3.2. Các giải pháp hoàn chỉnh
3.2.1.2. Giải pháp liên quan đến cơ chế quản lý và quy chế chi tiêu nội bộ
3.2.1.2.1. Cơ chế quản lý.
Đổi mới hệ thống pháp lý cần được thực hiện một cách đồng bộ và thống nhất
với cải cách hành chính và đổi mới quản lý tài chính. Từ đó hệ thống pháp lý, quản lý hành chính và quản lý tài chính phù hợp hơn với điều kiện phát triển trong tương lai và tiếp cận sự tiên tiến của các nước trên thế giới.
Đối với cơ chế quản lý, cần tiến hành cải cách hành chính để tránh tình trạng
lồng ghép trong quản lý hoạt động cũng như quản lý tài chính. Tiến dần đến xóa bỏ những thủ tục cịn nhiều bất cập như quan liêu, sách nhiễu. Xóa bỏ hẳn cơ chế quản lý theo cơ chế xin cho. Cần phân cấp quản lý rõ ràng gắn với trách nhiệm và quyền lợi có như thế mới đẩy đẩy mạnh tính chủ động và quyền tự chủ, tự chịu trách
nhiệm của các đơn vị sự nghiệp có thu.
Đối với cơ chế quản lý tài chính hiện nay cần được thay đổi theo hướng tăng
tính tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp có thu và kiểm sốt thơng qua việc quy định trách nhiệm và quyền lợi một cách cụ thể, rõ ràng. Cơ chế tự chủ tài chính cần thực hiện theo tiêu chí đảm bảo nguồn tài chính cho các hoạt động của đơn vị một cách hợp lý. Điều đó giúp cho các đơn vị sự nghiệp có thu tăng tính chủ động và phát
huy tối đa mọi nguồn lực mà đơn vị hiện có.
Cơ chế tự chủ tài chính tại các trường đại học cần thực hiện theo hướng quản
trong thực hiện các hoạt động thu chi ngân sách và các hoạt động khác theo các
hướng sau:
- Đối với các hoạt động liên quan đến thu chi ngân sách thuần túy: đó là các
hoạt động thu ngân sách theo mức quy định và được chi cho các hoạt động liên
quan phục vụ cho hoạt động thu ngân sách phải tuân thủ theo quy định chung của
nhà nước
- Đối với các hoạt động tự cân đối thu chi thì các đơn vị cần được giao quyền tự chủ trong việc xác định nguồn thu, mức thu trên cở sở thu đủ bù chi theo quy định chung của chính phủ và có đề án tự chủ hợp lý được phê duyệt.
- Đối với các hoạt động dự án, đơn đặt hàng của nhà nước thì các đơn vị được tự chủ tài chính theo tiêu chuẩn của dự án thực hiện hoặc theo dự toán thực hiện
đơn đặt hàng một cách hợp lý.
Cần xác định rõ phạm vi tự chủ, khả năng tự chủ của từng loại hình đơn vị sự nghiệp có thu cùng với cơ chế quản lý phù hợp nhằm giúp cho các đơn vị sự nghiệp có thu chủ động trong hoạt động cũng như công tác quản lý tài chính.
3.2.1.2.2. Quy chế chi tiêu nội bộ.
Quy chế chi tiêu nội bộ được sử dụng để quản lý, sử dụng các nguồn thu, chi tại đơn vị sự nghiệp có thu. Quy chế chi tiêu nội bộ bao gồm các quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu áp dụng thống nhất trong đơn vị nhằm sử dụng
kinh phí có hiệu quả, tăng cường công tác quản lý tài chính. Bên cạnh các khoản chi, quy chế chi tiêu nội bộ cũng quy định định mức các khoản thu trong đơn vị sự nghiệp. Các định mức thu chi trong đơn vị sự nghiệp có thu được quy định theo 2
hình thức. Một là định mức thu chi theo quy định của Nhà nước. Hai là định mức
thu chi do đơn vị tự xây dựng dựa trên nguyên tắc thu đủ bù đắp chi. Thông qua các quy định của quy chế chi tiêu nội bộ, các hoạt động thu chi được kiểm soát chặt chẽ, giúp cho đơn vị sự nghiệp có thu quản lý nguồn tài chính một cách hiệu quả hơn.
