Quý Số lượng tiêu thụ dự báo Số lượng tiêu thụ dự báo (làm tròn) 2014Q1 167.829 168.000 2014Q2 211.864 212.000 2014Q3 326.794 327.000 2014Q4 194.650 194.000 Tổng 901.137 902.000
Hình 3.4 Dự báo số lượng tiêu thụ
Tổng kết kết quả dự báo theo mơ hình cho tất cả các sản phẩm cịn lại được cho ở Bảng 3.3.
Bảng 3.3 Số lượng tiêu thụ các mặt hàng theo từng quý 2014 (Đvt: sp)
STT Loại sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014 [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7]=[3]+[4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 47.970 23.630 6.920 16.670 95.190 2 Ba lô laptop nhỏ 10.750 8.658 1.483 2.698 23.588 3 Ba lô laptop vừa 92.000 14.520 90.760 191.160 388.440 4 Ba lô trẻ em 168.000 172.600 103.550 29.300 473.450 5 Đệm lót 6.042 10.896 3.843 7.686 28.467 6 Hộp đồ gia dụng 28.872 25.362 22.230 8.820 85.284 7 Hộp đựng quần áo 1.526 874 2.216 10.928 15.544 8 Hộp quần áo trẻ em 8.710 3.126 5.506 3.363 20.705 9 Túi đeo chéo 158.940 192.170 321.330 189.040 861.480 10 Túi đeo chéo lớn 11.021 11.590 2.518 4.973 30.102 11 Túi vải nhẹ 126.950 41.175 7.400 63.150 238.675
So với dự toán ban đầu, cơ cấu về số lượng các mặt hàng có sự thay đổi đang kể, phần lớn các sản phẩm đều có sự gia giảm về số lượng. Trên cơ sở đó, dự tốn tiêu thụ được lập trên cơ sở số lượng tiêu thụ mới, tuy nhiên giá bán ước tính vẫn khơng thay đổi so với trường hợp dự toán truyền thống. Giá bán này vẫn là giá bán thu thập từ phịng kinh doanh. Dự tốn doanh thu các mặt hàng được trình bày như Bảng 3.4.
Bảng 3.4 Dự toán doanh thu từng quý năm 2014 (Đvt: đồng)
STT Loại sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7]=[3]+[4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 2.883.236.850 1.420.281.150 415.926.600 1.001.950.350 5.721.394.950 2 Ba lô laptop nhỏ 678.593.750 546.504.688 93.582.813 170.279.688 1.488.960.938 3 Ba lô laptop vừa 7.475.557.049 1.179.837.917 7.374.799.540 15.532.907.450 31.563.101.956 4 Ba lô trẻ em 5.400.360.000 5.548.227.000 3.328.614.750 941.848.500 15.219.050.250 5 Đệm lót 123.873.084 223.389.792 78.789.186 157.578.372 583.630.434 6 Hộp đồ gia dụng 940.704.032 826.341.634 724.295.187 287.372.179 2.778.713.032 7 Hộp đựng quần áo 169.410.557 96.958.243 245.947.192 1.212.865.936 1.725.181.928 8 Hộp quần áo trẻ em 248.165.046 89.072.322 156.887.357 95.810.943 589.935.669 9 Túi đeo chéo 10.286.299.312 12.436.882.715 20.795.876.166 12.234.314.973 55.753.373.166 10 Túi đeo chéo lớn 1.002.220.531 1.054.019.386 229.020.778 452.221.459 2.737.482.154 11 Túi vải nhẹ 1.246.649.000 404.338.500 72.668.000 620.133.000 2.343.788.500 12 Va li 412.758.805 514.301.560 290.771.200 962.043.775 2.179.875.340
Tổngcộng 30.867.828.015 24.340.154.906 33.807.178.768 33.669.326.626 122.684.488.315
3.2.2. Cập nhật dự toán sản xuất
Dự toán sản xuất được cập nhật lại dựa trên cơ sở dự toán tiêu thụ mới, số liệu tồn kho đầu kỳ và nhu cầu tồn kho cuối kỳ không đổi với các con số cụ thể như bảng 3.4 sau, trong đó: Số lượng sản phẩm cần sản xuất = Nhu cầu tiêu thụ kế hoạch +
Nhu cầu tồn kho cuối kỳ - Tồn kho thực tế đầu kỳ
Bảng 3.5 Dự toán sản xuất từng quý 2014 (Đvt: sp)
