1.3.8 .Giám sát
1.3.8.2 .Giám sát định kỳ
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanhnghiệp sản xuất bao bì trên địa
2.2.2.6. Thực trạng về hoạt động kiểm soát
2.2.2.6.1. Về hệ thống thơng tin kế tốn
Ưu điểm
Kết quả cho thấy các 88% DN đã đưa cơng nghệ thơng tin vào cơng việc kế tốn .
Đa số các doanh nghiệp đều có phần mềm kế toán để hạch toán và lập BCTC. Điều này
sẽ giúp giảm thiểu thời gian và sai sót so với việc sử dụng kế tốn thủ cơng. 25% DN là các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ, thường nhờ các dịch vụ kế toán theo dõi chứng từ cũng như lập báo cáo tài chính.
Các nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ kèm theo như hóa đơn, tờ trình, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm…được xem xét và ký quyệt của nhà quản lý. Bên cạnh
đó chứng từ kế tốn được đánh số trang, đóng giáp lai theo quy định, sắp xếp theo thứ tự
số và ngày tiện lợi cho việc tìm kiếm và lưu trữ. Tỷ lệ này theo khảo sát chiếm 94%. 81% nhân viên được phân quyền truy cập trên hệ thống máy tính, chỉ có khả năng
hạch toán và chỉnh sửa số liệu trên phần hành của mình. Đây là một cách để hạn chế những sai sót, rủi ro có thể xảy ra.
100% doanh nghiệp được khảo sát trả lời có với việc đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế. Tuy nhiên tùy theo nội dung mà đối doanh nghiệp chiếu thường xuyên hay
định kỳ. Cụ thể:
Tiền mặt luôn là vấn đề nhạy cảm và dễ mất cắp cho nên 88% doanh nghiệp được khảo sát cho biết luôn kiểm kê quỹ hàng ngày. Đồng thời, hàng tháng hoặc nửa năm luôn tổ chức kiểm kê quỹ định kỳ hoặc khi cần, ban giám đốc có quyền yêu cầu thủ quỹ trình báo số dư tiền mặt đang hiện hữu tại doanh nghiệp. Với tỷ lệ khảo sát khá cao 88% cho thấy các DN đã đề ra một cơ chế kiểm soát tài sản khá tốt. Điều này sẽ tạo ra tự giác
trong nhân viên giữ quỹ, tránh để xảy ra tình trạng nhân viên có thể biển thủ số tiền của cơng ty, gây thất thốt tài sản.
Bên cạnh đó, với đặc điểm của ngành bao bì, hàng tồn kho chiếm khối lượng khá
cao. Mặc dù với hình dạng cồng kềnh nhưng đặc điểm của bao bì là nhẹ, gọn, dễ thấm
nước, dễ bị biến dạng…vv nên thường xuyên xảy ra các tình trạng nhân viên trong kho tuồng hàng ra ngoài bằng các xe vận chuyển, hoặc trong q trình sản xuất khơng kỹ lưỡng làm rách, làm ẩm thùng carton… Do đó, các cơng ty bao bì thường lên kế hoạch kiểm kê định kỳ hàng tháng. Tỷ lệ đó chiếm 94%. Hơn nữa, định kỳ vào niên độ giữa
năm, công ty lại tổ chức kiểm kê với sự tham gia của kế toán, ban đảm bảo chất lượng để
đánh giá số lượng tồn kho có đúng với sổ sách khơng, đánh giá hàng chậm luân chuyển,
hàng tồn kho liệu có đảm bảo chất lượng…vv hoặc nếu cần sẽ có sự có mặt của kiểm toán độc lập.
Tồn tại:
Hoạt động kiểm soát đối với hệ thống kế toán vẫn chưa được tốt lắm. Việc phân
chia trách nhiệm riêng biệt giữa nhân viên thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách, ghi chép sổ sách với bảo quản tài sản, bảo quản tài sản và phê chuẩn nghiệp vụ chỉ dao động
ở mức 75-81%. Điều này là do số lượng nhân viên ở phịng kế tốn thường ít nên các
nhân viên thường kiêm nhiệm nhiều phân hành khác nhau nên việc phân chia trách nhiệm và thực hiện cơng tác kế tốn vẫn chưa rõ ràng. Bên cạnh đó, việc nhân viên vẫn có thể chính sửa hoặc xóa số liệu trên hệ thống máy tính vẫn cịn chiếm tỷ lệ 19%. Ngồi ra, tỷ lệ số liệu nhập sai khi kiểm tra, đối chiếu thực tế vào cuối kỳ vẫn có, chiếm 25%. Điều này đòi hỏi các DN cần quan tâm xây dựng đến việc đối chiếu giữa những chứng từ với nhau và phải nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này.
