Tăng cường khả năng quản trị dự án ERP

3.3 Một số biện pháp cải thiện điều kiện triển khai ứng dụng ERP cho PNJ

3.3.4 Tăng cường khả năng quản trị dự án ERP

PNJ tuân thủ việc tổ chức Ban dự án ERP theo tiêu chuẩn được đề nghị để đảm

bảo đủ năng lực điều hành và hoạt động hiệu quả. Ban dự án cần chia sẻ bớt

những công việc nghiệp vụ cho người khác để dành đủ thời gian cho dự án. Theo thống kê thì nguồn nhân lực của những bộ phận chủ chốt trong dự án ERP cần tăng thêm 25% (nguồn: nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 của

Panorama).

Trong điều kiện này, yếu tố về quản trị sự thay đổi và quản trị rủi ro được đánh giá là thấp nhất. Do đó, Ban dự án cần phải nhanh chóng hồn chỉnh quy trình quản trị

sự thay đổi và quy trình quản trị rủi ro trước khi triển khai ứng dụng ERP để đảm

bảo tất cả hoạt động của dự án khơng vượt khỏi tầm kiểm sốt của Ban dự án.

Cuối cùng, Ban dự án cần tuân thủ quy trình triển khai ERP được tác giả tổng hợp từ những lý thuyết về triển khai ERP và phát triển cho PNJ.

KẾT LUẬN

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, xu thế triển khai ứng dụng ERP của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và cơng ty PNJ nói riêng đã được thực tiễn chứng

minh. Việc nghiên cứu và ứng dụng ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp có một vai trị rất quan trọng giúp các doanh nghiệp tự động

hố và tích hợp quy trình kinh doanh tối ưu; chia sẻ cơ sở dữ liệu quy trình kinh doanh trong tồn hệ thống doanh nghiệp; cung cấp thơng tin nhất quán, kịp thời cho quá trình ra quyết định; tạo khả năng đưa quá trình quyết định xuống các cấp thấp hơn trong doanh nghiệp giúp các cấp lãnh đạo có nhiều thời gian xây dựng, phát triển chiến lược công ty; nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Nhằm đảm bảo cho việc triển khai ứng dụng ERP thành công cho PNJ, tác giả đã nghiên cứu và đưa ra những yếu tố quyết định thành công cho một dự án triển

khai ứng dụng ERP. Từ đó tiến hành khảo sát và phân tích các điều kiện này tại PNJ để đưa ra những vấn đề cần giải quyết cho PNJ trước và trong khi triển khai

ứng dụng ERP. Cuối cùng, tác giả trình bày những biện pháp giải quyết các vấn

đề tại PNJ nhằm bảo đảm cho việc triển khai ứng dụng thành công ERP cho PNJ.

Kết quả của cuộc khảo sát cho thấy việc triển khai thành công ERP tại PNJ do 4 nhóm yếu tố chính quyết định: nguồn nhân lực cho dự án ERP; quy trình hoạt

động; cơ sở dữ liệu; khả năng quản trị dự án ERP. Trong đó, yếu tố về nguồn lực

cho dự án ERP và yếu tố về cơ sở dữ liệu là hai yếu tố quan trọng nhất cần chú trọng cải thiện, PNJ cần vận dụng quy trình triển khai ERP và những biện pháp cải thiện mà tác giả đã đưa ra để đảm bảo triển khai thành công ERP.

Việc nghiên cứu những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại

PNJ một mặt giúp cho PNJ xác định được những yếu tố đạt điều kiện cơ bản để duy trì và những yếu tố chưa đạt và có những biện pháp để cải tiến trước khi tiến hành dự án ERP. Mặt khác, nghiên cứu còn là một tài liệu chuyên sâu về triển khai ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp trong ngành nữ trang tham khảo và ứng dụng khi có muốn thực hiện cải tiến quy trình quản lý hiệu quả hay khi chuẩn bị tiến hành triển khai ERP.

