2.2.2.6.2 .Về hệ thống máy tính
3.3. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho các DN sản xuất bao bì trên địa bàn
Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề về lý luận và thực trạng hệ thống KSNB tại các DN sản xuất bao bì trên địa bàn Tp.HCM, người viết xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB. Các giải pháp đưa ra liên quan đến việc hoàn thiện tám yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB với chi phí bỏ ra hợp lý và giúp doanh nghiệp có thể đạt
được các mục tiêu của mình.
3.3.1. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát sẽ tạo ra bản sắc riêng cho từng doanh nghiệp, làm nền tảng và có mức ảnh hưởng lớn đến các thành phần còn lại của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Do
đó để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu cần phải khắc phục những tồn tại của
mơi trường kiểm sốt
3.3.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức
Các DN cần xây dựng, củng cố và phát triển văn hóa doanh nghiệp với các giá trị: trung thực, liêm chính, chính trực và đạo đức nghề nghiệp trong từng nhân viên mà trong
đó Ban lãnh đạo phải là người thực hiện gương mẫu. Điều này sẽ tạo ra một DN với các
giá trị đạo đức được tôn vinh, lấy chất lượng sản phẩm làm mục tiêu phấn đấu, lấy lợi ích khách đặt lên hàng đầu. Đây sẽ là một đặc điểm nổi bật và riêng nhất khiến cho khách
Các quy tắc về tính chính trực và đạo đức nghề nghiệp có thể là: khơng làm việc riêng trong giờ làm việc, không sử dụng tài sản của cơng ty cho mục đích riêng tư; khơng
được tiết lộ bí mật của cơng ty, khơng được nhận q tặng hay hoa hồng từ khách hàng
và nhà cung cấp …vv
Các nội quy của doanh nghiệp cần được triển khai và phổ biến cho toàn thể nhân viên bằng văn bản cụ thể chứ không phổ biến chung chung bằng lời nói. Ví dụ: nội quy cơng ty có thể được dán ở cổng ra vào, nhà ăn, phân xưởng hoặc những nơi nhân viên dễ nhìn và đọc nhất. Việc phổ biến nội quy sẽ giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình, hạn chế các hành vi vi phạm do khơng biết quy tắc. Bên cạnh đó, phịng
hành chánh nhân sự cần phổ biến đến nhân viên ngay khi ký hợp đồng và sẽ là nơi tư vấn cho nhân viên khi có bất kỳ thắc mắc nào về hành vi cho phép và không cho phép.
Đồng thời phải đảm bảo các nội quy được thực hiện nghiêm túc nhằm chấn chỉnh
lề lối làm việc, tận dụng năng suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, các trường hợp vi phạm phải được xử phạt nghiêm khắc bằng các việc làm cụ thể như khiển trách, trừ
lương, hoặc sa thải nếu vi phạm nghiêm trọng. Song song đó, doanh nghiệp cần tuyên dương các cá nhân có ý thức chấp hành tốt về các quy định về văn hóa doanh nghiệp. Những việc làm trên sẽ giúp văn hóa cơng ty di dần vào nếp sống của người lao động khiến cho ý thức tự giác của người lao động được nâng cao.
Doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc thân thiện. Bởi trên hết người lao động là người trực tiếp làm ra sản phẩm, thực hiện tất cả các phần hành. Những
đóng góp của họ sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn khách quan về tình hình thực tế
của cơng ty. Từ đó các nhà quản lý sẽ dễ dàng vận hành doanh nghiệp của mình hơn.
Hơn nữa, môi trường làm việc dễ chịu sẽ khiến người lao động tránh những khỏi áp lực, năng suất lao động tăng cao sẽ khiến công việc được hiệu quả.
Tóm lại, một trường kiểm sốt được thiết lập từ sự chính trực của nhà lãnh đạo sẽ là nền tảng vững chắc để phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ trong tương lai.
3.3.1.2. Đảm bảo về năng lực nhân viên và chính sách nhân sự
Một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của doanh nghiệp là con người. Một doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân viên có kiến thức chun mơn, lành nghề
sẽ giúp khai thác nhiều khả năng của doanh nghiệp, sử dụng triệt để năng suất lao động góp phần cho sự phát triển của doanh nghiệp một cách lâu dài. Do đó, cơng ty cần có chính sách tuyển dụng cụ thể bằng văn bản. DN cần tổ chức các cuộc tuyển dụng công khai, tuyển dụng bằng năng lực chứ không nên thông qua quen biết.