Tài sản cố định đối với những công ty sản xuất luôn chiếm tỷ trọng khá lớn do đó các doanh nghiệp cần phải kiểm kê định kỳ để đảm bảo tài sản khơng bị thất thốt. Tuy nhiên chỉ có 31% doanh nghiệp khảo sát cho kiểm kê định kỳ 1 tháng 1 lần. 50% doanh nghiệp cho kiểm kê 6 tháng 1 lần, còn lại là 1 năm một lần. Việc kiểm kê có tác dụng giúp chúng ta nắm bắt được tình hình sử dụng tài sản và đánh giá được hiện trạng tài sản
2.2.2.6.2.Về hệ thống máy tính
Ưu điểm:
Kết quả khảo sát cho thấy đến 100% DN áp dụng việc khai báo user, password trước khi đăng nhập sử dụng và 75% được phân quyền được xem, thêm, sửa, xóa với từng user theo chức năng quản lý và thực hiện.
Các doanh nghiệp cũng rất quan tâm đến việc nhập sai dữ liệu. Để hạn chế các sai sót, phần mềm kế tốn thiết kế các thông báo đến người sử dụng khi dữ liệu bị nhập trùng chiếm 75%, thời gian bị đảo lộn 100%, dữ liệu không theo quy định của phần mềm 69% và 63% báo việc nhập dữ liệu nhập bất thường.
Với việc sử dụng phần mềm kế toán phổ biến như hiện nay, đồng thời các máy tính tại các doanh nghiệp được trực tiếp nối mạng internet để dễ truy cập, cập nhật các thông tin về ngân hàng, thuế hoặc các văn bản pháp luật do đó nguy cơ bị nhiễm virus là khó tránh khỏi. 81% doanh nghiệp khảo sát cho biết đã mua, cài đặt và cập nhật thường xuyên chương trình chống virus. Đây là con số khá sao cho thấy các doanh nghiệp đã
nhận thức được rủi ro về việc mất dữ liệu. Bên cạnh đó 88% doanh nghiệp cũng cho biết, họ thường xuyên back up lại dữ liệu định kỳ chủ yếu là hàng tháng sau khi ra báo cáo tài chính.
Tồn tại
25% doanh nghiệp vẫn chưa phân quyền truy cập vào hệ thống máy tính cho nhân viên. Mặc dù chỉ là con số thấp nhưng cho thấy DN vẫn chưa bảo mật thông tin nội bộ.
Đồng thời việc này sẽ tăng thêm sai sót và gian lận ở nhân viên thực hiện. Khơng có sự
phân quyền, các nhân viên sẽ có khả năng truy cập vào các phần hành và nếu khơng kiểm sốt phần xem xét, chỉnh sửa số liệu, thời gian khơng đảm bảo được tín bảo mật, khó phát hiện các sai phạm, khó xác định trách nhiệm của các cá nhân liên quan và ảnh hưởng đến sự tin cậy của thơng tin kế tốn.
Việc hệ thống máy tính của cơng ty được kết nối mạng internet cũng có mặt tiêu cực. Điều này sẽ khiến cho nhân viên sao lãng công việc, sẽ xảy ra trường hợp sử dụng
15% doanh nghiệp khảo sát cho biết chỉ backup dữ liệu khi xảy ra sự cố. Việc này hết sức rủi ro sẽ gây là nguy cơ mất toàn bộ dữ liệu kế tốn.
2.2.2.7. Thực trạng về thơng tin và truyền thông
Ưu điểm:
Thông tin và truyền thông là bộ phận không thể thiếu trong hệ thống kiểm sốt nội bộ. Nó cung cấp thơng tin về tất cả hoạt động của doanh nghiệp, giúp nâng cao hoạt động kiểm soát và đạt được các mục tiêu kiểm sốt. Một thơng tin hữu ích là phải đạt được 2
yêu cầu: chất lượng của thông tin và cách thức truyền đạt phù hợp.
88% doanh nghiệp được khảo sát cho biết các thông tin được cung cấp chính xác kịp thời cho nhà quản lý. Điều này hết sức quan trọng vì có được thơng tin tốt, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong công việc, nắm bắt các cơ hội kinh doanh, tạo sự cạnh
tranh với các đối thủ và 75% doanh nghiệp có thể dự đốn được các rủi ro có thể xảy ra.
