1.3 Các điều kiện quyết định triển khai ứng dụng ERP thành công
1.3.2 Quy trình hoạt động
Quy trình nghiệp vụ là chuỗi các cơng việc được sắp xếp theo một trật tự nhất định để hoàn thành một nghiệp vụ. Điều kiện để triển khai ứng dụng ERP là quy
trình phải được chuẩn hóa có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn được quy định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc. Quy trình hoạt động của doanh nghiệp được đánh giá là chuẩn hóa khi đạt được những yêu cầu cơ bản sau:
Tất cả hoạt động chính của doanh nghiệp đều có thủ tục hay quy trình thực hiện nhất qn. Mỗi thủ tục/quy trình đều mơ tả rõ các bước thực hiện, thông tin đầu
vào, kết quả đầu ra mong muốn và đều đo lường được. Doanh nghiệp đã ứng dụng hệ thống quản trị chất lượng ISO thì quy trình hoạt động tương đối chuẩn và sẽ rút ngắn được thời gian của q trình phân tích và chuẩn hóa quy trình trong q trình triển khai ứng dụng ERP.
Cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp thực hiện tác nghiệp thực tế đúng theo thủ tục/quy trình đã ban hành. Một số khơng nhỏ các doanh nghiệp Việt Nam khi
ứng dụng hệ thống quản trị chất lượng ISO mang tính chất đối phó để nâng uy tín
doanh nghiệp, các nhân viên thừa hành tác nghiệp không thực hiện đầy đủ các
bước được mô tả trong thủ tục, dẫn đến sai lệch (gaps) giữa quy trình trên văn bản và quy trình thực hiện bên ngồi, sẽ là khó khăn rất lớn cho việc ứng dụng ERP thực hiện hồn tồn trên máy tính.
Doanh nghiệp sẵn sàng với những thay đổi về quy trình hoạt động để thích ứng
với hệ thống ERP. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng hệ thống quản trị
chất lượng ISO, nhưng quy trình hoạt động thực tế vẫn còn nhiều khác biệt so với quy trình chuẩn được tích hợp trên hệ thống ERP. Để ứng dụng được hệ thống
ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị tính sẵn sàng cho việc thay đổi theo những quy trình mang tính bắt buộc trên hệ thống.