CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.3. Kỹ thuật lập dự tốn chi phí trên cơ sở hoạt động
1.3.4. Các bước liên quan đến việc lập TABB
Cụ thể, các bước liên quan đến TABB được trình bày như sau:
Bước 1 – Xem xét tồn bộ chi phí như là biến phí
Doanh nghiệp thường xem các nguồn lực tại doanh nghiệp mình bao gồm: nhân cơng, máy móc thiết bị, nhà xưởng, v.v như là những nguồn lực cố định phát sinh chi phí cho dù doanh nghiệp có sử dụng các nguồn lực này hay khơng. Đây là góc nhìn của kế tốn truyền thống và cũng chính là góc nhìn của hệ thống dự toán truyền thống. Thực ra, doanh nghiệp hồn tồn có thể xem tất cả các chi phí nguồn lực đều là chi phí biến đổi và nó phụ thuộc vào mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Trong trường hợp đó, ta có thể tính tốn lại nhu cầu sử dụng các nguồn lực nhằm xem xét các nguồn lực dư thừa hoặc thiếu hụt tại doanh nghiệp.
Vì vậy, có thể nói bước đầu tiên trong TABB là cần phải xem tất cả các chi phí đều là biến phí. Các bước tiếp theo đều liên quan đến việc xây dựng mơ hình TABC dựa vào kinh nghiệm gần nhất bao gồm:
Bước 2 – Xác định các hoạt động tại doanh nghiệp
Có thể nói, q trình xây dựng TABB chính thức được bắt đầu bằng việc phân tích q trình sản xuất tại doanh nghiệp thành hệ thống các hoạt động tạo ra sản phẩm. Các hoạt động thông thường sẽ được chia nhỏ theo trình tự thời gian tạo ra sản phẩm hoặc nhóm lại theo các trung tâm hoạt động, trung tâm chi phí.
Các hoạt động được xác định, phân loại đúng và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp dự báo chính xác chi phí trong tương lai. Ngồi ra, việc xác định các hoạt động này là rất quan trọng vì các hoạt động đã được xác định sẽ liên kết với việc phân tích nguồn lực sử dụng để tiến hành dự báo chi phí nguồn lực liên quan đến hoạt động.
Bước 3 – Ước tính chi phí nguồn lực định mức theo thời gian
Cũng tương tự như ABB, việc ước tính chi phí cho từng đơn vị nguồn lực trong TABB cũng sẽ được thực hiện dựa vào kinh nghiệm sử dụng nguồn lực trong quá khứ, chẳng hạn muốn ước tính chi phí của nguồn lực nhân viên kho định mức cho một đơn vị thời gian, ta sẽ lấy chi phí lương quá khứ của nhân viên kho trong năm chia cho tổng thời gian hữu ích nguồn lực này làm việc trong năm.
Tùy vào tình hình thực tế mà chi phí nguồn lực định mức này có thể được điều chỉnh tăng hoặc giảm so với quá khứ.
Bước 4 – Tính tốn thời gian của từng nguồn lực – hoạt động phục vụ
cho từng sản phẩm, dịch vụ hoặc khách hàng
Đây chính là điểm khác biệt giữa TABB và ABB. Như chúng ta đã biết, hệ thống ABB đòi hỏi phải sử dụng các các tiêu thức phân bổ như là: số giờ chạy máy, số lượng đơn đặt hàng nhà cung cấp, số lượng yêu cầu mua hàng từ khách hàng, v.v. với giả định các hoạt động này tiêu hao cùng một lượng thời gian như nhau.
Trong TABB, người ta phải tiến hành dự báo thời gian cần thiết từng nguồn lực phục vụ cho từng đối tượng giá thành, thời gian định mức này chính là dùng để thay thế các tiêu thức phân bổ nguồn lực khác cho từng hoạt động truyền thống.
Bước 5 – Tính tốn tổng chi phí dự tốn
Căn cứ vào số lượng sản phẩm sản xuất tương ứng mức độ hoạt động tại doanh nghiệp, ta tính tốn được tổng nguồn lực cần thiết, đồng thời áp với định mức chi phí nguồn lực, ta sẽ tính tốn được tổng chi phí dự tốn.
Chi phí dự tốn sau khi tính tốn sẽ mặc nhiên trở thành chi phí biến đổi phân bổ trực tiếp cho từng đối tượng giá thành – sản phẩm. Giá thành định mức và mức lợi nhuận định mức trên từng đơn vị sản phẩm theo đó cũng thay đổi so với phương pháp lập dự toán truyền thống khi chi phí sản xuất được phân bổ theo chi phí biến đổi.
Bước 6 – Đánh giá nhu cầu nguồn lực tại doanh nghiệp
Các nguồn lực được sử dụng phục vụ cho từng hoạt động tương ứng với số lượng sản phẩm sản xuất ra phải được thống kê lại và so sánh với nguồn lực hiện có tại doanh nghiệp để biết được sự thiếu hụt hay dư thừa nguồn lực.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Dự toán là một trong những nội dung cơ bản của kế toán quản trị nhằm phục vụ cho việc ra quyết định liên quan đến tình hình hiện tại và các chiến lược trong tương lai của nhà quản trị doanh nghiệp. Dự tốn khơng chỉ là cơng cụ lập kế hoạch mà cịn là cơng cụ kiểm soát hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.
Có thể nói, trong các phương pháp lập dự toán, phương pháp lập dự toán trên cơ sở hoạt động tuy không mới nhưng là phương pháp tối ưu và phù hợp với loại hình doanh nghiệp sản xuất, nơi mà việc đánh giá trách nhiệm của nhà quản trị ở từng khu vực chủ yếu dựa vào các trung tâm chi phí tương ứng với các trung tâm trách nhiệm và tương ứng các hoạt động tạo ra giá trị thặng dư của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nói cho cùng để áp dụng được hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động, doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống kế toán trên cơ sở hoạt động, nơi mà các hoạt động được gắn kết với các nguồn lực của doanh nghiệp.
Việc nắm rõ các hình thức dự tốn và các kỹ thuật phân tích định lượng trong việc lập dự toán cũng như q trình xây dựng dự tốn, đặc biệt là dự tốn trên cơ sở hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ để so sánh với thực trạng mà mình đang áp dụng đồng thời linh hoạt tìm ra giải pháp để hệ thống dự tốn phản ánh đúng nhất bản chất của từng hoạt động của doanh nghiệp, từ đó có cơ sở để phân bổ nguồn lực hợp lý, kiểm soát và đánh giá việc sử dụng nguồn lực.