Khâu Những điểm chưa hoàn thiện
Đầu vào - Quá trình đối chiếu thực tế chất lượng nguyên vật liệu giữa các nhà cung cấp chỉ được thực hiện ở mức độ tương đối.
Đầu ra của sản
phẩm phận quản lý kinh doanh rất tốn nhiều thời gian và qua rất nhiều công đoạn xem xét của các khâu sản xuất khác nhau.- Việc chuyển thông tin từ phòng quản lý kinh doanh tới bộ phận sản xuất và bộ phận sản xuất phân tích thông tin trả lời lại cho bộ
Dự trữ - dự báo
hàng hóa móc thực tế diễn ra nhanh hơn.- Do dự trữ thấp nên Công ty thường gặp tình trạng sản xuất cao độ để đáp ứng nhu cầu đơn đặt hàng, làm tốc độ hao mòn của máy
Hoạt động của
kênh phân phối - Vài đại lý thực hiện chức năng phân phối chưa tốt.- Một số tỉnh mức độ bao phủ hàng chưa tốt. Hơn 18% đại lý không hoàn thành định mức tiêu thụ. - Thực tế, hầu hết các đại lý của Công ty luôn phân phối cho nhiều doanh nghiệp trên thị trường. + Kênh 1 : chưa thật kiểm soát tốt doanh số, sản lượng tiêu thụ.
- Cạnh tranh ngoài hệ thống: các đại lý ngoài hệ thống bán hàng giá rẻ nhằm mở rộng hệ thống phân phối. - Cạch tranh giành thêm khách hàng: giảm giá nhằm thu hút thêm khách hàng và tăng mức tiêu thụ.
- Cạnh tranh giảm giá nhằm bán hàng kèm theo: để dễ dàng tiêu thụ một số mặt hàng, các đại lý thường giảm giá thấp các mặt hàng chiến lược.
- Cạnh tranh nói xấu lẫn nhau nhằm tăng mức tiêu thụ: các chính sách thù địch nhằm tăng thêm uy tín của mình.
- So sánh quyền không được ưu đãi: khi nhận thấy mình không được hưởng quyền ưu đãi so với đại lý kia, các đại lý sẽ giảm đi động lực bán hàng.
+ Kênh 2: nhưng chưa bao phủ hàng đều toàn khu vực phía Bắc. Không chủ động được trong khâu phân phối đến người tiêu dùng cuối cùng, không nắm bắt được thông tin khách hàng
+ Kênh 3: tỷ trọng doanh số tiêu thụ không cao, sản lượng chưa ổn định. Hàng hóa được tiêu dùng không lớn và thường chỉ áp dụng cho các thịtrường gần.
Các chính sách
Marketing bị sụt giảm doanh số tiêu thụ trong năm 2007. Chưa chủ động trong việc tìm kiếm thị trường. Công tác Marketing chưa được quan tâm- Công tác nghiên cứu thị trường còn rất kém và không chủ động vì thế chi nhánh mới ở Huế và thị trường xuất khẩu mới Xrilanca đúng mức.
- Quảng cáo nhắc nhở: đối với nhiều mặt hàng cũ đã có thị phần, Công ty không xây dựng chương trình quảng cáo nhắc nhở, chính vì vậy mà nhiều sản phẩm sẽ dần dần bị thu hẹp thị phần.
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG VÀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH
LONG HIỆP Giải pháp 1: Thiết lập phòng Marketing cho Công ty
Sự cần thiết khách quan:
Theo kinh nghiệm của nhiều công ty danh tiếng v à thành công lớn trong kinh doanh đều hiểu được một thực tế là: một công ty mạnh trong nền kinh tế không thể quản lý tốt hoạt động Marketing của mình, muốn làm được điều đó phải có một bộ máy quản trị Marketing độc lập trong bộ máy tổ chức của công ty. Song ở n ước ta sự ra đời và hoạt động của bộ phận Marketing còn chưa theo kịp tình hình đổi mới của quản lý doanh nghiệp. Đặc biệt trong các doanh nghiệp chế biến thức ăn thủy sản và gia súc thì hoạt động Marketing còn khó khăn hơn. Nhìn chung thì các khái niệm về Marketing, nghiên cứu thị trường là những điều còn mới mẽ không chỉ đối với công ty TNHH Long Hiệp mà còn đối với nhiều công ty khác trên cả nước. Do vậy mặc dù ý thức được tầm quan trọng của công tác Marketing nhưng Công ty vẫn còn lúng túng trong việc vận dụng Marketing vào tình hình cụ thể của Công ty. Hoạt động Marketing trong thời gian qua c òn bộc lộ nhiều hạn chế cần khắc phục:
- Hoạt động Marketing mới chỉ dừng lại ở mức độ xúc tiến bán h àng chứ chưa có chiến lược Marketing cụ thể nào cho từng thời kỳ, cho từng thị trường, dẫn đến hiệu quả chưa cao.
