1.4.2.1. Công tác chuẩn bị phân tích kinh doanh
Chuẩn bị là một khâu công việc quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, thời hạn và tác dụng của phân tích kinh
doanh đối với việc cải tiến và họàn thiện chế độ quản lý kinh doanh. Chuẩn bị phân tích là bước công việc đầu tiên của tổ chức phân tíeh kinh doanh nhằm tạo ra tất cả tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi tiến hành phân tích kinh doanh. Công tác chuẩn bị phân tích kinh doanh bao gồm việc xây dựng chương trình (kế hoạch) phân tích và thu thập, xử lý tài liệu phục vụ cho việc phân tích kinh doanh.
Kế hoạch phân tích kinh doanh bao gồm nhiều nội dung khác nhau, trohg đó ít nhất phải đề cập đến các nội dung chủ yếu sau:
^ L ự a chọn loại hình p h â n tích kỉnh doanh:
Có khá nhiều loại hình phân tích kinh doanh khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu phân tích và nội dung phân tích cụ thể. Vì thế, kế hoạch phân tích kinh doanh phải chỉ ra được, lựa chọn được loại hình phân tích phù hợp.
X ét theo thời điểm phân tích, phân tích kinh doanh bao gồm 3 loại hình phân tích: phân tích trước, phân tích hiện hành và phân tích sau. Phân tích trước là việc phân tích khi mà quá trình kinh doanh chưa diễn ra và thường được sử dụng để phân tích các dự án, các kế hoạch hay phân tích các dự toán, định mức, ... Mục tiêu của phân tích trước là nhằm đánh giá tính khả thi của các dự án, các chương trình hay kế hoạch kinh doanh hay các dự báo về tình hình và điều kiện kinh doanh. Từ đó, các nhà quản lý có cơ sở để điều chỉnh các mục tiêu trong chiến lược kinh doanh, thẩm định tính khậ thi hay độ phù hợp giữa mục tiêu với tình hình thực tế, dự báo được những khó khăn hay thuận lợi trong quá trình hoạt động.
Phân tích hiện hành (hay phân tích tác nghiệp) là việc phân tích được tiến hành đồng thời với quá trình kinh doanh nhằm thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch và nhiệm vụ kinh doanh. Qua phân tích hiện hành, các nhà quản lý có đủ thông tin cần thiết để ra các quyết định điều chỉnh, cân đổi, bảo đảm cho việc thực hiện kế hoạch đúng tiến độ vạch ra, phù hợp với điều kiện cụ thể, ứng phó kịp thời với các tình huống bất trắc xảy ra.
Phân tích sau là việc phân tích diễn ra khi đã kết thúc quá 37
trình kinh doanh. Thông qua phân tích sau, các nhà quản lý đánh giá được tình hình thực hiện kể hoạch hay mục tiêu đề ra, xác định được các nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến kết quả và hiệu quả kinh doanh đạt được. Thông tin do phân tích sau cung cấp không những giúp các nhà quản lý nắm được những mặt mạnh, yếu trong điều hành mà còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch hay mục íiêu cho kỹ tiếp theo, đề xuất được các giải pháp quản lý phù hợp nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh.
X ét theo kỳ phân tích, phân tích kinh doanh có thể chia ra thành 3 loại hình phân tích: phân tích thường xuyên, phân tích định kỳ và phân tích đột xuất. Phân tích thường xuyên (hay phâỉì tích vụ) là loai hừili pliâii tích được tiến hành một cách thường xuyên hàng ngày, hàng tuần nhằm đánh giá sơ bộ tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư và kế hoạch tài chính. Phân tích thường xuyên cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân tích định kỳ là loại hình phân tích được tiến hành theo thời hạn xác định trước (tháng, quí, năm), không phụ thuộc vào thời hạn và tiến độ kinh doanh. Thông tin do phân tích định kỳ cung cấp giúp cho các nhà quản lý đánh giá được chất lượng hoạt động trong từng khoảng thời gian nhất định và là cơ sở đe xây dựng kế hoạch hay mục tiêu cho kỳ hoạt động tiếp theo.