Cơng cuộc cải cách trình độ quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất kinh doanh là cấp bách trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay. PNJ là một trong những doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nữ trang có quy mơ lớn nhất Việt Nam nên cần nhanh chóng triển khai ứng dụng ERP để đám ứng tốc độ phát triển nhanh như hiện nay.

Song, triển khai ứng dụng ERP là một dự án rất nhiều thách thức khơng chỉ địi

hỏi về nguồn lực ngân sách mà đòi hỏi chủ yếu về nguồn lực nhân sự và sự chuẩn hóa về quy trình nghiệp vụ. Để đảm bảo thành cơng, PNJ khơng nóng vội chủ

quan rút ngắn giai đoạn mà cần tuân thủ việc thực hiện những biện pháp cải tiến những điều kiện chưa đạt yêu cầu đã được phân tích trong nghiên cứu này.

HẠN CHẾ CỦA NGHIÊN CỨU

Bên cạnh thành công của đề tài là việc phân tích những điều kiện triển khai ứng

dụng ERP tại PNJ và từ đó đưa ra những biện pháp cụ thể để cải thiện các điều

kiện này nhằm bảo đảm cho việc triển khai ứng dụng ERP thành công cho PNJ, đề tài còn tồn tại một số hạn chế cần tiếp tục nghiên cứu trong tương lai.

Thứ nhất là, do điều kiện khách quan nghiên cứu này chỉ mang tính cụ thể cho

cơng ty PNJ đai diện cho nhóm ngành sản xuất kinh doanh nữ trang. Khả năng tổng quát hóa để ứng dụng được cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam sẽ cao hơn

nếu nghiên cứu được thực hiện cho một số công ty đại diện cho những ngành sản xuất kinh doanh khác tại Việt Nam, ví dụ ngành may mặc, ngành chế biến thủy hải sản, ngành chế biến nông lâm sản, … hiện nay đang rất phát triển và là thế mạnh của Việt Nam so với khu vực và thế giới.

Thứ hai là, nghiên cứu tiến hành đo lường và phân tích các điều kiện triển khai

ứng dụng ERP tại PNJ thông qua kết quả nhận định chuyên gia của những đối

tượng phỏng vấn nên kết quả khảo sát phụ thuộc vào chuyên gia. Tác giả chưa xác lập được mơ hình để kiểm định và phân tích hồi quy những điều kiện triển khai

ứng dụng ERP tại doanh nghiệp. Một mặt khách quan là do những điều kiện này

mang ý nghĩa định tính nhiều hơn là định lượng và hiện nay các nghiên cứu đều phân tích định tính. Mặt khác, tác giả không đủ thời gian và thông tin để phân tích

TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt

1. Kinh doanh quốc tế: cạnh tranh trong môi trường toàn cầu (Charles W.L.Hill “International Business:Competing in the Global Marketplace,Ed Irwin McGrawhill 2003)

2. “Triển khai hệ thống ERP cao cấp- tại sao & như thế nào” phiên bản tiếng Việt, Bartlomej Seidel (nhà tư vấn ERP Ba lan)

3. Tái cơ cấu quy trình kinh doanh khi triển khai ERP” Bartlomej Seidel, nhà tư vấn ERP Ba lan.

4. Báo cáo toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 của tập đoàn Panorama phiên bản dịch tiếng Việt.

Tiếng Anh

5. 2008 ERP Report Part I, II, III, IV- Panorama Consulting Groups - Founded in 2005, Panorama Consulting Group is a niche consulting firm specializing in the enterprise resource planning (ERP) market for mid-sized companies in North America and Europe.

6. Competitive Strategy: Techniques for Analyzing Industies and Competitor . New York: Free Press (1980), Michael Porter.

7. The copetitive Advantage of Nations (1990), Michael Porter.

8. “Fundamentals of Manufacturing Resource Planning”, “Phil Heenan, nhà tư vấn ERP.

9. “Manufacturing Resource Planning”, Marcelino Tito Torres, nhà tư vấn ERP.