Các nhà quản lý cần nắm rõ thực lực của nhân viên mình mà giao việc để nhân
viên có thể phát huy hết khả năng của mình, đem lại sự hiệu quả trong công việc, trong kinh doanh, trong việc tạo ra doanh thu cho đơn vị chứ không phân chung chung cảm tính hoặc chỉ dựa vào thâm niên. Đó sẽ là cơ hội cho các nhân viên mới, nhân viên trẻ có
động lực phấn đấu đồng thời tạo sự cơng bằng cho tồn thể nhân viên trong công ty.
Khi bổ nhiệm hoặc thay thế nhân viên, nhà quản lý cần ra thông báo cụ thể và chuyển văn bản đến các phòng ban để phổ biến thơng tin. Điều đó sẽ giúp nhân viên nhận thức được việc mình cần phải làm, có trách nhiệm với những gì và báo cáo cho đối tượng nào. Để tăng thêm hiệu quả, doanh nghiệp cần ban hành các bảng mô tả chi tiết công việc cho từng chức danh, từng phịng ban. Trong bảng mơ tả cơng việc cần quy định rõ nghĩa vụ, quyền hạn, yêu cầu năng lực đối với công việc. Đây sẽ là căn cứ để đánh giá hiệu quả làm việc của tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
Để phục vụ cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, các nhà quản lý cần chú
trọng đến việc đào tạo nhân viên trong công ty tuy nhiên cần nhận thức rõ ràng định
hướng của chương trình đào tạo tránh đào tạo sai đối tượng. Định kỳ tổ chức các kỳ thi
nâng bậc cho công nhân, tổ chức các chương trình đào tạo để nâng cao tay nghề. Bộ phận kinh doanh cần được học thêm các kĩ năng mềm để thu hút khách hàng và quảng bá hình
ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên tài chính kế tốn cần tham gia các cuộc tập huấn thuế,
thống kê hoặc các buổi trao đổi để cập nhật các thông tư, văn bản pháp luật. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, bộ phận IT thật sự rất cần thiết để phát
triển doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên thành lập một bộ phận IT với những kỹ sư máy tính thơng thạo và lành nghề. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp phát triển doanh
nghiệp theo hướng công nghiệp hóa và hiện đại hóa.
Doanh nghiệp cần xây dựng chế độ khen thưởng và kỷ luật rõ ràng. Ngoài những phần thưởng khi nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao, một số công ty thường tổ
chức chương trình đánh giá thi đua vào lễ tổng kết hàng năm với các danh hiệu như “chiến sĩ tiên tiến, chiến sĩ thi đua”. Điều này góp phần tăng niềm vui và động lực cho
nhân viên phấn đấu trong năm. Ngồi ra, chính sách nhân sự hợp lý sẽ giúp công ty tạo dựng một đội ngũ nhân viên lâu năm, có năng lực và giàu kinh nghiệm. Đây là nguồn lực giúp cho công ty phát triển bền vững.
Các trưởng bộ phận nên thường xuyên luân chuyển công việc cho các nhân viên trong phịng để khi có sự biến động nhân sự các nhân viên trong phòng cũng chủ động và dễ giải quyết công việc đồng thời sẽ tạo nguồn cảm hứng mới trong nhân viên.
3.3.1.3. Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán
Hội đồng quản trị có trách nhiệm xác định, định hướng chiến lược của tổ chức và tạo ra môi trường và các cơ cấu quản lý rủi ro được hoạt động hiệu quả. Hội đồng quản trị ở mức tối thiểu phải xem xét và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trên các vấn đề:
- Tính chất và mức độ rủi ro chấp nhận được cho công ty trong việc kinh doanh. - Khả năng rủi ro thực tế có thể chấp nhận được.
- Rủi ro không thể chấp nhận được và phải kiểm soát được.
- Khả năng của công ty để giảm thiểu các xác suất rủi ro và tác động về kinh doanh ít nhất.
- Các chi phí và lợi ích của hoạt động kiểm soát rủi ro. - Hiệu quả của cả quá trình.
Một vài doanh nghiệp vẫn chưa có bộ phận kế tốn nội bộ độc lập tuy nhiên vai trị của kiểm toán nội bộ cần được chú trọng bởi nhiều chức năng của kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho quản lý được rủi ro. Cụ thể vai trò của kiểm toán nội bộ bao gồm:
- Đánh giá chung về những rủi ro đáng kể.
