2.2.2.6.2 .Về hệ thống máy tính
3.3.8. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của giám sát
Bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ cần được giám sát. Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. Mục tiêu chính của việc giám sát là đảm bảo hệ thống kiểm sốt nội bộ ln hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi cần áp dụng cho cả đối tượng bên ngoài. Hệ thống giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
Giám sát thường xuyên
- Công ty cần đối chiếu giữ liệu thường xuyên giữa các bộ phận và phịng kế tốn. Chính báo cáo tài chính hoặc báo cáo hoạt động của phịng tài chính kế toán sẽ giúp giám sát thường xuyên các hoạt động tại đơn vị. Dựa trên báo cáo này, những khác biệt hay
chênh lệch đáng kể so với dự toán hay kế hoạch sẽ được phát hiện một cách nhanh
- Nhà quản lý cần phân chia trách nhiệm rõ ràng nhằm tạo sự giám sát lẫn nhau
đồng thời giảm thiểu khả năng thực hiện hành vi gian lận. Cụ thể hơn, công ty cần quy định bằng văn bản, phổ biến đến các cấp lãnh đạo tăng cường giám sát các hoạt động chi
tiết của nhân viên và có trách nhiệm báo cáo ngay với lãnh đạo các trường hợp gian lận, vi phạm đạo đức nghề nghiệp.
- Các doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tự giác. Hàng tuần họp phòng, họp giao ban để phổ biến công việc đến nhân viên đồng thời yêu cầu nhân viên xây dựng kế hoạch cụ thể cho công việc của mình hàng ngày, hàng tuần…vv. Việc giám sát khơ khan, cứng nhắc chỉ tạo áp lực cho nhân viên, quan trọng nhất là tạo sự tự giác ở nhân viên để tiến hành công việc một cách hiệu quả.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc kiểm kê tài sản và đối chiếu số liệu giữa thực tế và sổ sách sẽ giúp phát hiện ra sai sót để xử lý kịp thời.
- Các nhà quản lý cần tiếp nhận, thu thập các thơng tin ở bên ngồi doanh nghiệp vì nó sẽ làm rõ hơn các thơng tin diễn ra ở bên trong doanh nghiệp. Cụ thể như tiếp nhận phản ánh của khách hàng về chất lượng sản phẩm sẽ giúp cho nhà quản lý đánh giá hiệu quả sản xuất của công ty, việc thu tiền của khách hàng chứng minh cho hoạt động bán
hàng đã được thực hiện…
Đối với giám sát định kỳ:
- Các công ty cần thành lập kiểm toán viên nội bộ nhằm kiểm soát cơ bản sự tn thủ những quy định, quy trình, các chính sách theo đúng pháp luật hiện hành, cũng như
đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị tại các đơn vị thành
viên. Và hàng năm đều mời các kiểm toán độc lập kể đảm bảo thêm tính hữu hiệu của các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Công ty cần quy định: Hàng tháng, kiểm toán viên nội bộ tại các công ty thành viên phải báo cho Trưởng Ban kiểm sốt của cơng ty các tình hình kiểm sốt tại đơn vị mình, về các khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị một các kịp thời để
- Hiện nay với trình độ cơng nghệ phát triển, một số phần mềm quản lý được triển khai như ERP, Oracle…các doanh nghiệp cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí để áp dụng.