2.2.2.6.2 .Về hệ thống máy tính
3.3.7. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của thông tin và truyền thông
Bảo mật thông tin và bảo vệ thông tin
Thông tin liên quan đến từng cấp độ phải được phân quyền và truyền đạt đến
người cần sử dụng. Những thông tin liên quan đến việc định hướng kinh doanh, sáng
kiến, tài liệu nội bộ…phải được bảo mật tránh tình trạng đưa ra ngồi đến tay đối thủ
cạnh tranh hoặc một số nhân viên lạm quyền phục vụ cho mục đích cá nhân. Doanh
nghiệp cần lắp đặt hệ thống bảo vệ thơng tin để phịng ngừa việc truy cập, tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền. Hơn nữa, doanh nghiệp cần ban hành có hình thức xử phạt đối với những nhân viên tiết lộ bí mật thơng tin của tổ chức. Bên cạnh đó để phịng ngừa những trường hợp làm mất dữ liệu hoạt động như thiên tai, hỏa hoạn…doanh
nghiệp cần sao lưu dữ liệu định kỳ.
Bảo đảm chất lượng thông tin và truyền đạt hữu hiệu
Truyền đạt thông tin về các mục tiêu của doanh nghiệp để nhân viên ở mọi cấp độ có thể nắm bắt nhiệm vụ của mình và các nội quy, chuẩn mực của tổ chức một cách chính xác nhất. Thông tin cần phải cập nhật thường xuyên bằng văn bản và nhanh chóng thơng báo đến các thành viên, đặc biệt lưu ý những sự kiện bất thường để những nhân viên có nhiệm vụ ứng phó kịp thời. Tuy nhiên quan trọng nhất, thông tin phải đúng và chính xác, tránh nhầm lẫn để gây hiểu sai, hiểu nhầm mà ảnh hưởng đến hoạt động của doanh
nghiệp.
Đa dạng hóa các kênh thơng tin
Xây dựng đa dạng các kênh thông tin để thông tin được truyền đạt nhanh chóng và hiệu quả. Các kênh thơng tin có thể là điện thoại, mail, thùng thư góp ý, các buổi họp giao ban định kỳ trực tiếp với nhà quản lý cấp cao…Bên cạnh các kênh thông tin nội bộ, doanh nghiệp cần xây dựng kênh thơng tin từ bên ngồi của khách hàng, nhà cung cấp như đường dây nóng để xem xét và điều chỉnh thích hợp.
Đảm bảo thơng tin được cung cấp kịp thời đến nhà lãnh đạo
Các bộ phận phải thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ của mình để đẩy nhanh tiến trình cơng việc đồng thời địi hỏi sự kết hợp giữa các phịng ban để thơng tin, báo cáo đến tay
nhà quản lý một cách kịp thời và chính xác. Chính các thơng tin nhanh chóng này sẽ giúp nhà quản trị có thời gian để đánh giá rủi ro và nắm bắt cơ hội .
Tạo môi trường làm việc thân thiện
Theo rất nhiều khảo sát, mơi trường làm việc đóng vai trị quan trọng trong sự hài lòng của nhân viên. Một môi trường thân thiện, thoải mái sẽ giúp cho nhân viên có động lực để thực hiện tốt cơng việc và tạo sự gắn kết bền lâu với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhân viên có thể thẳng thắn trao đổi với nhà quản lý những tồn tại đang diễn ra trong
cơng việc để nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc hơn và có các giải pháp thỏa đáng hơn nhằm tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình. Một doanh nghiệp có
nguồn nhân sự giỏi chính là chìa khóa để vươn lên so với các đối thủ của mình. Phát triển quan hệ công chúng
Ngày nay do sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ, bên cạnh việc bán được sản phẩm các doanh nghiệp cần phải quảng bá hình ảnh của cơng ty.
Đối với các doanh nghiệp có triển khai sử dụng các mơ hình hệ thống thơng tin
cần áp dụng thêm các mục tiêu kiểm sốt liên quan đen cơng nghệ thông tin và các kỹ thuật liên quan (COBIT) để việc quản trị hệ thống thơng tin của mình được hiệu quả hơn.