2.2 Phân tích các điều kiện triển khai ứng dụng ERP tại PNJ
2.2.1.1 Nghiên cứu định tính
Nghiên cứu định tính được sử dụng để xác định các điều kiện quyết định đến
việc triển khai thành công ERP và thang đo các điều kiện này. Việc nghiên cứu
định tính được thực hiện dựa trên kết quả nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP
2008 của tập đoàn tư vấn giải pháp Panorama, kết hợp với những lý thuyết về
ERP và kết quả thảo luận với các chuyên gia tư vấn ERP (phụ lục 1).
Tập đoàn Panorama nghiên cứu trên 1322 doanh nghiệp triển khai ERP trên trên thế giới đã xác định 4 yếu tố chính dẫn đến thất bại dự án ERP là: thiếu nhân lực tham gia, thiếu kiến thức chuyên môn ERP, thiếu nguồn lực dự án, kinh phí quá thấp với trọng số quan trọng của 4 yếu tố này lần lượt là: 38%, 33%, 19% và 10%. Nghiên cứu trường hợp PNJ và phù hợp với lý thuyết triển khai ERP, kết quả nghiên cứu của tập đoàn Panorama, các chuyên gia tư vấn ERP đã từng tiếp cận với PNJ xác định 6 điều kiện quyết định đến việc triển khai thành công ERP tại
PNJ với mức độ quan trọng được xác định theo phương pháp chuyên gia và kinh
nghiệm như sau:
÷ Nguồn nhân lực cho dự án ERP: đặc biệt quan trọng ÷ Quy trình hoạt động: quan trọng
÷ Cơ sở dữ liệu: quan trọng ÷ Cơ sở hạ tầng: ít quan trọng
÷ Ngân sách cho dự án ERP: quan trọng ÷ Khả năng quản trị dự án ERP: rất quan trọng Thang đo 6 điều kiện này được xác định như sau:
÷ Nguồn nhân lực cho dự án ERP được đo lường bởi 4 biến:
1. Sự cam kết của lãnh đạo cao nhất về việc hỗ trợ tối đa cho dự án ERP: biến
này đánh giá mức độ lãnh đạo cao nhất của PNJ đánh giá được tầm quan trọng và có những biện pháp hỗ trợ cụ thể về nhân lực và ngân sách cho dự án ERP.
2. Cán bộ chủ chốt hiểu rõ mục đích ý nghĩa và có quyết tâm triển khai ERP:
biến này đánh giá mức độ hiểu mục đích ý nghĩa và quyết tâm của những cán bộ chủ chốt của PNJ, bao gồm Trưởng/Phó các phịng ban, các chuyên viên chuyên trách nghiệp vụ được trang bị kiến thức cơ bản về ERP, hiểu rõ ý
nghĩa, lợi ích của ERP đem lại và có quyết tâm thực hiện dự án.
3. Ban dự án ERP đủ tiêu chuẩn quản trị dự án ERP: biến này đánh giá khả
năng quản trị dự án của Ban dự án ERP của PNJ. Ban dự án bao gồm các thành viên giỏi về nghiệp vụ, giỏi về cơng nghệ, am hiểu về ERP, có uy tín và khả năng điều hành nguồn nhân lực của dự án và của toàn DN.
4. Người dùng cuối sẽ sớm thích nghi và sử dụng được hệ thống ERP: biến
này đánh giá khả năng thích nghi của những người sử dụng cuối theo quy
trình mới và phần mềm mới.
÷ Quy trình hoạt động được đo lường bởi 3 biến:
5. Tất cả hoạt động chính đều có thủ tục/quy trình thực hiện nhất quán: biến
này đánh giá tính chuẩn mực và thống nhất về quy trình hoạt động sản xuất
kinh doanh của PNJ.
6. Cán bộ công nhân viên thực hiện tác nghiệp thực tế đúng theo thủ tục/quy trình đã ban hành: biến này đánh giá mức độ áp dụng thủ tục/quy trình vào
thực tế của cán bộ cơng nhân viên PNJ.
7. PNJ đã sẵn sàng với những thay đổi quy trình: biến này đánh giá khả năng
PNJ tổ chức tái cơ cấu về nhân sự và quy trình để thích ứng với hệ thống ERP.