- Cung cấp các phương pháp bảo đảm về quản lý rủi ro.
- Hỗ trợ tích cực và tham gia vào trong quá trình quản lý rủi ro.
- Tạo điều kiện thuận lợi xác định rủi ro hoặc đánh giá và đào tạo nhân viên quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ.
- Đồng thời phối hợp báo cáo hội đồng quản trị, ủy ban kiểm tra, các bên liên quan
Để đạt được sự khách quan và hiệu quả trên, các thành viên trong hội đồng quản
trị phải độc lập với ban giám đốc. Thành viên ban kiểm sốt cần có phịng làm việc riêng,
độc lập với ban giám đốc và phịng kế tốn và để khách quan hơn nên là cổ đông của
công ty.
Doanh nghiệp cần định kỳ tổ chức cuộc họp HĐQT và BKS để theo sát hoạt động của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần cung cấp tài liệu, đầy đủ và chính xác cho các thành viên HĐQT và BKS trước mỗi cuộc họp để các thành viên có thời gian xem xét và đánh giá đầy đủ tình hình hoạt động kinh doanh.
3.2.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Nhà quản lý giữ vai trò lãnh đạo và điều hành doanh nghiệp do đó họ đóng một vai trị rất quan trọng đối với công ty. Một nhà lãnh đạo giỏi sẽ xây dựng nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp, vận dụng kiến thức chuyên môn mở ra nhiều phương án kinh doanh với sự tính tốn thơng minh để gặt hái được lợi nhuận.
Một nhà lãnh đạo giỏi điều quan trọng đầu tiên là kiến thức. Do đó, các nhà quản
lý cần cập nhật thường xuyên các thông tinh kinh tế, xã hội, các văn bản pháp luật mới của nhà nước liên quan đến môi trường hoạt động. Do luật pháp Việt Nam luôn luôn thay
đổi, để cập nhập kịp thời và chính xác những thay đổi của luật pháp đến các chính sách,
quy định trong hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính kế tốn, thuế,… Ngồi việc
thực hiện hợp đồng kiểm tốn, cơng ty cần th một cơng ty kiểm tốn phụ trách tư vấn về chính sách tài chính, kế tốn, thuế,... Cơng ty kiểm tốn này có nhiệm vụ cập nhập những văn bản pháp luật mới nhất, những điểm mới trong thông tư, nghị định cho công ty. Điều này giúp cho các đơn vị thành viên có thể cập nhập kịp thời và nắm bắt được
những thay đổi, những quy định mới của luật pháp từ đó đơn vị có hướng giải quyết kịp thời đối với hoạt động của đơn vị mình.
Hiện nay, các nhà quản lý vẫn nóng lịng đón nhận rủi ro do đó cần phải nâng cao ý thức quản trị rủi ro của nhà quản lý, đề cao vai trò của kiểm sốt nội bộ để có thể nhận diện, đánh giá, phân tích rủi ro để có thể nắm bắt được tình hình mà kịp thời ứng phó.
Bên cạnh kiến thức giỏi, người quản lý cần phải thể hiện cái tài của nhà lãnh đạo. Nhà lãnh đạo cần tạo ra mơi trường hoạt động thân thiện, có sự trao đổi từ hai chiều đồng
thời ghi nhận các ý kiến đóng góp của nhân viên và thể hiện thiện chí trong việc tiếp
nhận các ý kiến. Định kỳ, công ty nên tổ chức cuộc họp giao ban để ghi nhận tình hình hoạt động kinh doanh và các sự việc xảy ra ở các phòng ban. Các bộ phận cần chuẩn bị sẵn báo cáo, để trong cuộc họp vấn đề được trao đổi, giải quyết giúp phát huy tinh thần làm việc và tạo sự dân chủ trong cơng ty. Mỗi một sự đóng góp, trao đổi sẽ giúp cho nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc hơn về doanh nghiệp.
Tại một số doanh nghiệp sản xuất bao bì trên địa bàn Tp.HCM thường xuyên xảy ra sự biến động nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao. Điều này tạo ra sự không ổn định và hạn chế sự phát triển tại công ty. Để hạn chế điều này, các công ty cần có những quy định khắt khe hơn đối với quy trình tuyển dụng nhân sự quản lý cao cấp. Đồng thời bên cạnh các chế độ lương thưởng cố định, các doanh nghiệp cần ban hành thêm chính sách lương, thưởng theo doanh số để khích lệ tinh thần các nhà quản lý.