2.3. Tình hình thực hiện kế toán ở các đơn vị SN có thu hiện nay
2.3.2.2.3. Đối với hệ thống tài khoản kế toán:
a. Tổ chức hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản gồm nhiều tài khoản nhưng chưa đầy đủ. Thiếu những
tài khoản cần thiết để phản ánh đúng bản chất một số nghiệp vụ, phản ánh tình hình thực tế về tài sản mà đơn vị đang nắm giữ như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá đầu tư tài chính, thuê tài sản, chi phí đi vay…
Hệ thống tài khoản nhiều nhưng phân nhóm và tên gọi các nhóm chưa thực sự hợp lý làm cho công việc kế tốn gặp nhiều khó khăn và khó quản lý:
- TK loại 1: Tiền và vật tư. Trong nhóm này tài khoản đầu tư tài chính thực chất khơng phải là tiền cũng khơng phải là vật tư, có thể nói đó là một khoản mục tương đương tiền.
- TK loại 2: Tài sản cố định. Tên gọi không hợp lý bởi những tài khoản được bao hàm trong nhóm này. Các loại tài khoản đầu tư tài chính khơng thể xem như là tài sản cố định.
- TK loại 3: Thanh tốn. Các tài khoản bao hàm trong nhóm chưa thật sự phù hợp với tên gọi của nhóm. Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ bản chất là một khoản tài sản của đơn vị. Kinh phí đã quyết tốn chuyển năm sau thực chất là một tài
khoản trung gian để theo dõi nguồn kinh phí chưa được quyết tốn chứ khơng phải
là một khoản thanh toán.
Kết cấu TK trong một nhóm khơng đồng nhất: các tài khoản được phân vào
cùng một nhóm nhưng có tài khoản có số dư và có tài khoản lại khơng có số dư.
Điều đó ảnh hưởng ít nhều đến việc khóa sổ cuối kỳ kế tốn. Địi hỏi kế tốn phải
nhớ chính xác là tài khoản nào cần khóa sổ để xác định số dư.
Các tài khoản được chia vào các nhóm chưa phù hợp:
- Các TK 311- Các khoản phải thu, TK 643- chi phí trả trước, TK 313- cho vay. Bản chất của các khoản mục này là thuộc tài sản. Nên được để trong 2 nhóm
thanh tốn và các khoản chi là không thực sự hợp lý.
- Tài khoản 312- Tạm ứng: là khoản mục mang tính chất tạm thời để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh và bản chất là khoản phải thu hồi hoặc chuyển đổi thành các khoản mục khác. Nhưng xét cho cùng thì vẫn thuộc tài sản của đơn vị.
- Tài khoản 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới: là khoản kinh phí mà cấp trên cấp cho cấp dưới dùng để chi cho các hoạt động. Đây là khoản kinh phí vẫn thuộc quản lý của cấp trên và cấp trên có quyền quyết định có cấp cho cấp dưới hay khơng. Vì vậy nếu đứng trên gốc độ của đơn vị cấp thì khoản mục này thực chất là tài sản của
đơn vị nếu như không cấp cho cấp dưới, và cấp trên có quyền thu hồi các khoản
kinh phí đã cấp nếu đơn vị sử dụng không hợp lý hoặc không sử dụng hết. Do đó,
về bản chất thì đây là một khoản tài sản chứ không phải là một khoản phải thanh toán.
- TK 431- Các quỹ: thực chất đây là khoản phải trả, phải thanh toán cho các đối tượng sẽ được hưởng.