÷ Cơ sở dữ liệu được đo lường bởi 3 biến:
8. Hệ thống danh mục sản phẩm được thống nhất và nhận dạng dễ dàng trong tất cả đơn vị: biến này đánh giá mức độ chuẩn hóa và nhận dạng thống nhất
danh mục sản phẩm trong PNJ.
9. Dữ liệu hiện tại đã đầy đủ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý: biến này
đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu thông tin cho các cấp quản lý của PNJ
10. PNJ có khả năng tổng hợp dữ liệu chính xác trong thời gian ngắn: biến
này đánh giá mức độ chuẩn hóa và khả năng tổng hợp của dữ liệu trong các phần mềm quản lý hiện tại của PNJ.
÷ Cơ sở hạ tầng được đo lường bởi 3 biến:
11. PNJ có đủ ngân sách trang bị hệ thống máy chủ đáp ứng được điều kiện
vận hành hệ thống ERP: biến này đánh giá khả năng đầu tư về cơ sở hạ tầng
cho dự án ERP của PNJ.
12. PNJ có đủ năng lực quản trị tốt hệ thống máy chủ ERP: biến này đánh giá
khả năng quản trị và vận hành hệ thống máy chủ của đội ngũ IT PNJ.
13. PNJ có đủ năng lực nâng cấp và quản trị hạ tầng mạng phù hợp với hệ thống ERP: biến này đánh giá khả năng nâng cấp đường truyền mạng và quản
trị hệ thống mạng khi vận hành hệ thống ERP của đội ngũ IT PNJ. ÷ Ngân sách cho dự án ERP được đo lường bởi 3 biến:
14. PNJ đã tham khảo và sẵn sàng dành ngân sách phù hợp với giải pháp ERP sẽ lựa chọn: biến này đánh giá mức độ thấu hiểu và chủ động về ngân
sách dành cho dự án ERP của Ban dự án PNJ.
15. PNJ dự toán được các yếu tố chi phí của dự án ERP: biến này đánh giá
mức độ am hiểu về các chi phí tiềm ẩn của dự án ERP, để Ban dự án ERP
hoạch định ngân sách cho phù hợp, bao gồm 3 yếu tố chi phí cơ bản là chi phí cơng nghệ và phần mềm, chi phí chuyển đổi DN, chi phí khác.
16. PNJ đã có kế hoạch ngân sách cho những chi phí phát sinh: biến này kiểm tra mức độ chủ động dự trù những khoản chi phí phát sinh theo kinh
nghiệm triển khai ERP của các doanh nghiệp khác. ÷ Khả năng quản trị dự án được đo lường bởi 6 biến:
17. PNJ đã xác định được mục tiêu rõ ràng và phù hợp với nguồn lực khi triển khai ERP: biến này đánh giá tầm nhìn của Ban dự án về nguồn lực có thể có
của PNJ khi tiến hành ERP từ đó có mục tiêu khả thi hay khơng.
18. PNJ có bộ phận điều hành lập kế hoạch và giám sát chất lượng dự án
ERP chặt chẽ: biến này xác định khả năng điều hành và giám sát chất lượng
trong q trình triển khai ERP.
19. Có sự hỗ trợ tối đa của lãnh đạo để giải quyết những tình huống khẩn cấp trong quá trình triển khai ERP: biến này đánh giá mức độ sâu sát và khả năng
20. PNJ có các kênh thơng tin thường xun giữa các thành viên Ban dự án và lãnh đạo: biến này đánh giá khả năng cập nhật thông tin thường xuyên nhằm
tạo điều kiện cho việc giải quyết hoặc thống nhất sớm những vấn đề vướng mắc trong quá trình triển khai dữ án.
21. PNJ có quy trình quản lý rủi ro trong quá trình triển khai dự án: biến này
đánh giá khả năng kiểm soát và khắc phục những tình huống xấu có thể xảy ra
trong q trình triển khai nhằm đảm bảo thành cơng cho dự án.
22. PNJ có quy trình quản trị sự thay đổi trong quá trình triển khai dự án:
biến này đánh giá khả năng kiểm soát phạm vi thay đổi và xúc tiến sự thay đổi về quy trình, nguồn nhân lực, mơi trường làm việc, …..