Vì vậy để quy chế chi tiêu nội bộ thực sự là công cụ hữu ích trong quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp có thu thì cần có giải pháp hồn thiện hơn nữa trong việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ. Những quy định hiện nay trong việc quy định về
cơ chế quản lý tài chính và xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ đã giúp ích rất nhiều cho các đơn vị sự nghiệp có thu trong việc quản lý tài chính tại đơn vị. Tuy nhiên
vẫn cịn tồn tại nhiều khó khăn cho các đơn vị sự nghiệp có thu trong q trình thực hiện. Do đó cần xây dựng cơ sở pháp lý mang tính ổn định và lâu dài theo hướng
tăng tính tự chủ trong việc quản lý các nguồn thu và chi của đơn vị cũng như tăng tính tự chủ về mặt tài chính cho đơn vị sự nghiệp có thu. Đó cũng là một trong
những yếu tố giúp đơn vị có tính cạnh tranh cao hơn trong môi trường hoạt động
ngày càng khó khăn về kinh tế.
3.2.2. Các giải pháp cụ thể:
3.2.2.1. Giải pháp về hồn thiện nội dung thơng tin kế tốn:
Thông tin nội bộ: Đây là một kênh thông tin quan trọng trong hoạt động của đơn vị sự nghiệp. Thông qua hệ thống thông tin nội bộ các nhà quản lý của đơn vị
cũng như toàn thể nhân viên trong đơn vị sẽ được cung cấp những thơng tin về tình hình hoạt động, thơng tin tài chính, tính hiệu quả trong các hoạt động của đơn vị. Vì vậy chất lượng thơng tin là điều cần được quan tâm. Từ đó việc kiểm sốt các hoạt
động một cách chặt chẽ trong khuôn khổ những quy định sẽ tránh sự sai lệch về
thông tin cung cấp.
Thông tin công khai: Hiện nay theo quyết định số 192/2004/QĐ-TTG ngày 16 tháng 01 năm 2004 quy định về cơng khai tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp.
Quyết định này quy định hình thức cơng khai và thông tin phải công khai. Tuy
nhiên cũng chỉ mang tính tổng quát chung chưa đưa ra những quy định về việc cơng khai một cách chi tiết tình hình tài chính của đơn vị. Hơn nữa hình thức cơng khai chỉ là niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan, đơn vị; công bố trong hội nghị của cơ
quan, đơn vị. Vậy tính cơng khai chỉ mang tính cục bộ trong đơn vị. Do đó cần sửa
đổi và bổ sung quy chế công khai để thông tin được công khai một cách chi tiết hơn
và phù hợp hơn vì cơng khai là cần phải chi tiết và rộng rãi.
3.2.2.2. Giải pháp về quy trình thực hiện kế toán:
Căn cứ vào các quy định cụ thể các đơn vị áp dụng hệ thống chứng từ thống nhất để phản ánh một cách đầy đủ nhất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở ghi nhận, hạch toán kế toán tại các đơn vị.
Sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh những chứng từ cần thiết nhằm hoàn thiện hệ
thống chứng từ kế toán:
- Cần bổ sung chứng từ dùng để tính và phân bổ khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh để ghi nhận những tài
sản cố định dùng ccho cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh. - Gộp Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu C37-HD) và Bảng kê đề nghị thanh toán (Mẫu C41-HD) thành một mẫu chứng từ chung thống nhất dùng cho hoạt động
thanh tốn tránh trường hợp sủ dụng khơng đúng chứng từ cần thiết khi lập.
- Điều chỉnh các chỉ tiêu trong Bảng thanh toán làm thêm giờ chỉ giữ lại những chỉ tiêu thực sự cần thiết(mẫu C07-HD) (xem phụ lục 03)
- Thiết kế mẫu chứng từ thống nhất giữa Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu
C01b-HD) và Giấy báo làm thêm giờ (mẫu C01c-HD) nhằm giảm bớt việc sử dụng
nhiều chứng từ khác nhau cho cùng một hoạt động.