STT Loại sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014 [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] = [3]+ [4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 29.237 8.591 15.695 54.667 108.190 2 Ba lô laptop nhỏ 9.542 2.200 2.576 9.770 24.088 3 Ba lô laptop vừa 28.268 83.136 181.120 41.116 333.640 4 Ba lô trẻ em 183.340 110.455 36.725 5.930 336.450 5 Đệm lót 10.808 4.548 7.302 25.769 48.427 6 Hộp đồ gia dụng 27.218 22.543 10.161 12.882 72.804 7 Hộp đựng quần áo 1.033 2.082 10.057 7.093 20.264 8 Hộp quần áo trẻ em 4.299 5.268 3.577 20.336 33.481 9 Túi đeo chéo 185.493 308.414 202.269 618.904 1.315.080 10 Túi đeo chéo lớn 12.236 3.426 4.727 11.497 31.886 11 Túi vải nhẹ 58.008 10.778 57.575 506.315 632.675 12 Va li 11.673 6.892 19.698 12.118 50.380
3.3. Xây dựng dự tốn chi phí trên cơ sở hoạt động
Các dự tốn chi phí được sẽ xây dựng trên cơ sở hoạt động. Tuy nhiên, dự tốn chi phí NVLTT, dự tốn chi phí NCTT vẫn giữ nguyên cơ sở lập ban đầu vì đây đã là những chi phí trực tiếp cho từng đối tượng giá thành. Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng không thay đổi do đây là phần chi phí phân bổ từ cơng ty mẹ. Vì vậy, việc lập dự tốn chi phí trên cơ sở hoạt động trong trường hợp này chỉ là việc xây dựng dự tốn chi phí SXC trên cơ sở hoạt động.
3.3.1. Dự tốn chi phí NVLTT và dự tốn mua NVLTT
Trong phương pháp lập dự toán truyền thống hay dự toán trên cơ sở hoạt động, cách tính tốn các chi phí trực tiếp bao gồm chi phí NVLTT và chi phí NCTT là khơng thay đổi, đây được gọi là các chi phí cơ bản của đối tượng phân bổ giá thành – chính là từng sản phẩm.
Đối với các khoản chi phí trực tiếp, cụ thể đích danh cho từng đối tượng phân bổ giá thành như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, căn cứ vào định mức chi phí NVLTT cho từng sản phẩm và dự tốn sản xuất, ta sẽ tính được chi phí NVLTT theo cơng thức như sau:
Chi phí NVLTT = Nhu cầu sản xuất trong kỳ x Định mức tiêu hao chi phí NVLTT (bao gồm định mức giá x định mức lượng)
Bảng 3.6 Dự toán chi phí NVLTT năm 2014 (Đvt: đồng)
STT Sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] = [3]+ [4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 1.169.373.687 343.608.761 627.742.929 2.186.481.218 4.327.206.595 2 Ba lô laptop nhỏ 346.615.142 79.917.553 93.576.190 354.897.507 875.006.392 3 Ba lô laptop vừa 1.533.468.485 4.509.920.616 9.825.308.194 2.230.440.436 18.099.137.731 4 Ba lô trẻ em 3.535.711.595 2.130.124.491 708.241.564 114.360.040 6.488.437.690 5 Đệm lót 111.365.511 46.863.898 75.233.850 265.509.539 498.972.797 6 Hộp đồ gia dụng 524.895.228 434.745.575 195.954.868 248.429.349 1.404.025.019 7 Hộp đựng quần áo 83.542.608 168.418.481 813.614.911 573.821.478 1.639.397.478
9 Túi đeo chéo 4.305.642.827 7.158.871.370 4.695.045.468 14.365.930.620 30.525.490.285 10 Túi đeo chéo lớn 561.258.399 157.128.280 216.838.494 527.366.835 1.462.592.007 11 Túi vải nhẹ 305.695.112 56.796.605 303.415.870 2.668.241.530 3.334.149.116 12 Va li 206.938.918 122.181.361 349.197.236 214.819.013 893.136.527
Tổng cộng 12.731.840.845 15.266.579.023 17.943.551.683 23.974.198.846 69.916.170.398
Dự toán mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên số lượng sản xuất trong kỳ, số lượng tồn NVL đầu kỳ và nhu cầu tồn kho cuối kỳ.
NVLTT mua trong kỳ = NVLTT cần cho sản xuất trong kỳ + NVLTT cần để tồn kho cuối kỳ - NVLTT tồn kho đầu kỳ. Trong đó:
NVLTT cần cho sản xuất trong kỳ = Định mức tiêu hao nguyên vật liệu trực tiếp x Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ
NVLTT cần để tồn kho cuối kỳ = x% * Nguyên vật liệu trực tiếp cầu sản xuất trong kỳ, tại GILIMEX con số x này được phịng kế hoạch tính
tốn là 90%, như vậy, NVLTT tồn kho cuối kỳ sẽ bằng 90% NVLTT
NVLTT tồn kho đầu kỳ: lấy số liệu thực tế cuối kỳ trước.