Lồng ghép nội dung ghi chép vào tài khoản chưa thực sự hợp lý, làm cho việc quản lý gặp khó khăn. Tài khoản 311-các khoản phải thu, có tài khoản cấp
hai là 3113-thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Về bản chất các khoản thu khác và thuế giá trị gia tăng hoàn toàn khác nhau và phục vụ cho những mục đích khác nhau và cần được tách riêng theo dõi dõi độc lập
b. Hướng dẫn hạch toán:
Hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh vẫn còn chưa thực sự phù hợp vói bản chất của nghiệp vụ. Ví dụ:
b1. Các khoản doanh thu, chi phí liên quan đến hoạt động đầu tư tài
chính, tiền gửi có kỳ hạn được hướng dẫn hạch tốn vào tài khoản 531 - doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh và tài khoản 631- chí phí hoạt động sản xuất kinh
doanh là chưa thực sự hợp lý. Về cơ bản các hoạt động đầu tư tài chính và lãi tiền
gửi khơng phải là một hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Hơn nữa nếu hạch toán chung trong tài khoản 531 và 631 thì khi cuối kỳ kết chuyển để xác định chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng sẽ bao gồm doanh thu tài chính và chi phí tài chính của các khoản đầu tư, điều đó làm cho việc đánh giá riêng hiệu quả hoạt động đầu tư và hoạt động sản xuất kinh doanh gặp khó khăn.
b2. Hướng dẫn hạch tốn Tài sản cố định có thật sự hợp lý và đúng bản
chất của nghiệp vụ phát sinh:
Khi TSCĐ tăng thì ghi nhận: Nợ TK 211, Có các TK liên quan như 461, 462, 465. Và đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ bằng cách ghi Nợ các TK như 661, 662, 665, có TK 466.
Tuy nhiên khi TSCĐ giảm do nhượng bán, chuyển đổi thành công cụ dụng cụ, chuyển cho đơn vị khác,…thì lại hạch tốn Nợ TK 466, 214, Có TK 211. Nhưng lại không ghi giảm các khoản chi đã ghi nhận vào 661, 662, 665. Như vậy tổng giá trị TSCĐ đó vẫn được ghi nhận là chi hoạt động của đơn vị trong khi bản chất thì chỉ
có một khoản giá trị của TSCĐ đã được dùng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị
trong thời gian đã sử dụng. Lúc đó chi phí của đơn vị sẽ bị thổi phồng thêm một
Ví dụ: 1 TSCĐ 1000 được mua dung cho hoạt động sự nghiệp trong 5 năm.
Sau 1 năm sử dụng được chuyển cho đơn vị khác. Các bút toán ghi nhận như sau:
Khi mua TSCĐ
Nợ TK 211/ Có TK 461: 1000 (rút dự tốn mua TSCĐ)
Nợ TK 661/ Có TK 466: 1000 (Ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ)
Đã sử dụng 1 năm vậy khấu hao là 200.
Khi chuyển cho đơn vị khác:
Nợ TK 214: 200, Nợ TK 466: 800 / Có TK 211: 1000
Như vậy lúc này 661 và 461 của đơn vị vẫn không giảm. Tuy là khi kết thúc
năm khi quyết tốn kinh phí thì số chênh lệch (800) sẽ được quyết toán như là bù trừ giữa 661 và 461 nhưng trên báo cáo sử dụng nguồn kinh phí thì hai tài khoản này sẽ bị thổi phòng một khoản giá trị (800) vì thực chất khoản này không thuộc hoạt động chi của đơn vị. Hơn nữa nếu như, tài sản này thuộc ngân sách nhà nước cấp, nhưng lại được sử dụng ở 2 đơn vị khác nhau thì sẽ xảy ra tình trạng báo cáo
trùng: tổng giá trị mà ngân sách cấp vẫn là 1000, ở đơn vị 1 đã ghi nhận 1000 (vì
vẫn khơng ghi giảm nguồn kinh phí ở TK 461 khi giảm TSCĐ), và đơn vị thứ 2 sẽ ghi nhận 800, lúc này tổng giá trị ngân sách cấp trên báo cáo của 2 đơn vị sẽ là
1800.
b3. Tài khoản 466 - nguồn kinh phí hình thành TSCĐ: dùng để phản
ánh giá trị TSCĐ đã được sử dụng để hình thành TSCĐ. Tuy nhiên không phân chia tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết theo từng nguồn kinh phí mà phản ánh chung
cho tất cả các nguồn vào cùng tài khoản cấp 1. Điều này làm cho thông tin về việc sử dụng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ khơng được rõ ràng và báo cáo về tình
hình sử dụng TSCĐ tương ứng với nguồn kinh phí cũng cung cấp thông tin không đầy đủ.
