3.2.2.2.1 .Hệ thống đầu vào
3.2.2.2.2.1. Hệ thống tài khoản
Xây dựng lại hệ thống tài khoản áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu, hệ thống tài khoản cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Đầy đủ để có thể phản ánh đầy đủ các đối tượng kế toán phát sinh tại đơn vị
sự nghiệp có thu.
Hệ thống tài khoản phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị sự
nghiệp có thu.
Tên gọi, phân nhóm, phân loại tài khoản hợp lý. Có thể tham khảo hệ thống tài khoản hiện tại áp dụng cho doanh nghiệp để xây dựng một hệ thống tài khoản
tiến tới hợp nhất hệ thống tài khoản giữa doanh nghiệp và đơn vị sự nghiệp có thu. Hướng dẫn hạch tốn cần dễ hiểu, dễ thực hiện. Không nên quy định chi tiết
theo nhiều tài khoản cấp 3 để lồng ghép nhiều nội dung trong cùng một tài khoản,
cần xây dựng hệ thống tài khoản mà cấp chi tiết tối đa là đến cấp 2.
Xây dựng hệ thống tài khoản trên cơ sở tiếp cận hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp hiện hành và CMKT cơng quốc tế.
Trên cơ sở đó, hệ thống tài khoản đề xuất để áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu như sau:
- TK loại 1: Tài sản ngắn hạn - TK loại 2: Tài sản dài hạn - TK loại 3: Các phải trả - TK loại 4: Nguồn vốn - TK loại 5: Các khoản thu - TK loại 6: Các khoản chi
- TK loại 9: Xác định kết quả hoạt động - TK loại 0: Tài khoản ngồi bảng
Trong mỗi nhóm tài khoản bao gồm các tài khoản cùng loại, trong từng loại tài khoản bao gồm các nhóm nhỏ gồm các tài khoản cấp 1, cấp 2.
Giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép tài khoản kế toán:
Tài khoản từ loại 1 đến loại 9 được ghi chép theo nguyên tắc ghi kép, có nghĩa là ghi Nợ một hoặc nhiều tài khoản thì phải đối ứng ghi Có một hoặc nhiều tài
khoản khác và tổng số tiền phát sinh Nợ phải bằng tổng số tiền phát sinh Có. Tài khoản loại 0 được ghi chép theo nguyên tắc ghi đơn.
Về cơ bản vẫn áp dụng những hướng dẫn về ghi chép tài khoản quy định trong chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp hiên nay. Ở đây chỉ nêu lên một số đề xuất
thay đổi và hướng dẫn chung cho những tài khoản mà trong chế độ kế toán hành
chính sự nghiệp hiện nay khơng có.
a. TK loại 1- Tài sản ngắn hạn: Bao gồm các tài khoản loại 1. Dùng để phản
ánh tài sản ngắn hạn hiện có và tình hình biến động của tải sản ngắn hạn tại đơn vị sự nghiệp có thu.
- Nhóm tài khoản 11 (111, 112, 113): theo hướng dẫn hiện hành dùng để
phản ánh giá trị tiền tệ hiện có và tình hình biến động các khoản tiền tệ tại đơn vị.
- Nhóm tài khoản 12 (121, 129): Cuối năm các khoản đầu tư tài chính ngắn
hạn cần được xem xét lại theo giá thị trường, nếu giá thị trường chứng khoán dầu tư ngắn hạn thấp hơn giá thực tế ghi sổ thì đơn vị cần lập dự phịng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn phản ánh thơng qua tài khoản 129. Việc lập dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn có thể tham khảo các quy định trong chế độ kế toán doanh
nghiệp và tuân thủ theo IPSAS 19. Khoản lập dự phòng ghi nhận vào chi phí tài chính trong kỳ. Lãi, lỗ thu được từ các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn được phản ánh vào hoạt động tài chính của đơn vị (TK 635, 515)
- Nhóm tài khoản 13 (131, 133, 137, 139): Dùng để phán ánh tình hình các
khoản phải thu ngắn hạn như phải thu khách hàng, thuế gái trị gia tăng, phải thu nội bộ,…Tài khoản 139 dự phòng phải thu khó địi dùng để lập dự phịng cho các khoản nợ xấu, nợ quá hạn. Cần phải phân loại các khoản nợ phải thu khách hàng để đánh
giá khả năng thu hồi và làm cơ sở để tiến hành trích dự phịng. Khoản dự phịng nợ phải thu khó địi được ghi nhận vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Việc lập dự phòng nợ phải thu khó địi có thể tham khảo các quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp và tuân thủ theo IPSAS 19.