Phân tích đột xuất là loại hình phân tích không xác định trước m à diễn ra đột xuất, phục vụ nhu cầu thông tin cho quản lý. Thông tin do phân tích đột xuất cung cấp sẽ cho các nhà quản lý nắm được kịp thời tình hình cụ thể về vấn đề cần quan tâm: tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp, sản xuất, tiêu thụ; tinh hình huy động vốn; tình hình đầu tư; ... Từ đó, các nhà quản lý đề ra kế sách phù hợp trong từng tình huống cụ thể.
X ét theo chủ thể tiến hành phân tích, phân tích kinh doanh bao gồm 2 loại hình; phân tích bên trong và phân tích bên ngoài. Phân tích bên ừong do các nhà phân tích trong nội bộ doanh nghiệp tiến hành nhằm cung cấp thông tin cho quản trị nội bộ. Phân tích bên ngoài do các nhà phân tích bên ngoài doanh nghiệp tiến hành (cơ quan cấp trên, ngân hàng, tài chính, nhà đầu tư, ...)
nhàm phục vụ cho yêu cầu quản lý chung cũng như các quyết định đầu tư.
- X ác định phạm vi p h â n tích:
Nói đến phạm vi phân tích là muốn nói đến giới hạn về không gian và thời gian phân tích. Trong kế hoạch phân tích phải xác định rõ phạm vi phân tích là phân tích bộ phận hay phân tích tổng thể. Phân tích bộ phận là yiệc phân tích được giới hạn ở phạm vi một hay một số bộ phận trực thuộc doanh nghiệp (thường là các bộ phận tiên tiến hay lạc hậu), còn phân tích tổng thể là việc phân tích được tiến hành trên phạm vi toận doanh nghiệp mà không giới hạn ở bất kỳ một bộ phận nào. Phân tích bộ phận cung cấp thông tin cho các nhà quản lý biết được những nguyên nhân gây nên tình trạng yếu kém, lạc hậu ở một số bộ phận cũng như các nhân tố tạo nên các bộ phận tiên tiến, điển hình. Qua đó, rút ra được những bài học kinh nghiệm trong quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Phàn tích tổng thể là loại hình phân tích tổng hợp toàn bộ kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin do phân tích tổng thể cung cấp sẽ giúp các nhà quản lý đánh giá chính xác thành tích cũng nhự khuyết điểm trong điều hành, quản lý, nắm rõ tiềm năng chưa khai thác, đề xuất giải pháp khai thác tiềm năng hiệu quả.
- X ác định nội dung phân tích:
Tùy thuộc vào mục đích phân tích lừng đợt, trong kế hoạch phân tích phải xác định rõ nội dung phân tích. Nội dung phân tích có thể là phân tích toàn bộ hoạt động mà doanh nghiệp tiến hành hay phân tích một nội dung hoạt động cụ thể (phân tích tình hình cung cẩp, phân tích tình hình sản xuất, phân tích tình hình tiêu thụ, phân tích tình hình đầu tư, phân tích tình hình tài chính, ...)• Khi xác định nội dung phân tích, cần chỉ ra mối quan hệ giữa mục đích phân tích với phạm vi phân tích trong từng nội dung phân tích cụ thể. Chẳng hạn, phân tích kết qUả kinh doanh tại một, một số đơn vị trực thuộc hay kết quả kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp. Nếu muốn xem xét nguyên nhân dẫn đến kết quả kinh doanh khác nhau tại các đơn vị trực thuộc, phạm vi phân tích sẽ giới hạn tại một số đơn vị điển hình (đơn vị có kêt quả cao, đơn vị có kết quả trung bình và đon vị có kết quả thâp).
Ngược lại, nếu muốn đánh eiá, xem xét kết quả chung, phạm vi phân tích phải là toàn doanh nghiệp.