2.3.2.2.4. Đối với hệ thống sổ kế tốn và hình thức kế tốn:
Có nhiều chỉ tiêu, nội dung ghi nhận trùng lắp trên các sổ kế toán khi thực hiện ghi số kế toán bằng tay thì phải ghi lặp lại nhiều lần. Đó là sự trùng lắp giữa sổ
chi tiết các tài khoản và các sổ chi tiết khác như sổ chi phí sản xuất kinh doanh (hoặc đầu tư xây dựng cơ bản) mẫu S63-H, sổ chi tiết chi dự án mẫu số S62-H, sổ
theo dõi chi phí trả trước mẫu số S71-H, sổ chi phí quản lý chung phụ lục số 02.1, Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc mẫu S12-H, Sổ theo dõi tiền mặt, tiển gửi bằng ngoại tệ mẫu số S13-H, Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hòa mẫu số S22-H,…Với bản chất phản ánh nội dung tương tự nhau nhưng lại phải lặp những mẫu sổ khác nhau làm cho công tác kế tốn thêm phức tạp. Có thể phản ánh những thông tin cần thiết thông qua những chỉ tiêu phù hợp trên sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng theo dõi.
Trên sổ chi tiết các tài khoản thiếu chỉ tiêu cần thiết cho sổ kế tốn, đó là chỉ
tiêu số hiệu tài khoản đối ứng, trong khi đó dư những chỉ tiêu khơng cần thiết đó là cột số 3 và số 4 với nội dung số dư nợ hoặc có.
Bảng cân đối số phát sinh về bản chất giống như bảng cân đối số tài khoản
trong hệ thống BCTC với nội dung như nhau do đó cần giảm đi một trong 2 biểu
mẫu để tránh sự trùng lắp.
Mẫu sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng với những chỉ tiêu không cần thiết cho các bộ phẩn sử dụng gây khó khăn cho các bộ phận theo dõi. Theo như mẫu sổ thì tại các phịng ban có TSCĐ, cơng cụ, dụng cụ thì phải theo dõi số lượng và giá trị. Nếu như vậy khi tăng hoặc giảm thì nhân viên theo dõi tại nơi sử dụng phải chờ thông tin từ kế toán để ghi nhận vào sổ theo dõi. Lúc này kế toán
theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ phải có nhiệm vụ thông báo cho các nơi sử dụng về thơng tin này khi có phát sinh. Hơn nữa mẫu sổ này không cần thiết cho kế toán tại đơn vị.
Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số S23-H) với bản chất là bảng tổng hợp tình hình nhập xuất tồn của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thế nhưng lại không phản ánh đầy đủ thơng tin cần thiết về tình hình số lượng nhập, xuất và tồn của từng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cụ thể mà chỉ phản ánh theo số tiền. Như vậy làm cho thông tin được cung cấp không đầy đủ.
Hệ thống số sách quy định rất nhiều biểu mẫu khác nhau nhưng trên thực tế
chỉ lập và sử dụng một số loại sổ để phục vụ cơng tác kế tốn tại đơn vị.
2.3.2.2.5. Đối với hệ thống báo cáo tài chính:
Thiếu thơng tin so sánh: hiện nay các báo cáo trong hệ thống báo cáo tài chính khơng thể hiện số liệu của kỳ trước, năm trước nhằm giúp cho người đọc có thể
phân tích, so sánh. Điều này làm hạn chế khả năng đánh giá, phân tích của người
dùng báo cáo. Chỉ có thể nhận biết tình hình hoạt động của kỳ báo cáo, khó có thể
đánh giá hiệu quả so với kỳ trước cũng như dự đoán trong tương lai.
Sự trùng lắp số liệu ở các chi tiêu trên báo cáo hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng. Sự trùng lắp số liệu ở chỉ tiêu mã số 05- Lũy kế từ đầu
năm. Theo hướng dẫn của bộ tài chính thì số liệu của chỉ tiêu này được lấy từ chỉ
tiêu có mã số 04 cộng với chỉ tiêu của mã số 05 của kỳ trước. Cách tính này là khơng chính xác vì kinh phí kỳ trước chuyển sang đã được ghi tăng ở quý sau vì
vậy số kinh phí của được chuyển sang đều được ghi nhận ở cả 2 quý, điều này làm
cho số liệu của mã số 05 được phản ánh tăng hơn so với số liệu thực tế của nó. Hướng dẫn tính tốn chỉ tiêu khơng phù hợp: chỉ tiêu mã số 09 trong tại biểu B03-H – “Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh”.