- Nhóm tài khoản 14 (141, 142): Tạm ứng và chi phí trả trước. Tài khoản 141
dùng để theo dõi tình hình tạm ứng của người lao động trong đơn vị. Tài khoản 142 dùng để theo dõi, phản ánh các khoản chi phí đã chi thực tế nhưng chưa tính vào chi phí hoạt động hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ tại đơn vị.
- Nhóm tài khoản 15 (152, 153, 154, 155, 159):
+ Hàng tồn kho (152, 153, 155): phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng
giảm hàng tồn kho:
• Giá gốc hàng tồn kho là tồn bộ chi phí bỏ ra để có được hàng tồn kho
đó. Phải bao gồm giá mua và chi phí mua, chi phí chế biến, vận chuyển và tồn bộ
chi phí khác phát sinh liên quan trực tiếp để có được hàng tồn kho đó.
• Sử dụng các phương pháp ghi nhận giá xuất kho hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước, bình qn gia quyền, thực tế đích danh.
• Kế tốn hàng tồn kho có thể áp dụng các quy định trong chế độ kế
toán doanh nghiệp hiện hành và tham khảo IPSAS 12.
• Cơng cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa mua về nếu sử dụng trực tiếp cho hoạt động trong một thời điểm nhất định thì hạch tốn trực tiếp vào chi phí, nếu khơng sử dụng liền thì nhập kho và xuất dùng khi có nhu cầu. Cơng cụ dụng cụ, ngun vật liệu, hàng hóa xuất dùng nếu khơng sử dùng hết một lần mà để sử dụng lâu thì ghi nhận vào TK 142 hoặc 242 để phân bổ theo thời gian sử dụng vào các
hoạt động tương ứng.
+ Chi chưa quyết tốn (154): Phản ánh tình hình các khoản chi hoạt động,
chi dự án, chi theo đơn đặc hàng nhưng chưa được phê duyệt, chưa quyết toán và
chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Cuối năm, các khoản chi trong năm nhưng chưa được quyết toán, chưa được phê duyệt được kết chuyển vào TK 154 (ghi nợ) để theo dõi, khi được quyết tốn, phê duyệt thì ghi giảm các khoản chi chưa quyết
+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (159): Phản ánh việc lập các khoản dự
phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.
b. TK loại 2 - Tài sản dài hạn: Bao gồm các tài khoản loại 2. Dùng để phản
ánh tài sản ngắn hạn hiện có và tình hình biến động của tải sản dài hạn tại đơn vị sự nghiệp có thu.
- Nhóm tài khoản 21 (211, 212, 213, 214, 217): Phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của tài sản cố định:
+ Tài sản cố định là những tài sản dài hạn và đáp ứng tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định tại Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC về việc khấu hao TSCĐ.
+ Giá trị TSCĐ phản ánh theo nguyên giá, bao gồm già mua, thuế nhập khẩu và các chi phí khác liên quan đến TSCĐ để đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử
dụng.
+ Giá trị TSCĐ được mua trong kỳ khơng được ghi nhận tồn bộ là chi hoạt
động trong kỳ mà cần tiến hành phân bổ thông qua khấu hao để đưa vào chi phí
hoạt động của kỳ tương ứng.
+ Khấu hao tài sản cố định phân bổ theo từng tháng trong kỳ kế toán và áp
dụng cho cả TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình, TSCĐ thuê tài chính và bất động sản
đầu tư
+ Giá trị tài sản thuê tài chính được ghi nhận tương tự TSCĐ th tài chính
trong kế tốn doanh nghiệp.
+ Việc ghi nhận tài sản cố định cần tuân thủ các quy định tại IPSAS 13 –
thuê tài sản, IPSAS 31 – TSCĐ vơ hình, IPSAS – TSCĐ hữu hình, IPSAS – bất
động sản đầu tư.
