2.3. Tình hình thực hiện kế toán ở các đơn vị SN có thu hiện nay
2.3.2.2.2. Đối với hệ thống chứng từ kế:
Chứng từ có quá nhiều chỉ tiêu trên một biểu mẫu và có những nội dung tương tự nhau ở nhiều biểu khác nhau:
- Bảng chấm công làm thêm giờ và Giấy báo làm thêm giờ cùng một mục đích là chấm cơng làm thêm giờ nhưng Bảng chấm công làm thêm giờ dùng cho hoạt
động thường xuyên và Giấy báo làm thêm giờ thì dùng cho những cơng việc mang
tính đột xuất không thường xuyên. Tuy nhiên nếu một bộ phận có người làm thêm giờ thường xuyên và đột xuất thì phải sử dụng cùng lúc 2 biểu mẫu này.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ có các chỉ tiêu mang tính hình thức và giống với các chỉ tiêu ở Bảng chấm công làm thêm giờ. Tại Bảng chấm công làm
thêm giờ đã có các chỉ tiêu chấm công về số giờ làm thêm vào những ngày làm
việc, thứ 7 chủ nhật, làm thêm giờ ban đêm,…Vì vậy ở Bảng thanh toán tiền làm
thêm giờ chỉ cần tính ra số giờ làm thêm giờ sau khi quy đổi về cùng một hệ số và
nhân với đơn giá để tính số tiền cần thanh tốn. Hơn nữa các chỉ tiêu về hệ số lương và mức lương tháng là không cần thiết xuất hiện trong bảng này. Các chỉ tiêu từ chỉ tiêu 1 đến chỉ tiêu 15 có thể bỏ đi để cho Bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ được
gọn hơn và dễ thực hiện hơn.
- Có sự trùng lắp về hình thức thanh toán của của 2 mẫu chứng từ Giấy đề
nghị thanh toán (mẫu C37-HD) và Bảng kê đề nghị thanh toán (Mẫu C41-HD). Hai
mẫu chứng từ này đều dùng để làm thủ tục thanh toán khi phát sinh các khoản thanh toán trong hoạt động của đơn vị. Theo hướng dẫn tại chế độ kế toán: Giấy đề nghị
thanh toán (mẫu C37-HD) dùng để làm thủ tục thanh toán trong trường hợp đã chi
nhưng chưa thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng. Bảng kê đề nghị thanh toán (Mẫu C41-HD) là bảng liệt kê các khoản chi tiền cho các hoạt động như hội nghị, lớp học, hội thảo,… dùng làm thủ tục thanh toán và ghi sổ. Vậy Giấy đề nghị thanh toán
(mẫu C37-HD) không dùng để ghi sổ được? Bảng kê đề nghị thanh tốn (Mẫu C41- HD) có thể dùng cho các khoản thanh toán đã tạm ứng, vậy lại trùng lắp với Giấy
đề nghị thanh tốn tạm ứng? Khơng quy định rõ ràng những hoạt động nào được áp
dụng mẫu chứng từ nào để làm thủ tục thanh tốn. Về bản chất và thực tế thì việc thanh tốn cho các hoạt động tại đơn vị có thể sử dụng một trong 2 mẫu chứng từ
này, các khoản thanh toán theo Giấy đề nghị thanh toán (mẫu C37-HD) vẫn có thể
sử dụng Bảng kê đề nghị thanh tốn (Mẫu C41-HD). Vì vậy 2 mẫu chứng từ này có thể thiết kế lại theo một mẫu thống nhất.
Hệ thống chứng từ quá nhiều trong khi nhu cầu của đơn vị không sử dụng hết tất cả các hệ thống chứng từ đó.
Thiếu chứng từ ghi nhận những hoạt động mà thực tế phát sinh tại đơn vị:
- Có Bảng tính khấu hao (mẫu số C55a-HD) dùng để tính khấu hao TSCĐ
dùng cho hoạt động sự nghiệp và Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định
dùng để trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động sàn xuất kinh doanh tại đơn vị sự nghiệp. Tuy nhiên trong thực tế có những TSCĐ vừa dùng cho hoạt động sự nghiệp vừa dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong cùng đơn vị sự nghiệp thì vẫn
chưa có mẫu chứng từ dùng để tính và phân bổ khấu hao TSCĐ cho các đối tượng cụ thể.