Chi tiết sửa đổi mẫu chứng từ xem tại phụ lục 03
Trong điều kiện phát triển ngày càng nhanh của công nghệ thông tin, điện tử
cần đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống chứng từ điện tử trên cơ sở quy định của hệ
thống chứng từ hiện hành. Điều đó góp phần tăng tính hiệu quả trong cơng tác kế tốn, góp phần rút ngắn thời gian của quá trình luân chuyển chứng từ, kê khai chứng từ, lập chứng từ,…Qua đó cũng sẽ góp phần tiết kiệm chi phí cho cơng tác kế tốn.
Cần xây dựng hệ thống chứng từ một cách hợp lý và cho phép các đơn vị vận dụng chứng từ trên cơ sở những hướng dẫn thay vì sử dụng những mẫu chứng từ bắt buộc như hiện nay. Điều đó góp phần tăng tính linh hoạt cho các đơn vị áp sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị trên cơ sở hướng dẫn và quy định chung.
3.2.2.2.2.1 Hệ thống tài khoản kế toán:
Xây dựng lại hệ thống tài khoản áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu, hệ thống tài khoản cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Đầy đủ để có thể phản ánh đầy đủ các đối tượng kế toán phát sinh tại đơn vị
sự nghiệp có thu.
Hệ thống tài khoản phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị sự
nghiệp có thu.
Tên gọi, phân nhóm, phân loại tài khoản hợp lý. Có thể tham khảo hệ thống tài khoản hiện tại áp dụng cho doanh nghiệp để xây dựng một hệ thống tài khoản
tiến tới hợp nhất hệ thống tài khoản giữa doanh nghiệp và đơn vị sự nghiệp có thu. Hướng dẫn hạch tốn cần dễ hiểu, dễ thực hiện. Không nên quy định chi tiết
theo nhiều tài khoản cấp 3 để lồng ghép nhiều nội dung trong cùng một tài khoản,
cần xây dựng hệ thống tài khoản mà cấp chi tiết tối đa là đến cấp 2.
Xây dựng hệ thống tài khoản trên cơ sở tiếp cận hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành và CMKT cơng quốc tế.
Trên cơ sở đó, hệ thống tài khoản đề xuất để áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu như sau:
- TK loại 1: Tài sản ngắn hạn - TK loại 2: Tài sản dài hạn - TK loại 3: Các phải trả - TK loại 4: Nguồn vốn - TK loại 5: Các khoản thu - TK loại 6: Các khoản chi
- TK loại 9: Xác định kết quả hoạt động - TK loại 0: Tài khoản ngồi bảng
Trong mỗi nhóm tài khoản bao gồm các tài khoản cùng loại, trong từng loại tài khoản bao gồm các nhóm nhỏ gồm các tài khoản cấp 1, cấp 2.
Giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép tài khoản kế toán:
Tài khoản từ loại 1 đến loại 9 được ghi chép theo nguyên tắc ghi kép, có nghĩa là ghi Nợ một hoặc nhiều tài khoản thì phải đối ứng ghi Có một hoặc nhiều tài
khoản khác và tổng số tiền phát sinh Nợ phải bằng tổng số tiền phát sinh Có. Tài khoản loại 0 được ghi chép theo nguyên tắc ghi đơn.
Về cơ bản vẫn áp dụng những hướng dẫn về ghi chép tài khoản quy định trong chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp hiên nay. Ở đây chỉ nêu lên một số đề xuất
thay đổi và hướng dẫn chung cho những tài khoản mà trong chế độ kế tốn hành
chính sự nghiệp hiện nay khơng có.
a. TK loại 1- Tài sản ngắn hạn: Bao gồm các tài khoản loại 1. Dùng để phản
ánh tài sản ngắn hạn hiện có và tình hình biến động của tải sản ngắn hạn tại đơn vị sự nghiệp có thu.
- Nhóm tài khoản 11 (111, 112, 113): theo hướng dẫn hiện hành dùng để
phản ánh giá trị tiền tệ hiện có và tình hình biến động các khoản tiền tệ tại đơn vị.