Số lượng nguyên vật liệu cần mua được tóm tắt trong Phụ lục 11, số liệu này
được nhân với giá định mức cung cấp từ phịng mua hàng để có được dự tốn giá trị NVLTT mua trong năm 2014.
Bảng 3.7 Dự toán giá trị NVLTT mua trong năm 2014 (Đvt: đồng)
STT Sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] = [3]+ [4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 276.330.878 599.329.512 2.030.607.389 1.244.264.933 4.150.532.712 2 Ba lô laptop nhỏ 65.450.660 92.210.326 328.765.375 1.366.810.889 1.853.237.250 3 Ba lô laptop vừa 3.951.952.474 9.293.769.436 2.989.927.212 17.483.858.298 33.719.507.420 4 Ba lô trẻ em 1.877.384.946 850.429.857 173.748.193 5.239.780.895 8.141.343.890 5 Đệm lót 41.707.663 72.396.855 246.481.970 395.854.785 756.441.273 6 Hộp đồ gia dụng 374.122.797 219.833.939 243.181.901 662.432.475 1.499.571.111 7 Hộp đựng quần áo 148.910.104 749.095.268 597.800.821 895.305.157 2.391.111.350 8 Hộp quần áo trẻ em 50.961.449 41.244.102 205.449.366 218.728.747 516.383.664 9 Túi đeo chéo 5.584.446.114 4.941.428.058 13.398.842.104 10.452.356.694 34.377.072.971 10 Túi đeo chéo lớn 131.992.158 210.867.472 496.314.001 2.420.711.654 3.259.885.286 11 Túi vải nhẹ 39.035.644 278.753.943 2.431.758.964 1.531.678.809 4.281.227.360 12 Va li 107.091.289 326.495.648 228.256.835 212.347.426 874.191.198
3.3.2. Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Chi phí nhân cơng trực tiếp cũng là một trong hai thành phần trực tiếp cho từng sản phẩm tại doanh nghiệp và vì vậy nó cũng sẽ được tính tốn trên cơ sở như phương pháp dự toán truyền thống.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp được tính tốn bằng cách nhân định mức thời gian hoàn tất sản phẩm này (được cho trong Phụ lục 9) với đơn giá định mức
nhân công trực tiếp trong Bảng 2.3 sẽ ra được chi phí nhân cơng trực tiếp đơn vị. Từ chi phí NCTT cho một đơn vị sản phẩm và số lượng sản xuất trong từng quý, ta có được dự tốn chi phí NCTT như Bảng 3.8.
Bảng 3.8 Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp 2014(Đvt: đồng)
STT Loại sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] = [3]+ [4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 175.312.361 51.513.784 94.111.144 327.796.999 648.734.288 2 Ba lô laptop nhỏ 52.128.966 12.019.150 14.073.332 53.374.587 131.596.034 3 Ba lô laptop vừa 169.501.995 498.504.240 1.086.040.800 246.541.815 2.000.588.850 4 Ba lô trẻ em 1.514.663.410 912.523.983 303.403.588 48.990.695 2.779.581.675 5 Đệm lót 50.118.551 21.090.467 33.857.983 119.488.998 224.555.999 6 Hộp đồ gia dụng 224.859.855 186.240.647 83.945.102 106.424.643 601.470.246 7 Hộp đựng quần áo 15.135.921 30.513.397 147.407.546 103.962.716 297.019.580 8 Hộp quần áo trẻ em 21.768.695 26.675.252 18.111.912 102.972.653 169.528.512 9 Túi đeo chéo 988.677.690 1.643.846.620 1.078.093.770 3.298.758.320 7.009.376.400 10 Túi đeo chéo lớn 179.351.515 50.210.732 69.291.279 168.521.382 467.374.908 11 Túi vải nhẹ 51.510.660 9.570.420 51.126.600 449.607.720 561.815.400 12 Va li 127.545.035 75.305.438 215.224.734 132.401.864 550.477.070
Tổng cộng 3.570.574.653 3.518.014.130 3.194.687.788 5.158.842.390 15.442.118.962
3.3.3. Dự toán chi phí sản xuất chung
Nguyên nhân cần phải áp dụng mơ hình dự tốn chi phí trên cơ sở hoạt động cho phần chi phí SXC tại GILIMEX là do chi phí sản xuất chung liên tục tăng, đặc biệt là các chi phí liên quan đến lao động gián tiếp phục vụ việc kiểm hàng, đóng gói và vận chuyển hàng hóa. Sự gia tăng này là cần thiết cho việc sản xuất đơn hàng nhỏ lẻ và yêu cầu về sản phẩm ngày càng cao của khách hàng. Mặt khác, trong tình hình cạnh tranh khốc liệt như giai đoạn hiện nay, khi mà các doanh nghiệp dệt may được chỉ định nhà cung cấp NVLTT và mặt bằng lương công nhân trực tiếp là như nhau thì doanh
nghiệp chủ yếu cạnh tranh với nhau về chi phí quản lý chung liên quan đến từng sản phẩm. Vì vậy, nếu tiếp tục phương pháp lập dự toán truyền thống, tức là phân bổ thành phần đang có xu hướng gia tăng này theo số giờ máy hoạt động cho từng sản phẩm lúc này lại trở nên khơng phù hợp và rất khó để nhà quản trị có thể tính tốn giá thành thực và dự báo nguồn lực cần thiết, so sánh với nguồn lực sẵn có.
