CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG DỰ TOÁN TẠI GILIMEX
3.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại công ty
3.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống dự tốn trên cơ sở hoạt động tại cơng ty GILIMEX GILIMEX
3.1.1. Phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát của nhà quản trị
Dự tốn đóng vai trị chủ chốt trong việc hoạch định và kiểm soát của doanh nghiệp. Trong quá trình lập kế hoạch, dự tốn là việc thể hiện định lượng các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Trong q trình kiểm sốt, dự tốn là cơng cụ để so sánh kết quả thực tế đạt được so với kế hoạch đề ra ban đầu nhằm có hướng xử lý kịp thời đối với các trường hợp đi chệch với mục tiêu ban đầu.
Cơ chế hoạt động của dự toán được miêu tả cụ thể trong Hình 3.1, trong đó dự tốn tại GILIMEX chỉ mới thực hiện được một nửa chặng đường từ chiến lược, mục tiêu triển khai xuống thành dự toán – thực hiện cơng tác hoạch định, chưa có cơ chế để phản hồi thơng tin, kiểm soát và so sánh kết quả thực tế với số liệu kế hoạch. Để nhà quản trị doanh nghiệp có thể nắm bắt và quản lý tốt doanh nghiệp thì dự tốn phải được xây dựng như là một cơng cụ để thực hiện tính năng kiểm sốt, thơng qua quá trình so
Hình 3.1 Cơ chế hoạt động của dự toán
Lập kế hoạch: Kế hoạch chiến lược
Mục tiêu dài hạn
Mục tiêu ngắn hạn
Dự toán
Hoạt động: Sản xuất, Dịch vụ, Kinh doanh
Kiểm soát: so sánh kết quả thực tế với số liệu kế hoạch
sánh đối chiếu số liệu thực tế và số liệu dự tốn. Có như vậy, kết quả cơng việc của nhà quản trị doanh nghiệp mới có cơ sở để đánh giá và hồn thiện.
Trong khi dự toán truyền thống dựa vào cách sử dụng các khoản mục chi phí chức năng ví dụ như lương, văn phòng phẩm, khấu hao, v.v…, dự toán linh hoạt sử dụng kiến thức về cách ứng xử chi phí để phân chia các khoản mục chi phí chức năng thành chi phí cố định và chi phí biến đổi, hệ thống dự tốn trên cơ sở hoạt động (ABB) lại làm việc với các hoạt động, nguồn lực và tiêu thức phân bổ. Vì vậy, dự tốn trên cơ sở hoạt động giúp doanh nghiệp kiểm sốt được tồn bộ hoạt động cấu thành sản phẩm, khoanh vùng các hoạt động không cần thiết.
Thêm vào đó, dự tốn truyền thống chú ý đến kết quả, khơng quan tâm đến quy trình hay ngun nhân gốc của vấn đề trong khi đó dự tốn trên cơ sở hoạt động lại quan tâm đến quy trình và chỉ cho nhà quản lý biết được cách để có thể đạt được kết quả. Và một khi nguyên nhân gốc được xác định, doanh nghiệp có thể biết được để cải thiện quy trình và tiết kiệm chi phí.
3.1.2. Phân bổ nguồn lực hợp lý
Khơng chỉ dừng lại ở đó, trong mơi trường kinh doanh hiện nay, đã có rất nhiều ý kiến phê phán hệ thống dự toán truyền thống khi chỉ tập trung vào việc kiểm soát hơn là giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và phân chia nguồn lực của doanh nghiệp.
Mặt khác, việc phân bổ nguồn lực tại GILIMEX không căn cứ vào nhu cầu chiến lược mà đơn thuần dựa vào sức mạnh về chính trị của từng phịng ban, bộ phận đối với lãnh đạo của cơng ty. Và vì vậy, các nguồn lực tại GILIMEX đã chưa được lên kế hoạch phân bổ và sử dụng hợp lý.