10. A Giant Step For ERP Web Applications. March 22, 2002, Wayne D. Powel and Jim Barry, By Jerry Fireman, NDS Systems.

11. Five Steps to successful ERP Implementation, Sean W. O’Donnell, chủ tịch công ty Datacor, Inc., a company specializing in software, services, and business solutions for theDatacor, Inc, một công ty chuyên về phần mềm, dịch vụ và giải pháp kinh doanh cho ngành hóa chất từ năm 1981.

13. CMMISM for Systems Engineering and Software Engineering (CMMI- SE/SW, V1.1)

15. “Emotional Curve”, Peter Gross, (Đường cong cảm xúc) của ông chủ tịch công ty Pemeco Inc, Canada.

16. Business Network Transformation, Jeffrey Word, the director of the Center for Business Network Transformation and vice president of Product Strategy for SAP.

Một số web site tham khảo

1. http://www.erpsolution.com.vn: nơi chia sẻ thông tin các vấn đề liên quan

đến ERP do cộng đồng ERP Việt Nam quản lý.

2. http://erp4vn.net: Diễn đàn ERP Việt Nam lớn nhất, nơi cung cấp và chia

sẻ các tài liệu về ERP và những kinh nghiệm triển khai ERP cho rất nhiều ngành sản xuất kinh doanh.

3. http://www.khoahoc.com.vn: tạp chí khoa học về cơng nghệ, khoa học vũ

trụ, tin học chuyên sâu,… có nhiều bài viết về khái niệm và định nghĩa ERP.

4. http://www.webketoan.vn: nơi cung cấp các thông tin liên quan đến kế toán

Việt Nam và là nơi trao đổi chia sẻ các kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp.

5. http://www.daginet.com: nơi cung cấp các bài viết chia sẻ kinh nghiệm về

quản trị dự án ERP, phân tích những yếu thành công hay thất bại của dự án.

6. http://www.tuvanerp.com: nơi cung cấp các bài viết chia sẻ về tình hình

ERP, những giải pháp tư vấn, kinh nghiệm triển khai ERP.

7. http://www.fbs.com.vn: web site giới thiệu về công ty FBS và giới thiệu

chi tiết giải pháp tự phát triển của công ty FBS.

8. http://www.effectvn.com/: web site công ty EFFECT với mục tư vấn và

triển khai ERP.

9. http://www.bwportal.com.vn: Trang tin tức về quản trị kinh doanh, nơi chia

sẽ những kinh nghiệp về quản trị, tái cơ cấu tổ chức, …

10. http://www.pcworld.com.vn: Một trong những trang tin tức về công nghệ

thông tin của Việt Nam, có nhiều bài chia sẻ với cộng đồng dịch từ tài liệu nước ngoài.

11. http://www.cio.com/article/40323/ERP_Definition_and_Solutions: nơi

cung cấp, trao đổi các bài viết về ERP trên thế giới.

12. http://www.pemeco.com/: trang web của công ty PEMECO chuyên tư vấn

về tái cơ cấu tổ chức, sắp xếp quy trình hoạt động, chiến lược về cơng nghệ thơng tin, v..v… ở đây cung cấp nhiều bài viết về ERP.

13. http://www.oracle.com/us/products/applications/ebusiness/index.htm:web

site giới thiệu về các giải pháp ERP E-Business Suite của tập đoàn Oracle.

14. http://www.sap.com/solutions/business-suite/erp/index.epx: web site giới

thiệu về các giải pháp ERP của SAP.

15. http://www.microsoft.com/dynamics/en/us/products/ax-overview.aspx: web site giới thiệu về giải pháp Microsoft Dynamics AX 2009 của tập đoàn Microsoft.

16. www.panorama-consulting.com.: web site của tập đoàn Panorama, nơi

cung cấp các bài viết về ERP trên các khía cạnh khác nhau, đặc biệt là bài báo cáo 2008 về toàn cảnh ứng dụng ERP trên thế giới.

17. www.cio.com: web site của tạp chí về cơng nghệ thơng tin lớn nhất, nơi cung cấp rất nhiều bài viết về ERP, các nghiên cứu và kinh nghiệm triển khai ERP trên toàn thế giới.

