2.2.2.6.2 .Về hệ thống máy tính
3.3.1.5. Cơ cấu tổ chức và cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hoạt động có hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo cơ cấu tổ chức hợp lý, đảm bảo tính xuyên suốt và nhất quán từ việc ban hành đến việc thực hiện. Một cơ cấu tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện tích cực trong việc tăng
cường kỷ luật nội bộ, củng cố hệ thống nguyên tắc của tổ chức từ đó củng cố kỷ cương, góp phần vào việc sử dụng tốt hơn năng lực công tác của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Do đó DN cần ban hành tài liệu bằng văn bản quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban của đơn vị mình một cách khoa học để tránh tình trạng trùng lắp, chồng chéo lẫn nhau. Đồng thời, việc xây dựng lại chức năng, nhiệm vụ này phải đảm
bảo cơ chế giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và các nhân viên tham gia. Các nhân viên thực hiện cơng việc cùng phịng ban cũng nên có ý thức về việc tự kiểm sốt cơng việc của mình theo phương châm “đúng và kịp tiến độ”.
Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, quy mô được mở rộng hơn thì các hoạt
động càng thêm phức tạp. Các doanh nghiệp cần đưa phải xem xét và đánh giá lại cơ cấu
tổ chức nhằm tinh giảm những khâu rườm rà, chồng chéo và ban hành thêm những khâu mới, những phịng ban mới để cơng việc được thực hiện nhịp nhàng và đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần lưu ý đến sự phù hợp với quy
mô doanh nghiệp, mục tiêu và cách thức quản lý đồng thời phải linh hoạt, hữu hiệu và hiệu quả. Có như vậy, bộ máy tổ chức mới được vận hành thơng suốt, khoa học kích
thích sự năng động, sáng tạo trong đội ngũ nhân viên để đạt được các mục tiêu của tổ
chức.
Đồng thời khi nhà quản lý phân công quyền hạn và trách nhiệm cần phải thể hiện
sự công bằng khách quan nghĩa là phải căn cứ vào bản chất công việc và năng lực của nhân viên không nên để tình cảm hay quan hệ riêng tư chi phối. Khi phân cơng, cần có văn bản ghi rõ quyền hạn và trách nhiệm nếu có thể ghi rõ thời gian hoàn thành để tạo sự tự giác cho nhân viên và thể hiện sự giám sát chặt chẽ.
Đối với hoạt động ủy quyền, khi trao việc cho người được ủy quyền cần theo dõi
tiến độ chứ khơng nên phó mặc hồn tồn. Tuy nhiên, nhà quản lý cần phải tin tưởng và
động viên cho nhân viên cấp dưới, không nên can thiệp quá nhiều và hổ trợ cho họ hồn
thành cơng việc.