Điểm đặc biệt trong phương pháp lập dự tốn trên cơ sở hoạt động chính là việc lập dự tốn chi phí sản xuất chung, khi mà các hoạt động cấu thành loại chi phí này hồn tồn khơng thể đích danh được cho từng sản phẩm, đây được xem là hoạt động phục vụ cho quá trình tạo ra sản phẩm.
Dự tốn chi phí sản xuất chung trong trường hợp này được quyết định xây dựng theo mơ hình TABB bao gồm 5 bước như sau: (1) Xác định các hoạt động phục vụ việc tạo thành sản phẩm, (2) Ước tính chi phí nguồn lực định mức, (3) Xác định thời gian của từng hoạt động phục vụ cho từng sản phẩm, (4) Xác định chi phí SXC dự tốn, (5) Đánh giá nhu cầu nguồn lực của doanh nghiệp.
Mơ hình TABB được đánh giá là phù hợp với doanh nghiệp khơng chỉ bởi 3 tiêu chí được nêu như trong mục 1.3 mà còn bởi sự đơn giản và dễ áp dụng của nó.
3.3.3.1. Xác định các hoạt động
Để có thể thực hiện được TABB, các hoạt động liên quan đến quy trình sản xuất ra sản phẩm hoàn thiện tại GILIMEX cần phải được chia thành các loại hoạt động như sau:
Hình 3.5 Các hoạt động liên quan đến quy trình sản xuất sp
Nhập NVL Kiểm tra NVL Xuất NVL và chuyển vào SX
Cắt và may Kiểm tra sp trên chuyền
Đóng gói sp Kiểm tra hàng lên container Vận chuyển hàng trong kho Vệ sinh phân xưởng Thống kê phân xưởng Bảo trì máy móc thiết bị Điều hành, kiểm soát chung
Tất cả hoạt động liên quan đến việc sản xuất một sản phẩm bao gồm: tiếp nhập, kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, giao nguyên vật liệu cho xưởng cắt, cho các chuyền sản xuất, tiến hành các công đoạn cắt, may, kiểm tra sản phẩm trên chuyền, đóng gói sản phẩm và kiểm tra, vận chuyển hàng hóa lên container. Ngồi ra, cịn có một số hoạt động khác như vệ sinh phân xưởng, thống kê phân xưởng, bảo trì máy móc thiết bị, điều hành và kiểm soát chung.
Các hoạt động liên quan đến quy trình sản xuất sản phẩm đều có các nguồn lực tương ứng nhằm tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm tại doanh nghiệp. Các hoạt động trên được chia tương đối nhỏ và vì vậy thơng thường một hoạt động sẽ tương ứng một số ít các nguồn lực. Ví dụ như, hoạt động nhập xuất nguyên vật liệu thì phần lớn sử dụng nguồn lực là nhân viên kho nguyên phụ liệu với tiêu thức phân bổ là thời gian bốc xếp hàng nhập kho và xuất kho.
Bảng tóm tắt ma trận hoạt động và nguồn lực được trình bày trong Phụ lục 12, bao gồm 12 hoạt động và 20 nguồn lực được sử dụng.
3.3.3.2. Xác định chi phí nguồn lực định mức
Nhắc lại chương 2, chi phí sản xuất chung tại GILIMEX chỉ bao gồm các chi phí chức năng như: chi phí lương, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, nhà xưởng, chi phí vật tư phụ trợ, chi phí văn phịng phẩm, chi phí điện nước liên quan đến các nguồn lực như nhân cơng, máy móc thiết bị, nhà xưởng, vật tư, văn phòng phẩm và điện nước.