- Chưa xây dựng được chiến lược Marketing chung làm nền tảng cho hoạt động của toàn Công ty.
- Nhân viên phòng kinh doanh vừa làm công việc của Phòng kinh doanh vừa đảm nhiệm công tác Marketing n ên công việc thường quá tải, không chuyên môn nên hiệu quả không cao.
- Công tác nghiên cứu thị trường làm chưa tốt, thông tin về thị trường được cập nhật không có hệ thống, thiếu sự nhạy bén.
Do đó cần thiết phải xây dựng phòng Marketing độc lập để điều hành hoạt động Marketing của Công ty, giúp Công ty luôn bám sát thị tr ường, nắm được nhu cầu khách hàng, từ đó định hướng cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Nội dung giải pháp:
Bộ phận này phải được đặt ngang hàng với các bộ phận khác ở trong công ty và chịu sự điều hành thống nhất của giám đốc giống nh ư phòng xuất nhập khẩu, phòng kế toàn, phòng quản lý kinh doanh, phòng tổ chức hành chính, phòng kỹ thuật thu mua ở bộ phận tài vụ hành chánh.
Phòng này có thể gọi là phòng Marketing. Lúc đó bộ máy tổ chức của công ty có thể sắp xếp lại như sau:
* Sơ đồ tổ chức nội bộ của bộ phận marketing:
Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty về ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động, quy mô thị trường và nhân sự của công ty, tôi xin đề nghị thành lập bộ phận marketing với cơ cấu nội bộ như sau:
KỸ THUẬT THU MUA KẾ TOÁN XUẤTNHẬP KHẨU TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Q.LÝ K.DOANH TÀI VỤ HÀNH CHÁNH PHÒNG MARKETING
* Nhiệm vụ của phòng Marketing:
- Tổ chức nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước.
-Xây dựng chiến lược marketing dài và ngắn hạn.
- Xây dựng chính sách sản phẩm, giá cả, phân phối và khuyến mãi.
- Thiết lập các kế hoạch Marketing và tổ chức thực hiện các kế hoạch này.
* Tổ chức hoạt động của phòng :
Theo sơ đồ trên hoạt động của phòng Marketing được chia thành 2 khu vực: thị trường trong nước và thị trường ngoài nước.Với chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận như sau:
Trưởng phòng:
+ Quản lý toàn bộ hoạt động chung của phòng nhằm hoàn thành mục tiêu chiến lược kinh doanh.
+ Tham mưu cho bộ phận đàm phán, ký kết hợp đồng khi cần thiết. + Điều hành hoạt động quản lý nhân viên của phòng.
Phó phòng thứ nhất( phó phòng thị trường trong nước): Đảm trách thị trường trong nước.
Bộ phận khuyến mãi Bộ phận tổ chức tiêu thụ hàng hóa Bộ phận nghiên cứu thị trường Trưởng phòng Marketing Phó phòng
Phó phòng thứ hai( phó phòng thị trường nước ngoài): Đảm trách khu vực thị trường nước ngoài.
Cả hai phó phòng cùng co nhiệm vụ tổ chức điều hành công việc của các bộ phận chức năng bao gồm:
+ Bộ phận nghiên cứu thị trường có chức năng: - Xác định thị trường mục tiêu.
- Xác định chiến lược thâm nhập thị trường. - Tổ chức nghiên cứu động thái thị trường . - Tìm hiểu khách hàng.
- Đề xuất chiến lược giá.
- Đề xuất những phương thức mua bán, thanh toán, điều kiện giao h àng và vận chuyển.
+ Bộ phận tổ chức tiêu thụ: - Lập kế hoạch quảng cáo.
- Nghiên cứu và đề xuất phương cách yểm trợ.
- Tổ chức thực hiện, theo dõi, hội chợ triển lãm và các hình thức yểm trợ. - Tổ chức các dịch vụ phục vụ kế hoạch.
+ Bộ phận khuyến mãi: Nghiên cứu và đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp trong từng giai đoạn.