PHỤ LỤC 1: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA ERP

Ông Adrian Johnston, General Manager, Microsoft Dynamics - Asia Pacific. Ông Erwan Philippe, Partner Account Manager, Microsoft Vietnam.

Ông Suraj Pai, Senior Director, Sales Commerical Accounts, Oracle Nam Á. Ông Hafizullah Irfan, Principal Sales Consultant, Oracle Malaysia.

Bà Eileen May Oliveros, Pricipal Sales Consultant, Oracle Philippines. Ông John Yeomans, Director, Deloitte Vietnam.

Ông Linonel Xu, General Manager, Tectura Trung Quốc. Ông Naaserden Chang, VP ASEAN, Tectura Singapore.

Ông Gopal Varutharaju, Managing Director, Electra Singapore. Ông Leon B.Guerrero, Solution Architect, Electra Singapore.

Ông Jack Chua, Regional Business Development Manager, Electra Singapore. Ông Paresh Kharavle, Head - Gems & Jewllery, Coconut Softwares Pvt. Ltd, India. Ông Suchit Jhunjhunwala, Solution Consultant, Coconut Softwares Pvt. Ltd, India. Ông Phil Heenan, Class MRPII Consultant, Upper Ferntree Gully, Victoria, Australia. Ông Philip Leong, Regional VP and MD (ASEAN), Infor Singapore.

Ông Bartlomej Seidel, tư vấn ERP SAP, Ba Lan.

Ông Đinh Đức Minh, Territory Sales Manager, SAP Việt Nam. Ơng Đồn Đức Thảo, Solution Architect, SAP Việt Nam. Bà Lê Mai Tuyết Trinh Giám đốc kinh doanh Deloitte Vietnam. Ông Phạm Quang Minh Giám đốc điều hành Oracle Việt Nam. Ông Phạm Vũ Việt Chung, Giám đốc kinh doanh Oracle Việt Nam. Ông Võ Hồng Kỳ, Giám đốc điều hành Tectura Vietnam.

Ông Võ Minh Quang, Giám đốc giải pháp ERP, Tectura Vietnam. Ông Kevin Khanh Nguyen, ERP Solution Architect, Tectura Vietnam. Ông Johnmy Hiep Nguyen, Country Sales Manger, Tectura Vietnam. Ơng Ngơ Bằng, ERP Project Manager, Tectura Vietnam.

Ông Nguyễn Phát, Cousulting Manager, Tectura Vietnam. Ông Nguyễn Khánh, Account Manager, Tectura Vietnam.

Ơng Mai Cơng Ngun, Tổng giám đốc công ty dịch vụ ERP- FPT. Ơng Bùi Triệu Anh Tuấn, Phó giám đốc cơng ty dịch vụ ERP - FPT. Ông Lê Gia Phong, Giám đốc, Tư vấn rủi ro, KPMG Vietnam.

Ông Phạm Minh Tâm, Trưởng phịng Tư vấn rủi ro, Ernst&Young Vietnam. Ơng Trần Kim Thành, Chủ tịch Chủ tịch HĐQT tập đoàn Kinh Đơ.

Ơng Nguyễn Xn Ln, Phó TGĐ tập đồn Kinh Đơ.

Bà Nguyễn Thị Cúc, Phó TGĐ cơng ty PNJ, trưởng dự án ERP.

Ơng Nguyễn Tuấn Quỳnh, Phó TGĐ công ty PNJ, thành viên ban dự án ERP. Ơng Nguyễn Chí Cường, Giám đốc kỹ thuật cơng ty PNJ, trưởng ban điều hành ERP. Bà Đặng Thị Lài, Giám đốc tài chính cơng ty PNJ, trưởng ban nghiệp vụ ERP. Bà Trần Thị Thu Hà, Giám đốc kinh doanh cơng ty PNJ, phó ban nghiệp vụ ERP. Ơng Huỳnh Vĩnh Phúc, Giám đốc Infor Việt Nam.