Đa số các thơng tin từ các đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng, cơ
quan thuế, kiểm toán, ngân hàng …vv đều được các doanh nghiệp cập nhật thường xuyên thông qua báo cáo định kỳ của nhân viên hoặc mạng xã hội. Tỷ lệ này chiếm 81%.
75% doanh nghiệp định kỳ tổ chức họp giao ban hàng tuần. Cuộc họp này nhằm báo cáo đến Ban lãnh đạo những thông tin cần thiết về hoạt động kinh doanh, quản lý của cơng ty. Ngồi ra, nhà quản còn hường xuyên tổ chức những cuộc họp đột xuất nhằm
nắm được tình hình chung của cơng ty một cách cụ thể hơn. Qua đó, ban lãnh đạo đưa ra những chiến lược, phương hướng hoạt động phù hợp.
Về vấn đề truyền thông cũng được các doanh nghiệp quan tâm không kém. Theo khảo sát 100% doanh nghiệp đều khuyến khích nhân viên báo cáo và đóng góp ý kiến
cho nhà quản lý. Hình thức phản hồi chủ yếu là trao đổi trực tiếp 75%, văn bản chiếm 63% và thông qua các buổi họp chiếm 81%. Các phương tiện truyền thông trong doanh nghiệp cũng khá đa dạng với 88% khảo sát cho biết trong DN thường xuyên trao đổi, giải quyết vấn đề thông qua điện thoại. Điều này cho thấy đây là hình thức truyền thông phổ biến và dễ truyền đạt vấn đề.
Chứng từ sổ sách được lưu trữ đầy đủ, tạo thuận lợi cho bộ máy kế toán trong
hoạt động kiểm tra, giám sát trong việc thực hiện mục tiêu KSNB được tốt hơn. 94% các DN có chứng từ sổ sách lưu trữ đầy đủ.
Tồn tại
Mặc dù các nhà quản lý sẵn sàng đón nhận các phản hồi của nhân viên tuy nhiên không phải 100% ý kiến đều đến được nhà quản lý. Các cuộc khảo sát về mức độ hài
lòng của nhân viên cũng không được thực hiện. Thực sự, khi được cập nhật đầy đủ những gì đang diễn ra ở bên trong và bên ngoài DN, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tồn diện hơn để có hướng điều chỉnh thích hợp và nhân viên trong cơng ty cũng sẽ được ý thức và nâng
cao tinh thần trách nhiệm hơn trong công việc.
Trên website của doanh nghiệp chưa cập nhật thường xuyên, nhất là thông tin mẫu mã, giá cả…Chưa có bộ phận marketing để quảng bá hình ảnh đến người tiêu dùng.
Đa số các doanh nghiệp bao bì chỉ tập trung vào sản xuất, có những khách hàng lớn,
doanh thu cao nên thường hài lịng với những gì sẵn có.
Sơ đồ mô tả phương pháp xử lý nghiệp vụ và sổ tay hướng dẫn chính sách, thủ tục kế tốn giúp nhân viên hiểu rõ hơn vai trò và nhiệm vụ của mình trong cơng tác kế tốn, một cơng cụ quan trọng cho việc truyền thông hiệu quả trong DN. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy các DN vẫn chưa thực sự chú trọng đến các vấn đề này 50% có sử dụng sơ đồ hạch tốn mơ tả và 55% có sổ tay hướng dẫn chính sách, thủ tục kế toán.
2.2.2.8. Thực trạng về giám sát
Ưu điểm:
Hoạt động giám sát ở các DN SX bao bì trên địa bàn Tp.HCM tương đối tốt. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm giám sát hoạt động kinh doanh của bộ phận mình, kiểm
sốt việc thực hiện nghiệp vụ của nhân viên thuộc cấp và báo cáo lên nhà quản lý. Với tỷ lệ 81% cho thấy nhà quản lý thường xuyên kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả của các cá nhân có trách nhiệm liên quan. Nếu như các doanh nghiệp tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong hệ thống KSNB thì họ sẽ có những hành động kịp thời. Tỷ lệ này chiếm 75%. Bên cạnh đó, đa phần các doanh nghiệp đều có định
doanh nghiệp nhà quản lý định kỳ có đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB đồng thời điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn.
Kết quả cũng cho thấy chỉ 25% có bộ phận kiểm tốn nội bộ, 25% có th kiểm tốn nội bộ từ bên ngồi và 75% được kiểm tốn bởi kiểm toán độc lâp.