Dự tốn theo cách này đã khơng mang lại cho nhà quản trị doanh nghiệp thông tin về việc thiếu hụt nguồn lực hoặc dư dả nguồn lực của doanh nghiệp, rất khó để doanh nghiệp có được một sự chuẩn bị tốt hoặc nhanh chóng thích nghi với những sự
3.1.3. Gia tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các doanh nghiệp cùng quy mô và ngành nghề không chỉ cạnh tranh với nhau về chất lượng sản phẩm mà còn cạnh tranh về giá cả. Mặc dù, q trình thực hiện dự tốn trên cơ sở hoạt động không hề tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm. Tuy vậy, hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động lại là hệ thống dự tốn cung cấp thơng tin về giá thành định mức của từng sản phẩm hợp lý theo đúng mức độ hoạt động và đóng góp của từng nguồn lực tại doanh nghiệp. Hệ thống dự toán này sử dụng kiến thức về mối quan hệ giữa số lượng của các sản phẩm sản xuất và các hoạt động cần thiết để sản xuất từng ấy sản phẩm. Chính vì những ưu việt hơn hệ thống truyền thồng, ABB đã giúp doanh nghiệp nhận ra giá trị thực của từng sản phẩm, thiết lập chiến lược giá hợp lý nhằm gia tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp.
Ngồi ra, ABB sẽ bắt đầu đi từ đầu ra của sản phẩm sau đó xác định nguồn lực cần thiết để tạo ra đầu ra đó. Nói một cách lý tưởng nhất, ABB là cách doanh nghiệp sẽ chuyển hóa chiến lược và mục tiêu để tạo ra giá trị, và giá trị đó có thể tạo ra được từ việc gia tăng thị phần, tăng tốc độ gia tăng doanh thu, cắt giảm chi phí, gia tăng lãi gộp và gia tăng năng suất và giảm chi phí sử dụng vốn.
3.2. Hồn thiện Dự tốn tiêu thụ và cập nhật Dự toán sản xuất
Thực chất của việc xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động chính là việc xây dựng các dự toán về chi phí trên cơ sở hoạt động. Tuy nhiên, trước hết để hoàn thiện các vấn đề còn tồn tại của hệ thống dự toán hiện hành, doanh nghiệp cần tiến hành hồn thiện các dự tốn có liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán, dự toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dự toán tiền và bảng cân đối kế toán dự tốn.
Trong đó, phần dự tốn tiêu thụ sẽ được xây dựng bằng cách áp dụng một trong các kỹ thuật phân tích định lượng trong q trình dự báo – phân tích chuỗi thời gian.
Các dự tốn có liên quan như dự toán sản xuất, dự toán thành phẩm tồn kho và giá vốn hàng bán và các dự toán tổng hợp vẫn giữ nguyên cơ sở lập, chỉ cập nhật số liệu mới từ dự toán tiêu thụ.
3.2.1. Dự toán tiêu thụ
3.2.1.1. Nguyên nhân lựa chọn mơ hình mới
Cũng tương tự như chương 2, trước hết chúng ta sẽ tiến hành xác định lại dự toán số lượng đầu ra các mặt hàng theo từng quý và doanh thu dự toán từng quý năm 2014. Thay vì áp dụng mơ hình tăng trưởng đơn giản (g), tác giả kiến nghị áp dụng mô hình phân tích chuỗi thời gian cho doanh nghiệp để dự báo số lượng sản phẩm tiêu thụ. Nguyên nhân lựa chọn mơ hình này là do lĩnh vực may hàng gia dụng của doanh nghiệp chịu nhiều tác động của yếu tố mùa vụ.
Trong phạm vi của mục 3.2.1 ta lấy ví dụ của một sản phẩm để áp dụng mơ hình phân tích chuỗi thời gian nhằm dự báo doanh thu, sản phẩm được chọn là túi đeo chéo. Nhận xét ta thấy, số lượng bán của mặt hàng này sẽ giảm thấp vào quý cuối và quý đầu của năm, tăng dần vào quý 2 và đạt đỉnh điểm là vào quý 3. Ngoài ra, doanh nghiệp còn đạt mức tăng trưởng liên tục qua các năm từ 2010 cho đến 2013 và luôn bị ảnh hưởng bởi yếu tố mùa vụ nêu trên. Vì vậy, việc lựa chọn mơ hình phân tích chuỗi thời gian để dự báo số lượng tiêu thụ của mặt hàng này tại doanh nghiệp bước đầu được đánh giá là phù hợp.
3.2.1.2. Áp dụng mơ hình mới
Trước hết, để bắt đầu quá trình dự báo, ta cần tiến hành thu thập thông tin về số lượng tiêu thụ trong quá khứ nhằm xem xét xu hướng tiêu thụ qua các năm của mặt hàng này là như thế nào. Thông tin tiêu thụ quá khứ qua từng quý được trình bày như
Bảng 3.1 Số lượng túi đeo chéo qua các năm
Quý Số lượng tiêu thụ Quý Số lượng tiêu thụ
2010Q1 70.620 2011Q4 93.170 2010Q2 83.270 2012Q1 107.360 2010Q3 128.810 2012Q2 132.000 2010Q4 79.640 2012Q3 203.170 2011Q1 76.340 2012Q4 112.090 2011Q2 99.000 2013Q1 137.720 2011Q3 153.230 2013Q2 176.000
Vẽ đồ thị số lượng tiêu thụ túi đeo chéo theo từng quý trong quá khứ, ta có thể thấy sản lượng có xu hướng tăng dần (hình 3.2), yếu tố mùa vụ ảnh hưởng càng mạnh theo thời gian, do đó tiếp tục ta lựa chọn mơ hình nhân tính để dự báo.
Y = T x S x C x R. Trong đó: Y = chuỗi thời gian thực tế, T = chuỗi xu hướng, S = biến động thời vụ, C = biến động chu kỳ, R = biến động ngẫu nhiên
Hình 3.2 Số lượng túi đeo chéo quá khứ
Nhân tố mùa được xác định sau khi loại trừ tác động của yếu tố chu kỳ và ngẫu nhiên. Đồ thị ước lượng yếu tố xu thế được trình bày như sau:
Dùng hàm tăng trưởng mũ để dự báo, thực hiện hồi quy, kết quả hồi quy và kiểm định mơ hình được trình bày trong Phụ lục 10, ta có kết quả dự báo cuối cùng số lượng mặt hàng túi đeo chéo qua các quý năm 2014 như sau:
Bảng 3.2 Kết quả dự báo số lượng tiêu thụ túi đeo chéo
Quý Số lượng tiêu thụ dự báo Số lượng tiêu thụ dự báo (làm tròn) 2014Q1 167.829 168.000 2014Q2 211.864 212.000 2014Q3 326.794 327.000 2014Q4 194.650 194.000 Tổng 901.137 902.000
Hình 3.4 Dự báo số lượng tiêu thụ
Tổng kết kết quả dự báo theo mơ hình cho tất cả các sản phẩm cịn lại được cho ở Bảng 3.3.
Bảng 3.3 Số lượng tiêu thụ các mặt hàng theo từng quý 2014 (Đvt: sp)
STT Loại sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014 [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7]=[3]+[4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 47.970 23.630 6.920 16.670 95.190 2 Ba lô laptop nhỏ 10.750 8.658 1.483 2.698 23.588 3 Ba lô laptop vừa 92.000 14.520 90.760 191.160 388.440 4 Ba lô trẻ em 168.000 172.600 103.550 29.300 473.450 5 Đệm lót 6.042 10.896 3.843 7.686 28.467 6 Hộp đồ gia dụng 28.872 25.362 22.230 8.820 85.284 7 Hộp đựng quần áo 1.526 874 2.216 10.928 15.544 8 Hộp quần áo trẻ em 8.710 3.126 5.506 3.363 20.705 9 Túi đeo chéo 158.940 192.170 321.330 189.040 861.480 10 Túi đeo chéo lớn 11.021 11.590 2.518 4.973 30.102 11 Túi vải nhẹ 126.950 41.175 7.400 63.150 238.675
So với dự toán ban đầu, cơ cấu về số lượng các mặt hàng có sự thay đổi đang kể, phần lớn các sản phẩm đều có sự gia giảm về số lượng. Trên cơ sở đó, dự tốn tiêu thụ được lập trên cơ sở số lượng tiêu thụ mới, tuy nhiên giá bán ước tính vẫn khơng thay đổi so với trường hợp dự toán truyền thống. Giá bán này vẫn là giá bán thu thập từ phịng kinh doanh. Dự tốn doanh thu các mặt hàng được trình bày như Bảng 3.4.
Bảng 3.4 Dự tốn doanh thu từng quý năm 2014 (Đvt: đồng)
STT Loại sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7]=[3]+[4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 2.883.236.850 1.420.281.150 415.926.600 1.001.950.350 5.721.394.950 2 Ba lô laptop nhỏ 678.593.750 546.504.688 93.582.813 170.279.688 1.488.960.938 3 Ba lô laptop vừa 7.475.557.049 1.179.837.917 7.374.799.540 15.532.907.450 31.563.101.956 4 Ba lô trẻ em 5.400.360.000 5.548.227.000 3.328.614.750 941.848.500 15.219.050.250 5 Đệm lót 123.873.084 223.389.792 78.789.186 157.578.372 583.630.434 6 Hộp đồ gia dụng 940.704.032 826.341.634 724.295.187 287.372.179 2.778.713.032 7 Hộp đựng quần áo 169.410.557 96.958.243 245.947.192 1.212.865.936 1.725.181.928 8 Hộp quần áo trẻ em 248.165.046 89.072.322 156.887.357 95.810.943 589.935.669 9 Túi đeo chéo 10.286.299.312 12.436.882.715 20.795.876.166 12.234.314.973 55.753.373.166 10 Túi đeo chéo lớn 1.002.220.531 1.054.019.386 229.020.778 452.221.459 2.737.482.154 11 Túi vải nhẹ 1.246.649.000 404.338.500 72.668.000 620.133.000 2.343.788.500 12 Va li 412.758.805 514.301.560 290.771.200 962.043.775 2.179.875.340
Tổngcộng 30.867.828.015 24.340.154.906 33.807.178.768 33.669.326.626 122.684.488.315
3.2.2. Cập nhật dự toán sản xuất
Dự toán sản xuất được cập nhật lại dựa trên cơ sở dự toán tiêu thụ mới, số liệu tồn kho đầu kỳ và nhu cầu tồn kho cuối kỳ không đổi với các con số cụ thể như bảng 3.4 sau, trong đó: Số lượng sản phẩm cần sản xuất = Nhu cầu tiêu thụ kế hoạch +
Nhu cầu tồn kho cuối kỳ - Tồn kho thực tế đầu kỳ
Bảng 3.5 Dự toán sản xuất từng quý 2014 (Đvt: sp)
STT Loại sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014 [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] = [3]+ [4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 29.237 8.591 15.695 54.667 108.190 2 Ba lô laptop nhỏ 9.542 2.200 2.576 9.770 24.088 3 Ba lô laptop vừa 28.268 83.136 181.120 41.116 333.640 4 Ba lô trẻ em 183.340 110.455 36.725 5.930 336.450 5 Đệm lót 10.808 4.548 7.302 25.769 48.427 6 Hộp đồ gia dụng 27.218 22.543 10.161 12.882 72.804 7 Hộp đựng quần áo 1.033 2.082 10.057 7.093 20.264 8 Hộp quần áo trẻ em 4.299 5.268 3.577 20.336 33.481 9 Túi đeo chéo 185.493 308.414 202.269 618.904 1.315.080 10 Túi đeo chéo lớn 12.236 3.426 4.727 11.497 31.886 11 Túi vải nhẹ 58.008 10.778 57.575 506.315 632.675 12 Va li 11.673 6.892 19.698 12.118 50.380
3.3. Xây dựng dự tốn chi phí trên cơ sở hoạt động
Các dự tốn chi phí được sẽ xây dựng trên cơ sở hoạt động. Tuy nhiên, dự tốn chi phí NVLTT, dự tốn chi phí NCTT vẫn giữ nguyên cơ sở lập ban đầu vì đây đã là những chi phí trực tiếp cho từng đối tượng giá thành. Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng không thay đổi do đây là phần chi phí phân bổ từ cơng ty mẹ. Vì vậy, việc lập dự tốn chi phí trên cơ sở hoạt động trong trường hợp này chỉ là việc xây dựng dự tốn chi phí SXC trên cơ sở hoạt động.
