều
lần mà không đạt được kết quả. Trong giai đoạn này, Ban dự án chú ý biện pháp xử lý dữ liệu phát sinh đuổi ngay sau khi chuyển đổi (data tail) vì PNJ không thể tạm ngưng hoạt động sản xuất kinh doanh một vài ngày để hoàn tất việc chuyển
đổi. Tác giả đề xuất phương pháp nhập đuổi dữ liệu quá khứ, tức là giao dịch phát
sinh trong quá trình chuyển đổi sẽ thực hiện thủ cơng ngồi hệ thống và được
nhập vào sau theo cách 1 ngày hiện tại nhập liệu cho 3 ngày quá khứ cho đến khi
đuổi kịp tới thời điểm hiện tại. Do đó, ngày bắt đầu thực hiện chuyển đổi sẽ là
những ngày đầu của tháng để đảm bảo đến thời điểm cuối tháng thì mọi dữ liệu
phát sinh trong tháng đã kịp nhập vào hệ thống kết thúc quá trình chuyển đổi trong một tháng.
Kết quả của giai đoạn chuyển đổi dữ liệu là toàn bộ dữ liệu danh mục và số dư của PNJ trên hệ thống cũ được chuyển sang hệ thống mới, sẵn sàng đưa hệ thống ERP chạy chính thức..
Bước 7. Đưa hệ thống vào chạy chính thức
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình triển khai ERP, giai đoạn này đỏi hỏi
ban dự án hai bên túc trực để hỗ trợ người sử dụng và kiểm soát số liệu trên hệ thống. Giai đoạn này thường mất nhiều công sức để hướng người sử dụng từ hệ
thống cũ sang hệ thống mới. Bước đầu người sử dụng chưa thấu hiểu, cịn lạ lẫm với quy trình và hệ thống ERP, ban dự án PNJ cần kiên trì hướng dẫn và kiểm sốt hành vi của người sử dụng để kịp thời điều chỉnh những sai lệch hay sự chậm trễ
trong việc ứng dụng.
Kết quả của giai đoạn này là PNJ đã hoàn thành sứ mệnh triển khai ERP, thành viên Ban dự án được bố trí về những vị trí trọng yếu của các phòng ban, sắp xếp nhân sự chuẩn bị cho bước hỗ trợ sau triển khai.