Định mức chi phí cho một đơn vị nguồn lực thời gian được xác định bằng tổng chi phí dự kiến mà nguồn lực đó tiêu hao chia cho tổng nguồn lực mà doanh nghiệp đang có.
Chẳng hạn như ta có nhân viên kho nguyên phụ liệu bao gồm 4 người với tổng chi phí nguồn lực trong năm 194.572.800 đồng (i) và tổng số giờ làm việc trong năm là
32.400.000 giây (ii), thực hiện phép chia (i) cho (ii) ta có kết quả chi phí cho một giây nguồn lực này là 6,01 đ/s.
Kết quả được trình bày trong Bảng 3.9 dưới đây.
Bảng 3.9 Chi phí cho một đơn vị nguồn lực trên một đơn vị thời gian (đ/s)
Mã số Nguồn lực Chi phí dự tính Số lượng nguồn lực Số giờ làm việc trong ngày Số giây làm việc trong năm Chi phí một đơn vị nguồn lực trên một đơn vị thời gian(đ/s)
[R1] Nhân viên kho NPL 194.572.800 4 7,5 32.400.000 6,01 [R2] Nhân viên KCS đầu vào 192.153.600 4 7,5 32.400.000 5,93 [R4] Nhân viên kiểm hàng trên chuyền 705.196.800 14 7,5 113.400.000 6,22 [R5] Nhân viên đóng gói 339.994.125 4 7,5 32.400.000 10,49 [R6] Nhân viên kiểm hàng cuối cùng 201.484.800 4 7,5 32.400.000 6,22 [R7] Nhân viên kho thành phẩm 247.104.000 5 7,5 40.500.000 6,10 [R8] Quản đốc và các phó quản đốc 864.000.000 6 6 38.880.000 22,22 [R9] Nhân viên thống kê 240.000.000 4 6 25.920.000 9,26 [R10] Nhân viên vệ sinh xưởng 240.000.000 4 7 30.240.000 7,94 [R11] Nhân viên bảo trì 288.000.000 2 7,5 16.200.000 17,78 [R12] Vật tư, phụ tùng thay thế 120.000.000 1 8 8.640.000 13,89 [R13] Văn phòng phẩm 60.000.000 1 8 8.640.000 6,94 [R14] Kho NPL 60.000.000 1 8 8.640.000 13,89 [R15] Nhà xưởng may 1.400.000.000 1 8 8.640.000 162,04 [R16] Xưởng đóng gói 400.000.000 1 8 8.640.000 46,30 [R17] Kho TP 800.000.000 1 8 8.640.000 92,59 [R18] Máy móc thiết bị 1.200.000.000 400 8 3.456.000.000 0,35 [R19] Máy chạy màng 300.000.000 1 18 19.440.000 15,43 [R20] Điện nước 1.169.660.657 1 8 8.640.000 135,38
3.3.3.3. Xác định thời gian và chi phí đơn vị từng nguồn lực – hoạt động định mức từng sản phẩm định mức từng sản phẩm
Để xây dựng được hệ thống dự tốn chi phí trên cơ sở hoạt động, kế toán quản trị cần phải tiến hành thu thập được các thông tin về thời gian của các hoạt động tương ứng với từng loại sản phẩm, được trình bày như trong Phụ lục 13.
Giải thích từng định mức thời gian tiêu hao cho từng loại hoạt động của từng sản phẩm, cụ thể như sau:
a. Hoạt động tiếp nhận nguyên vật liệu đầu vào và xuất chuyển nguyên vật liệu
Bộ phận kho nguyên phụ liệu bao gồm 4 nhân viên chuyên thực hiện việc tiếp nhận nguyên phụ liệu từ nhà cung cấp và thực hiện chức năng cấp phát nguyên phụ liệu cho xưởng cắt, xưởng may và xưởng đóng gói. Thời gian nhận nguyên vật liệu trung bình cho một lơ hàng từ nhà cung cấp tương ứng là 25 phút (1.500 giây), được quy đều cho tất cả các loại nguyên vật liệu khác nhau phục vụ sản xuất các sản phẩm khác nhau. Thời gian cấp phát nguyên vật liệu cần thiết cho một lô hàng sản xuất trong ngày sản xuất là 40 phút (cho tất cả các thành phần yêu cầu).
Ta có, quy cách đóng gói nghĩa là số lượng sản phẩm trung bình trong một lơ hàng nhập và số lượng sản phẩm trung bình trong một lơ hàng sản xuất là khác nhau cho tất cả các sản phẩm, chính vì vậy thời gian nhân viên kho nguyên phụ liệu tiêu hao