- Nhóm tài khoản 12 (121, 129): Cuối năm các khoản đầu tư tài chính ngắn
hạn cần được xem xét lại theo giá thị trường, nếu giá thị trường chứng khoán dầu tư ngắn hạn thấp hơn giá thực tế ghi sổ thì đơn vị cần lập dự phịng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn phản ánh thơng qua tài khoản 129. Việc lập dự phịng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn có thể tham khảo các quy định trong chế độ kế toán doanh
nghiệp và tuân thủ theo IPSAS 19. Khoản lập dự phòng ghi nhận vào chi phí tài chính trong kỳ. Lãi, lỗ thu được từ các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn được phản ánh vào hoạt động tài chính của đơn vị (TK 635, 515)
- Nhóm tài khoản 13 (131, 133, 137, 139): Dùng để phán ánh tình hình các
khoản phải thu ngắn hạn như phải thu khách hàng, thuế gái trị gia tăng, phải thu nội bộ,…Tài khoản 139 dự phòng phải thu khó địi dùng để lập dự phịng cho các khoản nợ xấu, nợ quá hạn. Cần phải phân loại các khoản nợ phải thu khách hàng để đánh
giá khả năng thu hồi và làm cơ sở để tiến hành trích dự phịng. Khoản dự phịng nợ phải thu khó địi được ghi nhận vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Việc lập dự phịng nợ phải thu khó địi có thể tham khảo các quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp và tuân thủ theo IPSAS 19.
- Nhóm tài khoản 14 (141, 142): Tạm ứng và chi phí trả trước. Tài khoản 141
dùng để theo dõi tình hình tạm ứng của người lao động trong đơn vị. Tài khoản 142 dùng để theo dõi, phản ánh các khoản chi phí đã chi thực tế nhưng chưa tính vào chi phí hoạt động hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ tại đơn vị.
- Nhóm tài khoản 15 (152, 153, 154, 155, 159):
+ Hàng tồn kho (152, 153, 155): phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng
giảm hàng tồn kho:
• Giá gốc hàng tồn kho là tồn bộ chi phí bỏ ra để có được hàng tồn kho
đó. Phải bao gồm giá mua và chi phí mua, chi phí chế biến, vận chuyển và tồn bộ
chi phí khác phát sinh liên quan trực tiếp để có được hàng tồn kho đó.
• Sử dụng các phương pháp ghi nhận giá xuất kho hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước, bình qn gia quyền, thực tế đích danh.
• Kế toán hàng tồn kho có thể áp dụng các quy định trong chế độ kế
toán doanh nghiệp hiện hành và tham khảo IPSAS 12.
• Cơng cụ dụng cụ, ngun vật liệu, hàng hóa mua về nếu sử dụng trực tiếp cho hoạt động trong một thời điểm nhất định thì hạch tốn trực tiếp vào chi phí, nếu khơng sử dụng liền thì nhập kho và xuất dùng khi có nhu cầu. Cơng cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa xuất dùng nếu không sử dùng hết một lần mà để sử dụng lâu thì ghi nhận vào TK 142 hoặc 242 để phân bổ theo thời gian sử dụng vào các
hoạt động tương ứng.
+ Chi chưa quyết toán (154): Phản ánh tình hình các khoản chi hoạt động,
chi dự án, chi theo đơn đặc hàng nhưng chưa được phê duyệt, chưa quyết toán và
chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Cuối năm, các khoản chi trong năm nhưng chưa được quyết toán, chưa được phê duyệt được kết chuyển vào TK 154 (ghi nợ) để theo dõi, khi được quyết tốn, phê duyệt thì ghi giảm các khoản chi chưa quyết
+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (159): Phản ánh việc lập các khoản dự
phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.
b. TK loại 2 - Tài sản dài hạn: Bao gồm các tài khoản loại 2. Dùng để phản
ánh tài sản ngắn hạn hiện có và tình hình biến động của tải sản dài hạn tại đơn vị sự nghiệp có thu.
- Nhóm tài khoản 21 (211, 212, 213, 214, 217): Phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của tài sản cố định:
+ Tài sản cố định là những tài sản dài hạn và đáp ứng tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định tại Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC về việc khấu hao TSCĐ.
+ Giá trị TSCĐ phản ánh theo nguyên giá, bao gồm già mua, thuế nhập khẩu và các chi phí khác liên quan đến TSCĐ để đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử