2.2.2.6.2 .Về hệ thống máy tính
2.2.2.7. Thực trạng về thông tin và truyền thông
Ưu điểm:
Thông tin và truyền thông là bộ phận không thể thiếu trong hệ thống kiểm sốt nội bộ. Nó cung cấp thơng tin về tất cả hoạt động của doanh nghiệp, giúp nâng cao hoạt động kiểm soát và đạt được các mục tiêu kiểm sốt. Một thơng tin hữu ích là phải đạt được 2
yêu cầu: chất lượng của thông tin và cách thức truyền đạt phù hợp.
88% doanh nghiệp được khảo sát cho biết các thông tin được cung cấp chính xác kịp thời cho nhà quản lý. Điều này hết sức quan trọng vì có được thơng tin tốt, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong công việc, nắm bắt các cơ hội kinh doanh, tạo sự cạnh
tranh với các đối thủ và 75% doanh nghiệp có thể dự đốn được các rủi ro có thể xảy ra.
Đa số các thơng tin từ các đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng, cơ
quan thuế, kiểm toán, ngân hàng …vv đều được các doanh nghiệp cập nhật thường xuyên thông qua báo cáo định kỳ của nhân viên hoặc mạng xã hội. Tỷ lệ này chiếm 81%.
75% doanh nghiệp định kỳ tổ chức họp giao ban hàng tuần. Cuộc họp này nhằm báo cáo đến Ban lãnh đạo những thông tin cần thiết về hoạt động kinh doanh, quản lý của cơng ty. Ngồi ra, nhà quản cịn hường xuyên tổ chức những cuộc họp đột xuất nhằm
nắm được tình hình chung của cơng ty một cách cụ thể hơn. Qua đó, ban lãnh đạo đưa ra những chiến lược, phương hướng hoạt động phù hợp.
Về vấn đề truyền thông cũng được các doanh nghiệp quan tâm không kém. Theo khảo sát 100% doanh nghiệp đều khuyến khích nhân viên báo cáo và đóng góp ý kiến
cho nhà quản lý. Hình thức phản hồi chủ yếu là trao đổi trực tiếp 75%, văn bản chiếm 63% và thông qua các buổi họp chiếm 81%. Các phương tiện truyền thông trong doanh nghiệp cũng khá đa dạng với 88% khảo sát cho biết trong DN thường xuyên trao đổi, giải quyết vấn đề thông qua điện thoại. Điều này cho thấy đây là hình thức truyền thông phổ biến và dễ truyền đạt vấn đề.
Chứng từ sổ sách được lưu trữ đầy đủ, tạo thuận lợi cho bộ máy kế toán trong
hoạt động kiểm tra, giám sát trong việc thực hiện mục tiêu KSNB được tốt hơn. 94% các DN có chứng từ sổ sách lưu trữ đầy đủ.
Tồn tại
Mặc dù các nhà quản lý sẵn sàng đón nhận các phản hồi của nhân viên tuy nhiên không phải 100% ý kiến đều đến được nhà quản lý. Các cuộc khảo sát về mức độ hài
lòng của nhân viên cũng không được thực hiện. Thực sự, khi được cập nhật đầy đủ những gì đang diễn ra ở bên trong và bên ngồi DN, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tồn diện hơn để có hướng điều chỉnh thích hợp và nhân viên trong cơng ty cũng sẽ được ý thức và nâng
cao tinh thần trách nhiệm hơn trong công việc.
Trên website của doanh nghiệp chưa cập nhật thường xuyên, nhất là thông tin mẫu mã, giá cả…Chưa có bộ phận marketing để quảng bá hình ảnh đến người tiêu dùng.
Đa số các doanh nghiệp bao bì chỉ tập trung vào sản xuất, có những khách hàng lớn,
doanh thu cao nên thường hài lịng với những gì sẵn có.
Sơ đồ mơ tả phương pháp xử lý nghiệp vụ và sổ tay hướng dẫn chính sách, thủ tục kế tốn giúp nhân viên hiểu rõ hơn vai trò và nhiệm vụ của mình trong cơng tác kế tốn, một cơng cụ quan trọng cho việc truyền thông hiệu quả trong DN. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy các DN vẫn chưa thực sự chú trọng đến các vấn đề này 50% có sử dụng sơ đồ hạch tốn mơ tả và 55% có sổ tay hướng dẫn chính sách, thủ tục kế toán.