Tồn tại
Việc phân chia trách nhiệm giữa các cá nhân sẽ đem lại sự giám sát của cá nhân này với cá nhân kia. Ngồi ra việc phân nhiệm cịn ngăn ngừa nhân viên thực hiện gian lận vì nó làm giảm khả năng che giấu gian lận đi. Nhưng theo khảo sát ở phần trước, việc phân chia nhiệm vụ tại một số doanh nghiệp chưa rõ ràng, một người kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên tỷ lệ giám sát giữa các nhân viên chỉ có 50%.
Một số cơng ty chưa thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập nên các cuộc
kiểm tra khơng mang tính khách quan. Ban kiểm sốt hay bộ phận kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu của mình thơng qua việc giám sát việc tuân thủ
pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính... Kiểm tốn độc lập bên cạnh việc kiểm tốn báo cáo tài chính cịn có thể giúp doanh nghiệp nhân diện được những yếu kém
trong hệ thống KSNB. Sở dĩ các DN vẫn chưa nhận thức được vấn đề này có thể do các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường có số lượng nhân viên ít, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phức tạp, nên việc giám sát chủ yếu do nhà quản lý thực hiện.
Trong doanh nghiệp, việc phát hiện ra những nhược điểm của hệ thống KSNB và báo cáo kịp thời cho nhà quản lý cũng rất quan trọng, nếu không đơi khi có thể trở nên vơ nghĩa nếu báo cáo không kịp thời. Tuy nhiên, kết quả khảo sát lại cho thấy chỉ 69% là thực hiện tốt công việc này và đây cũng chính là một hạn chế trong các doanh nghiệp này.
Như vậy, hoạt động giám sát trong các doanh nghiệp được khảo sát cũng chưa được chú trọng, quan tâm nhiều để có thể có khả năng thay đổi linh động theo yêu cầu
2.3. Các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động tại các doanh nghiệp sản xuất bao bì trên địa bàn TP.HCM sản xuất bao bì trên địa bàn TP.HCM
2.3.1. Các nguyên nhân bên ngoài doanh nghiệp
Rủi ro về kinh tế
Chính sách thắt chặt tiền tệ nhằm kiềm chế lạm phát trong thời gian vừa qua đã làm GDP tăng trưởng thấp, ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều ngành sản xuất kinh doanh
trong đó có cơng nghiệp chế biến thực phẩm. Đây là ngành sử dụng nhiều sản phẩm bao bì nhựa và carton, do đó đã ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động của các cơng ty sản xuất kinh doanh bao bì.
Năm 2012, GDP tăng trưởng ở mức thấp nhất trong 13 năm trở lại đây. Theo công bố Báo cáo triển vọng kinh tế toàn cầu 2013(GEF) của Ngân hàng Thế giới (WB), Việt Nam sẽ có tốc độ tăng trưởng chậm lại ở mức 5,2% trong năm 2013, 5,5% ở năm 2014
do các biện pháp bình ổn. Đến năm 2015, nhờ được hưởng lợi từ giá hàng hóa tăng nên
tăng trưởng GDP dự báo sẽ đạt mức 6%. Tuy nhiên cũng theo WB, bốn năm sau khi bùng nổ khủng hoảng tài chính tồn cầu, nền kinh tế thế giới vẫn còn rất mong manh và tăng trưởng kinh tế ở các nước thu nhập cao còn rất yếu ớt, vẫn cịn đó tiềm ẩn của những
cuộc suy thoái khác. Cụ thể như: khủng hoảng nợ Châu Âu diễn biến phức tạp, sự phục hồi chậm chạp của nền kinh tế Mỹ, tốc độ tăng trưởng kinh tế của Nhật Bản và các nước châu Á đang chậm dần. Điều này có khả năng sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp trong ngành.
(Nguồn: Tổng cục thống kê)
Rủi ro về giá nguyên liệu đầu vào và tỷ giá hối đoái
Với đặc điểm kinh doanh, doanh nghiệp thường ký hợp đồng cung cấp bao bì theo từng quý, 6 tháng và từng năm với giá bán xác định trước cho một số khách hành chủ lực nên DN chịu nhiều rủi ro nếu giá nguyên liệu đầu vào tăng. Ngoài ra, sản lượng nội địa hầu như không đáp ứng đủ nhu cầu của ngành, hầu hết các công ty đều phải phụ thuộc
vào nguyên liệu giấy, nhựa nhập khẩu, trong khi giá cả trên thị trượng thế giới thường cao vào biến động thất thường.
Nguyên liệu giấy được sử dụng để sản xuất hộp carton khoảng 40-50% được nhập khẩu từ Thái Lan, Hàn Quốc, Indonesia…. Mặc dù trong năm 2012, tỷ giá đang được duy