Điều kiện thực hiện giải pháp:
Với sơ đồ tổ chức Marketing như vậy có thể áp ứng chiến lược kinh doanh lâu dài của công ty trong điều kiện thực tế tại Công ty TNHH Long Hiệp . Đề nghị mỗi bộ phận chuyên môn tạm thời chỉ cần một nhân viên. Như vậy tổng số nhân viên của phòng là 06 người. Ta có thể điều chuyển nhân viên ở phòng Quản lý kinh doanh qua phụ trách phòng Marketing, xem xét năng lực của từng người trong phòng đó và có sự điều chuyển thích hợp. Như vậy, ta sẽ giảm bớt được một khoản chi phí phải trả công nhân viên. Trong tương lai khi công ty phát tri ển qui mô kinh doanh mở rộng, tuỳ theo nhu cầu công việc phát sinh m à công ty sẽ tuyển bổ sung thêm nhân viên để đảm bảo hoạt động của các bộ phận n ày.
Để đảm bảo hiệu quả của công tác Marketing tại Công ty trước hết đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ được trang bị đầy đủ kiến thức Marketing, giỏi ngoại ngữ, có
tính làm việc cao, linh hoạt trong ứng xử, có khả năng năm bắt, tổng hợp, xử l ý thông tin linh hoạt và có khoa học.
- Sắp xếp lại nhân sự của phòng Quản lý kinh doanh và chuyển toàn bộ hoạt động thuộc lĩnh vực Marketing sang phòng Marketing đảm trách. Công ty nên điều chuyển 2 nhân viên từ phòng Quản lý kinh doanh sang phụ trách Ph òng Marketing. Như vậy phòng Quản lý kinh doanh sẽ còn 4 nhân viên. Phòng Marketing s ẽ tuyển thêm 4 nhân viên mới với yêu cầu cơ bản là có trình độ chuyên môn về Marketing hoặc đã tốt nghiệp từ các trường chuyên Marketing.
- Cần có chiến lược kinh doanh lâu dài để đảm bảo hoạt động của phòng. Có thể nói rằng chỉ đơn điệu những nổ lực của phòng Marketing thì chưa thể làm gì được. Sức mạnh của một công ty được tạo bới sự kết hợp nhiều yếu tố nh ư tài nghệ quản lý, trình độ nhân viên, sức mạnh tài chính, nghệ thuật Marketing…Chính vì vậy mà hoạt động của phòng Marketing phải đặt trong mối quan hệ giữa cơ với các phòng ban khác mới có thể đảm bảo hiệu quả tối đa.
- Dành cho bộ phận Marketing một chi tiết phí thích đáng:
Để tiến hành hoạt động này theo tôi Công ty cần có một ngân quỹ tương đối dành riêng cho bộ phận Marketing. Chi phí hoạt động của bộ phận marketing nên tính vào giá thành của sản phẩm và được trích để tạo lập một quỹ riêng. Trong điều kiện hiện nay, Công ty nên dành cho nó một chi phí thích đáng trong hoạt động Marketing, đồng thời cần có kế hoạch phân bổ chi phí đó vào giá thành cho từng đơn vị sản phẩm cho hợp lý, tránh trường hợp là tăng giá thành đột ngột ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất của Công ty. Phòng Marketing dự tính gồm 6 nhân viên: 2 nhân viên được điều chuyển thì vẫn giữ mức lương của họ đang được hưởng, 4 nhân viên mới sẽ hưởng lương cơ bản ban đầu của Công ty ( 1.500 ngh ìn đồng ).
- Thiết lập quan hệ với các tổ chức quốc tế:
Để tranh thủ nguồn thông tin từ thị tr ường cũng như việc tư vấn các hoạt động tiếp thị của công ty. Tổ chức quan trọng nhất m à công ty cần thiết lập quan hệ là Infofish, đây là tổ chức thông tin về cách tiến hành các dịch vụ tiếp thị trong lĩnh vực chế biến thức ăn gia súc theo y êu cầu của các doanh nghiệp và các nước thành viên . Bên cạnh đó cũng cần thiết lập quan hệ với các tổ chức khác nh ư: phòng thương mại quốc tế ITC, tổ chức thương mại và phát triển của liên hiệp quốc
UNCTAD, cơ quan thống kê của liên hiệp quốc UNSO và một số hiệp hội chuyên ngành chế biến khác.
Hiệu quả giải pháp mang lại:
- Hoạt động Marketing của Công ty sẽ mang tính chuy ên nghiệp sắc bén và hiệu quả cao.
- Công ty sẽ xây dựng được các chiến lược Marketing cho từng thị trường, thời điểm và việc thực hiện các chiến lược Marketing thuận lợi hơn, có thể đanh giá được hiệu quả mang lại của từng chiến l ược Marketing để điều chỉnh kịp thời theo sự biến động của thị trường.