3.3.1. Dự tốn chi phí NVLTT và dự tốn mua NVLTT
Trong phương pháp lập dự toán truyền thống hay dự toán trên cơ sở hoạt động, cách tính tốn các chi phí trực tiếp bao gồm chi phí NVLTT và chi phí NCTT là khơng thay đổi, đây được gọi là các chi phí cơ bản của đối tượng phân bổ giá thành – chính là từng sản phẩm.
Đối với các khoản chi phí trực tiếp, cụ thể đích danh cho từng đối tượng phân bổ giá thành như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, căn cứ vào định mức chi phí NVLTT cho từng sản phẩm và dự tốn sản xuất, ta sẽ tính được chi phí NVLTT theo cơng thức như sau:
Chi phí NVLTT = Nhu cầu sản xuất trong kỳ x Định mức tiêu hao chi phí NVLTT (bao gồm định mức giá x định mức lượng)
Bảng 3.6 Dự toán chi phí NVLTT năm 2014 (Đvt: đồng)
STT Sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] = [3]+ [4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 1.169.373.687 343.608.761 627.742.929 2.186.481.218 4.327.206.595 2 Ba lô laptop nhỏ 346.615.142 79.917.553 93.576.190 354.897.507 875.006.392 3 Ba lô laptop vừa 1.533.468.485 4.509.920.616 9.825.308.194 2.230.440.436 18.099.137.731 4 Ba lô trẻ em 3.535.711.595 2.130.124.491 708.241.564 114.360.040 6.488.437.690 5 Đệm lót 111.365.511 46.863.898 75.233.850 265.509.539 498.972.797 6 Hộp đồ gia dụng 524.895.228 434.745.575 195.954.868 248.429.349 1.404.025.019 7 Hộp đựng quần áo 83.542.608 168.418.481 813.614.911 573.821.478 1.639.397.478
9 Túi đeo chéo 4.305.642.827 7.158.871.370 4.695.045.468 14.365.930.620 30.525.490.285 10 Túi đeo chéo lớn 561.258.399 157.128.280 216.838.494 527.366.835 1.462.592.007 11 Túi vải nhẹ 305.695.112 56.796.605 303.415.870 2.668.241.530 3.334.149.116 12 Va li 206.938.918 122.181.361 349.197.236 214.819.013 893.136.527
Tổng cộng 12.731.840.845 15.266.579.023 17.943.551.683 23.974.198.846 69.916.170.398
Dự toán mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên số lượng sản xuất trong kỳ, số lượng tồn NVL đầu kỳ và nhu cầu tồn kho cuối kỳ.
NVLTT mua trong kỳ = NVLTT cần cho sản xuất trong kỳ + NVLTT cần để tồn kho cuối kỳ - NVLTT tồn kho đầu kỳ. Trong đó:
NVLTT cần cho sản xuất trong kỳ = Định mức tiêu hao nguyên vật liệu trực tiếp x Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ
NVLTT cần để tồn kho cuối kỳ = x% * Nguyên vật liệu trực tiếp cầu sản xuất trong kỳ, tại GILIMEX con số x này được phịng kế hoạch tính
toán là 90%, như vậy, NVLTT tồn kho cuối kỳ sẽ bằng 90% NVLTT
NVLTT tồn kho đầu kỳ: lấy số liệu thực tế cuối kỳ trước.
Số lượng nguyên vật liệu cần mua được tóm tắt trong Phụ lục 11, số liệu này
được nhân với giá định mức cung cấp từ phịng mua hàng để có được dự tốn giá trị NVLTT mua trong năm 2014.
Bảng 3.7 Dự toán giá trị NVLTT mua trong năm 2014 (Đvt: đồng)
STT Sản phẩm Quý 01 Quý 02 Quý 03 Quý 04 Năm 2014
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] = [3]+ [4]+[5]+[6]
1 Ba lô laptop lớn 276.330.878 599.329.512 2.030.607.389 1.244.264.933 4.150.532.712 2 Ba lô laptop nhỏ 65.450.660 92.210.326 328.765.375 1.366.810.889 1.853.237.250 3 Ba lô laptop vừa 3.951.952.474 9.293.769.436 2.989.927.212 17.483.858.298 33.719.507.420