3.3. Một số giải pháp hỗ trợ thực hiện công tác quản trị rủi ro tác nghiệp 54
3.3.4. Về quy định/quy trình 6 5-
Trong thời gian tác giả công tác tại OCB, tác giả nhận thấy công tác xây dựng và quản lý các quy chế, quy trình, quy định nội bộ cịn nhiều hạn chế như cách thức trình bày chung cho các quy trình khơng thống nhất, không đầy đủ thông tin gây khó khăn cho người sử dụng ví dụ khơng nắm rõ được tính hiệu lực và cập nhật văn bản, nguồn gốc đơn vị soạn thảo văn bản, hay các mẫu biểu HĐTD, mẫu tờ trình điều chỉnh sửa đổi....chính những hạn chế này đã dẫn tới khơng ít rủi ro trong q trình tác nghiệp do sử dụng mẫu biểu cũ, tính hiệu lực và hiệu lực pháp lý của các văn bản khơng cịn...đặc biệt là càng rủi ro và khó khăn hơn cho CB/NV mới tiếp
nhận công việc tại OCB trong việc tiếp cận quy trình/quy chế của OCB. Hạn chế này thể hiện rõ rệt nhất trong khoảng thời gian 2010 – 2011, giai đoạn OCB thực hiện tái cấu trúc bộ máy đã có sự thay đổi lớn về mặt nhân sự.
Thay đổi liên tục về mặt quy định của pháp luật và NHNN trong thời gian qua càng thấy rõ nhiều hạn chế của OCB trong việc soạn thảo, phê duyệt và ban hành, lưu trữ, cập nhật đối với quy trình/quy chế nội bộ OCB. Đồng thời, việc tra cứu những thay đổi trên đối với CB/NV OCB rất khó khăn, phức tạp, tốn nhiều thời gian nghiên cứu, ảnh hưởng tới việc tập trung thời gian đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
Tác giả đề suất trong thời gian tới OCB cần thực hiện một số biện pháp sau để cải thiện về công tác xây dựng và quản lý các quy trình/quy chế:
- Ban lãnh đạo yêu cầu lãnh đạo các bộ phận phải đề ra lịch trình rà sốt, bổ sung các quy trình/quy chế còn thiếu.
- OCB sớm ban hành và tổ chức thực hiện quy trình quản lý quy trình/quy chế nội bộ với một số gợi ý sau:
Mục tiêu ban hành của quy trình:
- Đề ra những nguyên tắc trong việc soạn thảo, phê duyệt, ban hành, lưu trữ cập nhật đối với tất cả mọi quy trình/quy chế nội bộ.
- Đơn giản hóa việc truy cập các quy trình/quy chế nội bộ, từ đó giúp đội ngũ NV dễ dàng nắm được các thông tin cần thiết trong các hoạt động nghiệp vụ của OCB.
Đề xuất biện pháp thực hiện:
- Cách thức trình bày: một số thơng tin bắt buộc cần có trên trang thứ nhất
của văn bản như: tên của văn bản (ngắn gọn, rõ ràng, dễ nhớ), bộ phận ban hành, bộ phận/cán bộ trực tiếp soạn thảo, cấp phê duyệt, phiên bản (ghi rõ phiên bản được cập nhật lần thứ mấy, phiên bản đầu tiên là V0), nội dung
thay đổi của phiên bản (nêu tóm tắt những thay đổi chính), thời gian hiệu lực, phạm vi áp dụng.
- Quy trình cập nhật:
+ Quy định thời hạn giá trị tối đa của các quy trình/quy chế: có thể là 18 tháng. Nếu quá thời hạn trên mà khơng có sự chỉnh sửa, rà sốt nào, văn bản tự động hết giá trị (cần lưu ý các văn bản hết giá trị chỉ được phép hủy bỏ sau khi có sự đồng ý của cấp phê duyệt, tuân thủ quy định lưu trữ văn bản).
+ Hai tháng trước ngày quy trình/quy chế đáo hạn, bộ phận quản lý (phịng Pháp chế hoặc Kiểm sốt nội bộ hoặc Quản lý RRTN) có trách nhiệm yêu cầu lãnh đạo bộ phận ban hành rà soát, cập nhật.
+ Về phía bộ phận ban hành, ngay cả khi văn bản liên quan vẫn còn nguyên giá trị hiệu lực sau thời hạn quy định vẫn có trách nhiệm rà soát nghiêm túc và nếu thực sự khơng cần bổ sung, sửa đổi thơng tin thì bộ phận quản lý sẽ điều chỉnh ngày đáo hạn mới cho văn bản.
- Xây dựng thư viện điện tử: đây là bước tiến mới hết sức cần thiết trong
việc triển khai thực hiện cũng như quản lý quy trình/quy chế. Thư viện điện tử sẽ giúp toàn bộ các CB/NV OCB có thể dễ dàng truy cập thơng tin cần thiết cho công tác nghiệp vụ, giúp giảm thiểu thời gian, nâng hiệu quả tác nghiệp. Ngoài ra, thư viện điện tử cũng giúp cho CB/NV có nhiều điều kiện trau dồi thêm nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến hoạt động ngân
hàng.