- Việc xử lý thông tin về thị trường được tiến hành kịp thời, khoa học, các dự báo về thị trường do phòng Marketing công bố sẽ là cơ sở đáng tin cậy để ban giám đốc quyết định các chiến lược kinh doanh hay điều chỉnh các kế hoạch kịp thời, tạo nên sự linh động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Phòng Marketing được thành lập hoạt động tốt và đạt được các mục tiêu của chiến lược Marketing cũng có nghĩa là đạt được mục tiêu chung của Công ty về lợi nhuận, vị thế cạnh tranh và an toàn trong kinh doanh.
Giải pháp 2: Thiết lập bộ phận chuyên trách phân phối để quản trị kênh phân phối theo hợp đồng
Sự cần thiết khách quan:
Việc thiết kế kênh phân phối cho phù hợp với từng khu vực thị trường là rất khó, song để duy trì các kênh đó hoạt động sao cho có hiệu quả thì mức độ khó khăn đó cũng không kém. Những nhược điểm của kênh phân phối hiên tại của Công ty: Hoạt động quản lý kênh còn kém hiệu quả, hệ thống các thành viên, Đại lý chưa rộng khắp, mối quan hệ giữa Công ty v à các thành viên còn lỏng lẻo, chính sách phân phối chưa hoàn thiện và đồng bộ. Nguyên nhân chính chủ yếu là do Công ty chưa có bộ phận chuyên trách đúng nghĩa về công tác phân phối. To àn bộ các hoạt động này đều do phòng kinh doanh của Công ty kiêm nhiệm mà phòng kinh doanh của Công ty hiện nay chỉ có 6 nhân viên, một là trưởng phòng kinh doanh còn lại chủ yếu là nhân viên bán hàng.
Hơn nữa trong khi quản lý kênh cần phải có những mục tiêu phân phối được mô tả thật kỹ càng, nhằm định hướng cho việc quản lý kênh. Nếu không xác định
được các mục tiêu là gì thì người quản lý kênh rất khó có thể biết được cần phải đi hường nào trong khi điều hành. Hiện nay, thực chất Công ty mới chỉ quan tâm đến mục đích cuối cùng đó là giá trị phân phối càng nhiều càng tốt, điều này chỉ đúng trong ngắn hạn còn về dài hạn thì đây là một trong những sai sót lớn.
Trong phạm vi kiến thức hạn hẹp của mình tôi xin đề nghị thực hiện thiết lập bộ phận chuyên trách phân phối và áp dụng chiến lược quản trị kênh phân phối theo hợp đồng.
Nội dung giải pháp:
- Thiết lập và đào tạo bộ phận chuyên trách về phân phối
Bộ phận chuyên trách này thuộc phòng quản lý kinh doanh, cần khoảng 2 nhân viên, ta có thể lấy cán bộ của phòng Quản lý kinh doanh. Vì theo giải pháp 1 thì phòng Marketing đã đảm nhiệm phần công việc về mảng Marketing: nghi ên cứu thị trường, chiến lược giá, sản phẩm, xúc tiến. Như vậy, phòng quản lý kinh doanh cử 2 nhân viên: một người chịu trách nhiệm chính của bộ phận chuyên trách phân phối còn một là trợ lý thực hiện các công việc sau:
+ Nghiên cứu tìm hiểu thị trường để nắm các vấn đề về các k ênh của đối thủ cạnh tranh, xu hướng, thị hiếu khách hàng,…
+ Nghiên cứu các tiểu tiết của từng kênh khác nhau.
+Lập mục tiêu và kế hoạch phân phối theo cả chiến l ược ngắn hạn và dài hạn. +Xây dựng chương trình và các biện pháp tuyển chọn, đánh giá động vi ên các thành viên một cách khoa học.
- Quản trị kênh phân phối theo hợp đồng * Bước 1: Lập kế hoạch cho việc phân phối
Hàng năm công ty thực hiện việc dự báo sản lượng và lập kế hoạch kinh doanh cụ thể:
+ Kế hoạch doanh số
+ Kế hoạch sản lượng từng sản phẩm
+ Các mức thưởng hấp dẫn cho từng mức phấn đấu của các đại lý
Kế hoạch tổng thể này sẽ được phân chia theo từng chi nhánh, tuỳ theo khả năng tiêu thụ, khả năng thị trường và khả năng từng đại lý. Các chi nhánh sẽ căn cứ theo khả năng tiêu thụ, phân chia cho từng đại lý cấp 1 cụ thể.
* Bước 2: Thoả thuận doanh số, chỉ tiêu tiêu thụ, phân chia lợi nhuận