- X ác định thời gian tiến hành phân tích và ph ân công trách nhiệm:
Thời gian tiến hành phân tích bao gồm cả thời gian chuẩn bị và thời gian thực hiện phân tích kinh doanh. Trong kế hoạch phân tích phải chỉ rõ thời gian của từng khâu, từng nội dung công việc cụ thể. Đồng thời, kế hoạch phân tích cũng nêu rõ việc phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận và chuẩn bị các điều kiện vật chất cơ bản phục vụ cho từng đợt phân tích.
Tùy thuộc vào nội dung, vào mục tiêu và vào phạm vi phân tích, khi phân công trách nhiệm, cần chỉ rõ trước người chủ trì, chịu trách nhiệm chính của đợt phân tích. Người chịu trách nhiệm chính của đợt phân tích phải là người am hiểu hoạt động kinh doanh, có trình độ tương xứng, phù hợp với nội dung, mục tiêu và phạm vi phân tích. Cùng với việc phân công trách nhiệm cho các thành viên và các bộ phận, việc chuẩn bị -ác d La kiện vật chất và thiết bị phục vụ cho việc phân tích cũi.g phải ái'..c chú trọng đúng mức.
- X ác định h ìn h thức tồ chức hội nghị phân tích:
Ngoài các nội dung chủ yếu trên, trong kế hoạch phân tích còn phải xác định rõ hình thức hội nghị phân tích. Hội nghị phân tích có thể được tiến hành trước Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị hay toàn thể người lao động hoặc toàn thể cổ đông, các nhà đầu tư. Tùy thuộc vào mục đích phân tích để xác định hình thức tổ chức hội nghị phần tích. Thông thường, kết quả phân tích được báo cáo trước Ban Giám đốc hay Hội đồng quản trị nhàm đánh giá kết quả và hiệu quả kinh doanh đạt được, chỉ rõ nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố, vạch rõ tiềm năng, rút ra các bài học kinh nghiệm, đề xuất phương hướng và giải pháp trong kỳ tới để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Bên cạnh việc lập kế hoạch phân tích- ừong quá trinh chuẩn bị phân tích, cần phải tiến hành sưu tầm và kiểm tra tài liệu, bảo đảm yêu cầu đủ, ichông thiếu, không thừa. Nếu thiếu tài
liệu, kết luận phân tích sẽ không xác đáng; ngược lại, nếu thu thập quá nhiều tài liệu (thừa tài liệu) sẽ lãng phí thời gian, công sức và tiền của.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu, nội dung, phạm vi và nhiệm vụ từng đợt phân tích cụ thể để tiến hành thu thập, ỉựa chọn, xử lý tài liệu. Khi thu thập tài liệu, trước hết cần tận dụng tối đa nguồn tài liệu sẵn có tại doanh nghiệp; đồng thời, cần tiến hành thu thập bổ sung các tài liệu liên quan khác sao cho các kết luận phân tích hoàn toàn xác đáng và có cơ sở tin cậy. Tài liệu chủ yếu phục vụ cho việc phân tích kinh doanh bao gồm các tài liệu kể hoạch, dự toán, định mức, tài liệu hạch toán (thống kê, kế toán, nghiệp vụ), các biên bản kiểm tra, xử lý, v.v... Ngoài ra, Qần thu thập bổ sung thêm một số tàỉ liệu liên quan khác như:
- Các văn kiện, nghị quyết, chỉ thị của các cấp bộ Đảng, chính quyền và các cơ quan quản lý có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp;
- Các biên bản hội nghị, biên bản xử lý thiệt hại, biên bản đền bù; ...
- Gác nghị quyết, các quyết định của Đại hội đồng cổ đông, của Hội dồng quản trị, của Ban Giám đốc, ... có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các tài liệu khác có liên quan; ...
Các tài liệu trên cần được kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp, kiểm tra các điều kiện có thể so sánh được rồi mới sử dụng để tiến hành phân tích.