Ông Quang Nguyễn, giám đốc PA Consulting Group (Singapore). Ông Huy Nguyễn, Doctor of Laws, MBA, công ty Tư vấn DARWIN.

PHỤ LỤC 2 : BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT

“KHẢO SÁT CÁC ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP TẠI PNJ”

Kính chào Anh/Chị

Đây là bảng câu hỏi nghiên cứu nhằm phân tích các điều kiện ảnh hưởng đến khả

năng thành cơng dự án ERP tại PNJ. Kính mong q Anh/Chị dành chút thời gian

đánh giá về các phát biểu dưới đây:

Thang đo được xác định: 1: không đồng ý 5: rất đồng ý

I. Nguồn nhân lực cho dự án ERP

1. Lãnh đạo cao nhất của DN cam kết hỗ trợ tối đa cho dự án

ERP. 1 2 3 4 5

2. Cán bộ chủ chốt của DN hiểu rõ mục đích ý nghĩa và quyết

tâm triển khai ERP. 1 2 3 4 5

3. Ban dự án ERP đủ tiêu chuẩn quản trị dự án ERP (đủ nghiệp

vụ, đủ kiến thức ERP, đủ khả năng điều hành, …) 1 2 3 4 5 4. Người dùng cuối sẽ thích nghi và sử dụng được hệ thống ERP. 1 2 3 4 5

II. Quy trình hoạt động

5. Tất cả hoạt động chính của DN đều có thủ tục/quy trình thực

hiện nhất quán. 1 2 3 4 5

6. Cán bộ công nhân viên của DN thực hiện tác nghiệp thực tế

đúng theo thủ tục/quy trình đã ban hành. 1 2 3 4 5

7. DN đã sẵn sàng với những thay đổi quy trình để thích ứng với

hệ thống ERP. 1 2 3 4 5

III. Cơ sở dữ liệu

8. Hệ thống danh mục sản phẩm được thống nhất và nhận dạng

dễ dàng trong tất cả đơn vị của DN. 1 2 3 4 5

9. Dữ liệu của DN đã đầy đủ thông tin đáp ứng mọi yêu cầu quản

10. DN có khả năng tổng hợp dữ liệu chính xác trong thời gian

ngắn. 1 2 3 4 5

IV. Cơ sở hạ tầng

11. DN có đủ ngân sách trang bị hệ thống máy chủ đáp ứng được

điều kiện vận hành hệ thống ERP. 1 2 3 4 5

12. DN có đủ năng lực quản trị tốt hệ thống máy chủ ERP. 1 2 3 4 5 13. DN có đủ năng lực nâng cấp và quản trị hạ tầng mạng phù hợp

với hệ thống ERP. 1 2 3 4 5

V. Ngân sách cho dự án ERP

14. DN đã tham khảo và sẵn sàng dành ngân sách phù hợp với giải

pháp ERP sẽ lựa chọn.. 1 2 3 4 5

15.

DN dự toán được các yếu tố chi phí của dự án ERP (chi phí cơng nghệ và phần mềm, chi phí chuyển đổi DN, chi phí khác).

1 2 3 4 5 16. DN đã có kế hoạch ngân sách cho những chi phí phát sinh. 1 2 3 4 5

VI. Khả năng quản trị dự án ERP

17. DN đã xác định được mục tiêu rõ ràng và phù hợp với yêu cầu

quản lý và nguồn lực của DN khi triển khai ERP. 1 2 3 4 5 18. DN có bộ phận quản lý để lập kế hoạch và giám sát chất lượng

dự án ERP. 1 2 3 4 5

19. DN có sự hỗ trợ tối đa của lãnh đạo để giải quyết những tình

huống khẩn cấp trong quá trình triển khai ERP. 1 2 3 4 5 20. DN có các kênh thơng tin thường xuyên giữa các thành viên

Ban dự án và lãnh đạo DN. 1 2 3 4 5

21. DN có quy trình quản lý rủi ro trong q trình triển khai dự án. 1 2 3 4 5