Trong biểu mẫu quy định là mã số 09 = mã số 01 + mã số 02 – mã số 04. Tuy nhiên trong phần hướng dẫn cách tính tốn số liệu để ghi trên báo cáo thì lại hướng dẫn là mã số 09 = mã số 02 – mã số 04.
Có những chỉ tiêu trên các báo mang tính chung chung, tổng quát nên không thể cung cấp thông tin một cách chi tiết đến các đối tượng sử dụng thơng tin. Đó là các chỉ tiêu trên Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh
doanh. Các số liệu không được tách riêng biệt giữa hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản suất kinh doanh. Điều này cũng gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả
trong hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh vì thơng tin của 2 hoạt
động này được phản ánh gộp chung với nhau.
Báo cáo cung cấp thiếu thông tin cần trình bày theo đúng tính chất của báo
nhà nước. Tình hình sử dụng kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước chỉ được đề
cập đến tại báo cáo B02-H –“Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn
kinh phí đã sử dụng”. Trong khi chênh lệch thu chi từ đơn đặt hàng của Nhà nước được hướng dẫn hạch toán vào TK 421 và được sử dụng để bổ sung vào nguồn kinh
phí hoạt động vì vậy khoản chênh lệch này cần phải được trình bày trên báo cáo
B03-H “Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh”. Báo cáo tài chính là các báo cáo kế tốn cung cấp các thơng tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của đơn vị đáp ứng các cầu cho những người sử dụng chúng trong việc đưa ra các quyết định về kinh tế. Hệ thống báo cáo tài chính có khá nhiếu biểu mẫu cho các đơn vị, đối với đơn vị sự nghiệp cấp cơ sở có tới 11 mẫu báo cáo (trong đó 6 biểu mẫu chính và 5 phụ biểu). Tuy nhiên lại
thiếu đi những báo cáo hết sức quan trọng và cần thiết:
- Thiếu báo cáo phản ánh tình hình tài chính của đơn vị (bảng cân đối kế tốn): Trong hệ thống BCTC hiện tại chỉ có Bảng cân đối tài khoản là phản ánh rõ số dư từng tài khoản cụ thể thế nhưng báo cáo này không thể phản ánh một cách đầy đủ
và cụ thể tình hình tài chính của đơn vị đó là những thông tin về tài sản mà đơn vị
đang nắm giữ, nguồn kinh phí mà đơn vị sử dụng, các khoản nợ phải trả,… Điều đó
làm cho thơng tin chi tiết về tình hình tài chính của đơn vị không được công bố một cách chi tiết và đầy đủ đến đối tượng sử dụng.
- Thiếu báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Với mục đích là phản ánh xu hướng vận động của những luồng tiền vào ra tại đơn vị, báo cáo lưu chuyển tiền tệ có vai trị
quan trọng đối với doanh nghiệp và các đối tượng sử dụng trong việc cung cấp
thông tin về dòng tiền luân chuyển như thế nào trong năm tài chính và dựa vào thơng tin trên báo cáo này kết hợp với nội dung của những BCTC khác giúp dự
đốn dịng tiền trong tương lai của đơn vị. Thế nhưng trong hệ thống BCTC hiện tại ở các đơn vị sự nghiệp lại khơng có báo cáo này, điều đó cũng phần nào làm cho
những thơng tin về tài chính của đơn vị sự nghiệp không được phản ánh rõ ràng, chi tiết và gây khó khăn trong việc dự đốn.
Bên cạnh đó lại thừa những báo cáo mà bản chất thực sự của nó khơng phản
ánh rõ nét tình hình tài chính của đơn vị như định nghĩa báo cáo tài chính. Đó là báo cáo F02-3aH “Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự
toán tại KBNN”, F02-3bH “Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh tốn tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN, F02-3cH “Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền
gửi”. Những báo cáo này chỉ đơn thuần là các bảng đối chiếu kinh phí của đơn vị