- Nhóm tài khoản 22 (221, 229): Phản ánh các khoản đầu tư dài hạn tại đơn
vị như liên doanh, liên kết, đầu tư chứng khoán,…và các khoản đầu tư dài hạn khác. Khoản lập dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư dài hạn ghi nhận vào chi phí tài chính trong kỳ. Lãi, lỗ thu được từ các khoản đầu tư tài chính dài hạn được phản
c. TK loại 3 – Nợ phải trả: Bao gồm các tài khoản loại 3. Dùng để phản ánh
các khoản phải trả và tình hình biến động của các khoản phải trả tại đơn vị sự
nghiệp có thu.
- Nhóm tài khoản 31 (311): Phản ánh các khoản vay ngắn hạn tại đơn vị. - Nhóm tài khoản 33 (331, 332, 333, 334, 336, 338): Phản ánh các khoản
phải trả người bán, các khoản phải nộp theo lương, các khoản thuế phải nộp, phải trả người lao động (tiền lương, thưởng,..), kinh phí tạm ứng và các khoản phải trả
khác.
- Nhóm tài khoản 34 (341, 342): Phản ánh các khoản vay dài hạn, phải trả
nội bộ. TK 342 có thể có số dư Nợ hoặc số dư có, nếu có số dư nợ thì được phản
ánh như một khoản tài sản trên bản cân đối kế tốn, nếu có số dư có thì được phản ánh như một khoản phải trả, phải cấp cho các đơn vị trong nội bộ.
- Nhóm tài khoản 35 (353, 354): Phản ánh các quỹ như quỹ phúc lợi, quỹ
khen thưởng và quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
d. TK loại 4 – Nguồn vốn (nguồn kinh phí): Bao gồm các tài khoản loại 4.
Dùng để phản ánh nguồn kinh phí hoạt động và tình hình biến động của của các
nguồn kinh phí tại đơn vị sự nghiệp có thu.
- Nhóm tài khoản 41 (411, 412, 413):
+ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh: Dùng phản ánh nguồn vốn kinh doanh hiện có và tình hình tăng giảm nguồn vốn kinh doanh. Chỉ sử dụng cho những đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản: Dùng để phản ánh số chênh lệch khi đánh giá lại tài sản theo quyết định của Nhà nước
+ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái: Phản ánh số chênh lệch do thay đổi
tỷ giá theo quy định tại thời điểm phát sinh và tại thời điểm cuối năm. Chỉ sử dụng cho những đơn vị có phát sinh ngoại tệ.
- Nhóm tài khoản 42 (421): Phản ánh chênh lệch thu chi chưa xử lý hoạt
động theo đơn đặt hàng, hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác. Số phát
- Nhóm tài khoản 43 (431, 432): Phản ánh các quỹ ổn định thu nhập và quỹ
phát triển hoạt động sự nghiệp.
- Nhóm tài khoản 44 (441): Phản ánh nguồn kinh phí cho hoạt động xây dựng
cơ bản từ các nguồn khác nhau tại đơn vị sự nghiệp
- Nhóm tài khoản 46 (461, 462, 465, 466): Phản ánh nguồn kinh phí hoạt
động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước và
nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định.
e. TK loại 5 – Các khoản thu: Bao gồm các tài khoản loại 5. Dùng để phản
ánh khoản thu trong kỳ tại đơn vị sự nghiệp có thu. Nhóm tài khoản này khơng có
số dư. Cuối kỳ kết chuyển sang bên Có TK 911 để xác định kết quả hoạt động.
f. TK loại 6 – Các khoản chi: Bao gồm các tài khoản loại 6. Dùng để phản
ánh khoản chi trong kỳ và kinh phí cấp cho cấp dưới tại đơn vị sự nghiệp có thu.
Nhóm tài khoản này khơng có số dư. Cuối kỳ kết chuyển sang bên Nợ TK 911 để xác định kết quả hoạt động. Riêng TK 667 sẽ được kết chuyển để ghi giảm nguồn kinh phí số kinh phí đã cấp cho cấp dưới.
g. TK loại 9 – Xác định kết quả hoạt động: Bao gồm các tài khoản loại 9. Là
tài khoản trung gian dùng để xác định kết quả hoạt động tại đơn vị sự nghiệp có thu. Tài khoản này khơng có số dư. Sau khi xác định chênh lệch giữa thu và chi trong
kỳ, số chên lệch sẽ chuyển sang TK 421.
h. TK loại 0 – Tài khoản ngoài bảng: Phản ánh các tài sản không thuộc
quyền sở hửu của đơn vị mà đơn vị đang nắm giữ, ngoại tệ, dự tốn chi hoạt động,
dự tốn chi chương trình dự án.
Chi tiết thay đổi nội dung hạch toán một số tài khoản xem tại phụ lục 02. 3.2.2.1.2.2 Hệ thống sổ kế toán:
Hệ thống sổ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phản ánh đầy đủ, liên tục các nghiệp kinh tế phát sinh tại đơn vị
- Bao gồm những chỉ tiêu cơ bản theo qui định của luật kế tốn và các tiêu chí cần thiết phục vụ cho quản lý tại đơn vị.
- Là hệ thống sổ kế tốn dành cho đơn vị sự nghiệp có thu quy định thống nhất trong cả nước.
- Thuận tiện trong viêc quản lý và lưu trữ
Với những yêu cầu đó, hệ thống sổ kế tốn hiện nay áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu cần được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp hơn:
- Xây dựng hệ thống sổ sách trên cơ sở hướng dẫn lập với những tiêu chí cần thiết cho từng loại sổ
- Loại bỏ những chỉ tiêu trùng lắp trên các sổ kế tốn nhằm giảm khối lượng cơng việc khơng cần thiết cho người làm kế tốn khi phải ghi nhận một nội dung kế toán nhiều lần trên các sổ khác nhau nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý. Đó là sự trùng lắp trên các mẫu sổ chi tiết các tài khoản và các sổ chi tiết khác như sổ chi phí sản xuất kinh doanh (hoặc đầu tư xây dựng cơ bản) mẫu S63-H, sổ chi tiết chi dự án mẫu số S62-H, sổ theo dõi chi phí trả trước mẫu số S71-H,..
- Loại bỏ những mẫu sổ không cần thiết. Hợp nhất giữa sổ chi tiết các tài khoản và các sổ chi tiết khác với nội dung và tính chất tương tự thành một mẫu chung thống nhất. Ví dụ cần hợp nhất Bảng cân đối số phát sinh về bản chất giống như bảng cân đối số tài khoản và loại bỏ một biểu.
- Điều chỉnh lại sổ theo dõi tài sản cố định để phù hợp hơn với đối tượng sử
dụng là các đơn vị phịng ban khơng phải là kế tốn trong đơn vị sự nghiệp có thu
bằng cách xóa bỏ những chỉ tiêu liên quan đến giá trị tài sản, chỉ cần những chỉ tiêu
để quản lý sự hiện hữu và tình trạng của tài sản.
3.2.2.2.3. Hệ thống đầu ra - Hệ thống báo cáo tài chính a. Định hướng xây dựng hệ thống báo cáo tài chính: a. Định hướng xây dựng hệ thống báo cáo tài chính:
Hệ thống báo cáo tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu cần đáp ứng
các yêu cầu:
- Phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, hợp lý tình hình tài chính của đơn vị
trên mọi hoạt động.
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu.
- Có khả năng so sánh được các chỉ tiêu tài chính nhằm đánh giá hoạt động,
khả năng tài chính và dự đốn tương lai.
- Phù hợp với yêu cầu quản lý ngân sách nhà nước.
- Được quốc tế thừa nhận và phù hợp với IPSAS, thông lệ quốc tế trong xu
hướng hội nhập thế giới.
Để có thể đáp ứng tốt cầu ngày càng cao về hệ thống báo cáo tài chính của đơn
vị sự nghiệp có thu vì vậy cần xây dựng và hồn thiện hệ thống báo cáo tài chính mà đơn vị sự nghiệp có thu đang sử dụng:
- Loại bỏ những mẫu báo cáo không cần thiết.
- Loại bỏ những chỉ tiêu trùng lắp trên cùng một báo cáo và giữa các báo cáo với nhau và xây dựng các tiêu chí cần cụ thể rõ ràng, khơng mang tính chung